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Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen
Unternehmer haben laut Gesetz eine Aufbewahrungspflicht von bestimmten Dokumenten, Unterlagen und Büchern. Für diese gelten Aufbewahrungsfristen, d.h. Zeiträume, in denen diese Dokumente, Unterlagen und Bücher archiviert bzw. aufbewahrt werden müssen. Je nach Art des Dokumentes gelten hier 6, 8 oder 10 Jahre Aufbewahrungsfrist. Diese Aufbewahrungsfristen und -pflichten müssen eingehalten werden, ansonsten drohen erhebliche Nachteile, Geld- oder sogar Freiheitsstrafen.
Ein wichtiges Ziel dieser Vorgaben ist es, diese Dokumente dem Finanzamt vorlegen zu können, insbesondere bei einer Betriebsprüfung.
1. Warum gibt es Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen?
Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht von Daten, Büchern, Dokumenten und Unterlagen soll sicherstellen, dass die Nachprüfbarkeit der Geschäftsvorfälle innerhalb der Aufbewahrungsfrist gegeben ist. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist definiert hierbei den Zeitraum, in welchem die aufbewahrungspflichtigen Dokumente, Unterlagen etc. archiviert werden müssen.
Vor allem das Finanzamt muss bei einer Betriebsprüfung auf die Unterlagen zugreifen können.
Sind diese Unterlagen innerhalb der vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist nicht ordentlich archiviert, bzw. aufbewahrt, kann das Finanzamt die gesamte Buchführung des Unternehmens anzweifeln, da die Besteuerungsgrundlage aufgrund unvollständiger Unterlagen nicht ermittelt werden kann. Das bedeutet, die Umsätze des Unternehmens werden vom Finanzamt geschätzt. Die Methode der Schätzung führt häufig zu höheren Umsätzen und somit einer höheren Steuerzahlungspflicht für Unternehmen.
Rechtliche Grundlagen der Aufbewahrungspflicht
Sowohl das Handelsrecht als auch das Steuerrecht regeln die gesetzliche Aufbewahrungspflicht von Unterlagen, Dokumenten und Büchern. Außerdem gibt es vom Bundesfinanzministerium noch ergänzende Zusätze für Unterlagen in elektronsicher Form, die sogenannten Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).
- Handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht (HGB): §257 des Handelsgesetzbuches (HGB) regelt die handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht sowie die Aufbewahrungsfristen von Unterlagen für Kaufleute.
- Steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht (AO): Die Abgabenordnung (AO), insbesondere §147 AO, regelt die steuerlichen Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
- GoBD: Da die Aufbewahrungspflicht sowohl für Daten in physischer als auch elektronischer Form gilt und die Daten in jener Form aufzubewahren sind, in der man sie erhalten hat, regeln die GoBD die Aufbewahrung von elektronischen Daten und Unterlagen. Hier ist vor allem auf eine revisionssichere Archivierung der Daten in elektronischer Form zu achten. Das bedeutet, die Daten müssen während der Aufbewahrungsfrist die Faktoren der Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit von Änderungen gewährleisten. Das dient dem Schutz vor Dokumentenfälschung. Außerdem müssen die Daten in einer lesbaren Form für das Finanzamt zur Verfügung stehen.
2. Wer ist zur Aufbewahrung verpflichtet?
Der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen grundsätzlich alle Personen, die auch buchführungspflichtig sind oder eine Einnahmen- Überschussrechnung erstellen. Das bedeutet, alle Kaufleute sowie Handelsgesellschaften (bspw. GmbH, KG, OHG, usw.) als auch Freiberufler sowie Gewerbetreibende und Land- und Forstwirte, die eine gewisse Umsatz- und Gewinngrenze übersteigen. Das bedeutet,
- Gewerbetreibende mit mehr als 600.000 € Umsatz im Kalenderjahr oder 60.000 € Gewinn pro Wirtschaftsjahr und
- Land- und Forstwirte mit mehr als 600.000 € Umsatz oder mehr als 60.000 € Gewinn im Kalenderjahr erwirtschaften oder einer Nutzfläche mit einem Wirtschaftswert von mehr als 25.000 € besitzen sind ebenfalls zur Aufbewahrung bestimmter Unterlagen verpflichtet, da ab diesen Grenzen die Buchführung verpflichtend ist (§141 (1) AO).
3. Aufbewahrungsfristen Geschäftsunterlagen: Was wie lange aufbewahren?
Bei der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unterschiedet der Gesetzgeber zwischen 6, 8 und 10 Jahren für Dokumente, Unterlagen und Büchern.
Eine Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren gilt für folgende Dokumente:
- Bankunterlagen
- Buchungsbelege und Buchungsunterlagen
- Bilanzunterlagen
- Darlehensunterlagen
- Kreditunterlagen
- Lieferscheine
- Lohnbelege
- Quittungen
- Rechnungen
- Steuererklärungen und Steuerunterlagen
- Umsatzsteuervoranmeldungen
Eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren gilt für folgende Dokumente:
- Stundenzettel
- Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe
- Sonstige Unterlagen, soweit diese für die Besteuerung von Bedeutung sind
Eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren gilt für folgende Dokumente:
- Bücher und Aufzeichnungen
- Inventare
- Jahresabschlüsse
- Lageberichte
- Zollbelege
Bitte beachten Sie, dass die erläuterten Aufbewahrungsfristen und Aufbewahrungspflichten für Deutschland gelten. Je nach Land, können die gesetzlichen Regelungen differieren.
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Aufbewahrungsfristen | PDF | 38.9 KB
Wie müssen Dokumente aufbewahrt werden (Papierform oder elektronisch)?
Grundsätzlich müssen die Daten in der Form aufbewahrt werden, in der sie empfangen wurden. Das bedeutet, eine erhaltene Papierrechnung beispielsweise muss in Papierform aufbewahrt werden. Erhält man eine elektronische Rechnung, beispielsweise im EDIFACT-Format, muss sie auch in diesem Format abgespeichert werden.
Richtige Aufbewahrung von digitalen Unterlagen
Die Aufbewahrungspflicht von Geschäftsunterlagen gilt auch für Dokumente, die in digitaler Form, nicht in Papierform vorliegen. Das Gesetz schreibt vor, dass Dokumente immer in der Form aufbewahrt werden müssen, in der sie empfangen wurden. Erhält man Dokumente wie bspw. Rechnungen also in digitaler oder elektronischer Form, müssen diese auch in diesem Format aufbewahrt werden. Erhalten Sie bspw. eine Rechnung im EDIFACT-Format (EDI), muss die Rechnung in diesem Format aufbewahrt werden. Bei der Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen muss ebenso sichergestellt sein, dass diese innerhalb der Aufbewahrungsfrist jederzeit abrufbar, vollständig, richtig lesbar, unverändert, nachvollziehbar und maschinell auswertbar sind. Dies soll eine lückenlose und nachvollziehbare Prüfung ermöglichen. Hier gelten die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).
4. Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?
Laut §257 HGB beginnt die Aufbewahrungsfrist „…mit dem Schluß des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluß festgestellt, der Einzelabschluss nach §325 Abs. 2a oder der Konzernabschluß aufgestellt, der Handelsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist.“
5. Wie Geschäftsunterlagen anschließend vernichten?
Ist der Zeitraum der Aufbewahrungspflicht für Geschäftsunterlagen vorbei, können die Geschäftsunterlagen vernichtet werden. Natürlich nur, wenn diese dann nicht mehr benötigt werden. Enthalten diese Unterlagen sensible Daten wie bspw. Betriebsinterna oder auch personenbezogene Daten, müssen die Geschäftsunterlagen DSGVO-konform vernichtet werden.
Auch bei der datenschutzkonformen Vernichtung von Geschäftsunterlagen spielt es keine Rolle, in welcher Form die Unterlagen vorliegen (bspw. elektronisch oder in Papierform). Die Daten müssen in jeder Form so vernichtet werden, dass der Datenschutz eingehalten wird. Für Daten in Papierform empfiehlt sich hierfür ein Aktenvernichter mit einer Sicherheitsstufe ab P-4. Für elektronische Daten, die sich auf Datenträgern wie Festplatten oder USB-Sticks befinden, gibt es ebenfalls Geräte für eine DGSVO-konforme Datenvernichtung.
6. Strafen bei Vergehen gegen die Aufbewahrungspflicht
Wurde gegen die Aufbewahrungspflicht verstoßen, d.h. die entsprechenden Dokumente und Unterlagen wurden nicht ordnungsgemäß innerhalb der Aufbewahrungspflicht archiviert, kann dies unter Umständen als Steuergefährdung oder auch Steuerhinterziehung ausgelegt werden. Hier drohen sensible Geldstrafen. In manchen schweren Fällen kann sogar eine Freiheitsstrafe verhängt werden.
Hinweis: Dies ist ein redaktioneller Text des Redaktionsteams. Es erfolgt keine Beratung zu den Themen der Aufbewahrungspflichten und Aufbewahrungsfristen. Alle Angaben sind unverbindlich.
