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Durée de conservation des documents privés
Conformément à la loi, les entreprises ont l’obligation de conserver certains documents, dossiers et livres. Il en est autrement dans le cas de documents privés. Les délais de conservation conformément au droit commercial ou au droit fiscal ne s’appliquent pas aux particuliers. Se pose donc souvent la question de savoir quels délais de conservation font foi dans le domaine privé. Il y a généralement peu d’obligations de conservation, il existe en revanche des recommandations. Toutefois, il est recommandé d’observer un délai de conservation pour certains documents privés. Cela concerne notamment des documents qui font partie d’une déclaration d’impôts ou des factures et des documents bancaires.
Pourquoi certains documents privés sont-ils soumis à une obligation de conservation?
Pour certains documents privés, l’obligation de conservation avec des délais de conservation définis s’applique. Comme c’est le cas pour l’obligation de conservation de documents commerciaux, la traçabilité doit être encore possible même après plusieurs années. Cela s’applique notamment aux factures (d’artisans), pièces justificatives, documents bancaires et fiscaux. Le délai de conservation définit la période pendant laquelle les documents doivent être archivés.
Cependant, l’obligation de conservation ne s’applique qu’à quelques documents privés. Néanmoins, il existe des recommandations relatives à un délai de conservation. Ainsi, il est, par exemple, recommandé de conserver des relevés de comptes pour lesquels des délais de conservation privés peuvent être observés.
Bases juridiques de l’obligation de conservation
Le paragraphe 14b alinéa 1 page 5 n °1 de la Loi allemande sur la taxe sur le chiffre d’affaires (UstG) régit l’obligation de conservation de documents privés, comme les factures et les justificatifs de prestations imposables. Conformément à la loi, ces documents doivent être conservés pendant deux ans.
Quels documents doivent être conservés et pendant combien de temps ?
Les documents privés suivants doivent être conservés pendant au moins 2 ans :
- Factures établies par des artisans
- Factures, contrats de vente, tickets de caisse et documents de garantie – Les factures, par exemple, doivent être conservées pendant au moins de deux ans car l’obligation de garantie légale expire seulement au bout de deux ans
- Factures d’objets de valeur qui sont assurés par l’assurance ménage – sert de justificatif de valeur vis-à-vis de l’assurance.
Combien de temps conserver les documents fiscaux ?
La période de conservation des documents fiscaux pour les particuliers doit durer au moins jusqu’à la réception de l’avis d’imposition, car le service des impôts peut à tout moment exiger des justificatifs. Il faut également conserver l’avis d’imposition car celui-ci peut aussi être utilisé comme preuve du niveau de rémunération.
Conformément à la loi, les personnes percevant des revenus supérieurs à 500 000 € par an doivent même conserver les justificatifs et les archives pendant 6 ans.
Combien de temps conserver les dossiers bancaires/relevés de compte ?
La durée de conservation des dossiers bancaires privés est de 3 ans minimum. Il en est de même pour la période de rétention des relevés de compte. La conservation des relevés de compte et des dossiers bancaires doit durer au minimum trois ans car ils peuvent servir de justificatifs dans le cadre d’importantes acquisitions. Les relevés de compte peuvent faire office de preuve de paiements effectués non seulement lors d’importants achats, mais aussi pour les paiements réguliers comme par ex. les loyers, c'est pourquoi une période de conservation de trois ans minimum est recommandée pour les dossiers bancaires et les relevés de compte.
Combien de temps conserver les factures ?
Les factures privées établies par des artisans doivent obligatoirement être conservées. Cette obligation de conservation d’une facture privée s’applique à tout le monde et dure 2 ans. L’obligation de conserver les factures privées établies par des artisans permet de pouvoir prouver, en cas de doute, que tout s'est déroulé correctement. Il est également recommandé de conserver aussi pendant 2 ans les autres factures privées, car l’obligation légale de garantie expire après deux ans. Il en est de même pour les contrats de vente, les tickets de caisse et les documents de garantie.
Durée de conservation à vie pour les documents suivants
Les documents privés suivants doivent être conservés à vie :
- Documents d’état civil comme actes de naissance et certificats de mariage
- Documents d’assurance retraite et de sécurité sociale
- Certificats
- Documents d’assurance maladie
- Documents relatifs à des achats immobiliers et extraits du registre foncier
Il est en principe recommandé de conserver les documents pendant toute la durée d’une garantie.
Il est à noter que les délais et les délais de conservation précisés s’appliquent en Allemagne. Les dispositions légales peuvent être différentes selon les pays.
Le tableau suivant vous montre un récapitulatif des durées de conservation de certains documents privés.
Documents relatifs aux achats immobiliers et extraits du registre foncier : à vie
Factures d’artisans : 2 ans
Documents de garantie : 2 ans
Acte de naissance : à vie
Bulletins de salaire (comme preuve pour les droits à la retraite) : à vie
Tickets de caisse : 2 ans
Contrats d’achat : 2 ans
Relevés bancaires : au moins 3 ans
Documents d’assurance maladie : à vie
Contrat de location : au moins 3 ans après la fin
Quittances : 2 ans
Factures : 2 ans
Documents de retraite et de sécurité sociale : à vie
Documents d’état civil (p. ex., acte de mariage) : à vie
Pièces justificatives fiscales (p. ex., bulletins de salaire, quittances) : 10 ans
Acte de décès : à vie
Documents fiscaux pour hauts revenus (revenus > 500.000 €) : 6 ans
Contrat d’assurance : au moins 3 ans après expirationContrats (selon importance) : à vie
Diplômes et certificats : à vie
Quand commence le délai de conservation?
Le délai de conservation pour les documents privés commence seulement à la fin de l’année civile pendant laquelle le document a été reçu. Par exemple : Pour une facture d’artisan établie en date du 15/05/2019, l’obligation de conservation commence le 01/01/2020 et prend fin le 31/12/2021.
Comment détruire ensuite les documents privés ?
Si l’obligation de conservation des documents privés a expiré et qu’ils ne sont plus nécessaires, ils peuvent être détruits. Il convient de tenir compte du fait que ces documents doivent être détruits de façon conforme au RGPD, dès lors qu’ils contiennent des données à caractère personnel. Donc si l’obligation de conservation des documents privés se termine et que ceux-ci ne sont plus nécessaires, il est recommandé d’utiliser une déchiqueteuse conforme au RGPD pour le déchiquetage des documents privés.
Remarque : il s’agit d’un texte rédactionnel de l’équipe de rédaction. Il ne constitue pas un conseil sur les sujets des obligations de conservation et des durées de conservation. Toutes les données sont à titre indicatif
