Plazo de conservación de documentos privados

La ley prescribe a los empresarios una obligación de conservación para determinados documentos y libros. Para la documentación privada existe una regulación diferente. Para las personas privadas no se aplican los plazos de conservación mercantiles o fiscales. Por ello, a menudo surgen preguntas en cuanto a los plazos de conservación aplicables para personas privadas. Por lo general, existen pocas obligaciones de conservación, se trata más bien de recomendaciones. No obstante, para determinados documentos privados se recomienda respetar un plazo de conservación. Esto afecta, por ejemplo, a documentación perteneciente a una declaración fiscal o facturas y documentación bancaria.

El plazo de conservación de los documentos fiscales de particulares debe ser como mínimo hasta que se reciba la liquidación de impuestos, ya que la oficina tributaria puede solicitar los justificantes en cualquier momento.  La liquidación de impuestos también debe conservarse, ya que también se puede utilizar como prueba del nivel de ingresos.

Las personas con grandes rentas, con ingresos superiores a los 500 000 € anuales, están obligadas por ley a conservar los justificantes y los registros correspondientes durante 6 años.

El plazo de conservación de los documentos bancarios privados debe ser como mínimo de 3 años. Esto también incluye el plazo de conservación de los extractos bancarios. Por lo tanto, los extractos y los documentos bancarios deben conservarse durante al menos tres años, ya que pueden utilizarse como justificantes, sobre todo en el caso de las compras más importantes. Pero no solo para las compras más grandes, también para pagos regulares como el alquiler, los extractos bancarios pueden servir como prueba de los pagos realizados, por lo que se recomienda un plazo de conservación de al menos tres años para los documentos y los extractos bancarios. 

Existe una obligación de conservar las facturas privadas para las facturas de comerciantes. Esta obligación de conservar una factura privada se aplica a todo el mundo y es de 2 años. Por lo tanto, existe la obligación de conservar las facturas privadas de los comerciantes para poder demostrar que todo se ha realizado correctamente en caso de duda. Sin embargo, también se recomienda conservar otras facturas privadas durante 2 años, ya que la garantía legal no vence hasta al cabo de dos años. Lo mismo se aplica a los contratos de compraventa, tiques de compra y documentos de garantía.