Aufbewahrungsfrist private Unterlagen

Laut Gesetz haben Unternehmer eine Aufbewahrungspflicht von bestimmten Dokumenten, Unterlagen und Büchern. Anders verhält es sich hier bei privaten Unterlagen. Für Privatpersonen gelten die Aufbewahrungsfristen nach Handels- oder Steuerrecht nicht. Daher stellt sich oftmals die Frage, welche Aufbewahrungsfristen privat gelten. Generell gibt es hier wenige Aufbewahrungspflichten, dafür hingegen Empfehlungen. Jedoch empfiehlt es sich, bei gewissen privaten Unterlagen ebenfalls eine Aufbewahrungsfrist einzuhalten. Dies betrifft beispielsweise Unterlagen, die zu einer Steuererklärung gehören oder Rechnungen und Bankunterlagen.

Warum gibt es Aufbewahrungsfristen für gewisse private Unterlagen?

Auch für manche privaten Unterlagen gilt die Aufbewahrungspflicht mit festgelegten Aufbewahrungsfristen. Ebenso wie bei der Aufbewahrungspflicht von Geschäftsunterlagen soll dadurch die Nachweisbarkeit auch nach Jahren noch möglich sein. Dies gilt unter anderem vor allem für (Handwerker-) Rechnungen, Belege, Bank- sowie Steuerunterlagen. Die Aufbewahrungsfrist definiert den Zeitraum, in dem die Unterlagen archiviert werden müssen.

Jedoch gilt nur für wenige private Unterlagen eine Aufbewahrungspflicht, dennoch gibt es Empfehlungen für eine Aufbewahrungsfrist. So empfiehlt sich beispielsweise die Aufbewahrung von Kontoauszügen, für die private Aufbewahrungsfristen eingehalten werden können.

Rechtliche Grundlagen der Aufbewahrungspflicht

Paragraph 14b Abs. 1 S.5 Nr.1 UstG regelt die Aufbewahrungspflicht für private Dokumente wie Rechnungen und Belege über steuerpflichtige Leistungen. Laut Gesetz müssen diese für zwei Jahre aufbewahrt werden.

Welche Unterlagen sollte man wie lange aufbewahren?

Folgende private Unterlagen sollten bzw. müssen mindestens 2 Jahre aufbewahrt werden:

Handwerkerrechnungen
Rechnungen, Kaufverträge, Kassenbons und Garantieunterlagen – die Aufbewahrungsfrist von Rechnungen bspw. sollte mind. zwei Jahre betragen, da die gesetzliche Gewährleistungspflicht erst nach zwei Jahren abläuft.
Quittungen von Gegenständen mit einem hohen Wert, die über die Hausratversicherung versichert sind – dient gegenüber der Versicherung als Wertnachweis

Wie lange sollte man Steuerunterlagen aufbewahren?

Die Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen von Privatleuten sollte mindestens so lange sein, bis der Steuerbescheid erhalten wurde, da das Finanzamt jederzeit Belege anfordern kann. Auch der Steuerbescheid sollte aufgehoben werden, da diese auch als Nachweis der Einkommenshöhe genutzt werden kann.

Besserverdiener mit Einkünften von mehr als 500.000€ im Jahr, müssen Belege und Aufzeichnungen diesbezüglich laut Gesetz sogar 6 Jahre aufbewahren.

Wie lange sollte man Bankunterlagen/Kontoauszüge aufbewahren?

Die Aufbewahrungsfrist für private Bankunterlagen sollte mindestens 3 Jahre betragen. Darunter fällt auch die Aufbewahrungsfrist von Kontoauszügen. Die Aufbewahrung von Kontoauszügen und Bankunterlagen sollte deshalb mindestens drei Jahre betragen, da sie gerade bei größeren Anschaffungen als Beleg dienen können. Aber nicht nur bei größeren Anschaffungen, auch bei regelmäßigen Zahlungen wie bspw. der Miete, können die Kontoauszüge als Nachweis getätigter Zahlungen dienen, weshalb eine mindestens dreijährige Aufbewahrungsfrist für Bankunterlagen und Kontoauszügen empfehlenswert ist.

Wie lange Rechnungen aufbewahren?

Eine Aufbewahrungspflicht für private Rechnungen gibt es bei Handwerkerrechnungen. Diese Aufbewahrungspflicht einer privaten Rechnung gilt für jeden und beträgt 2 Jahre. Die Aufbewahrungspflicht für private Handwerkerrechnungen gibt es deshalb, um im Zweifelsfall nachweisen zu können, dass alles korrekt abgelaufen ist. Es empfiehlt sich aber auch andere private Rechnungen für 2 Jahre aufzubewahren, da die gesetzliche Gewährleistungspflicht erst nach zwei Jahren abläuft. Dasselbe gilt auch für Kaufverträge, Kassenbons und Garantieunterlagen.

Lebenslange Aufbewahrungsfrist für folgende Dokumente

Folgende private Unterlagen sollten lebenslang aufbewahrt werden:

Standesamtliche Dokumente wie Geburts- und Heiratsurkunden
Renten- und Sozialversicherungsunterlagen
Zeugnisse
Krankenversicherungsunterlagen
Dokumente über Immobilienkäufe und Grundbuchauszüge

Grundsätzlich gilt die Empfehlung, die Unterlagen so lange aufzubewahren, wie eine Gewährleistungs- oder Garantiedauerdauer vorliegt.

Bitte beachten Sie, dass die erläuterten Aufbewahrungsfristen und Aufbewahrungspflichten für Deutschland gelten. Je nach Land, können die gesetzlichen Regelungen differieren.

Folgende Tabelle zeigt Ihnen eine Übersicht über die Aufbewahrungsfristen einiger privater Unterlagen.

Dokumente über Immobilienkäufe und Grundbuchauszüge: lebenslang

Handwerkerrechnungen: 2 Jahre

Garantieunterlagen: 2 Jahre

Geburtsurkunde: lebenslang

Gehaltsabrechnungen (als Nachweis für Rentenansprüche): lebenslang

Kassenbons: 2 Jahre

Kaufverträge: 2 Jahre

Kontoauszüge: mindestens 3 Jahre

Krankenversicherungsunterlagen: lebenslang

Mietvertrag: nach Ablauf mindestens 3 Jahre

Quittungen: 2 Jahre

Rechnungen: 2 Jahre

Renten- und Sozialversicherungsunterlagen: lebenslang

Standesamtliche Dokumente (z. B. Heiratsurkunde): lebenslang

Steuerlich relevante Belege (z. B. Gehaltsabrechnungen, Quittungen): 10 Jahre

Sterbeurkunde: lebenslang

Steuerlich relevante Unterlagen von Besserverdienern (Einkünfte > 500.000 €): 6 Jahre

Versicherungsvertrag: nach Ablauf mindestens 3 Jahre

Verträge (je nach Wichtigkeit): lebenslang

Zeugnisse: lebenslang

Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?

Die Aufbewahrungsfrist für private Unterlagen beginnt erst am Ende des Kalenderjahres, in welchem das Dokument erhalten worden ist. Bsp.: Liegt eine Handwerkerrechnung mit dem Datum 15.05.2019 vor, beginnt die Aufbewahrungspflicht am 01.01.2020 und endet mit dem 31.12.2021.

Wie private Unterlagen anschließend vernichten?

Ist die Aufbewahrungspflicht von privaten Unterlagen vorbei und werden nicht mehr benötigt, können diese vernichtet werden. Hier muss darauf geachtet werden, dass diese Dokumente DSGVO-konform vernichtet werden müssen, sobald die Unterlagen sensible, personenbezogene Daten enthalten. Endet also die Aufbewahrungspflicht für private Unterlagen und werden diese nicht mehr benötigt, empfiehlt sich ein DSGVO-konformer Aktenvernichter für die Vernichtung der privaten Unterlagen.

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Hinweis: Dies ist ein redaktioneller Text des Redaktionsteams. Es erfolgt keine Beratung zu den Themen der Aufbewahrungspflichten und Aufbewahrungsfristen. Alle Angaben sind unverbindlich.