Verplichting to het bewaren van privé documenten

Volgens de wetgeving hebben bedrijven een verplichting om bepaalde documenten, gebruikte formulieren en registratieboeken te bewaren. Anders is het bij documenten van persoonlijke aard. Voor privépersonen gelden de bewaartermijnen volgens de handels- en belastingregels niet. Daardoor ontstaat vaak de vraag, welke bewaartermijnen privé gelden. In het algemeen zijn hier weinig bewaarverplichtingen, maar wel enkele aanbevelingen. Daarbij is het verstandig, om voor bepaalde private documenten ook een bewaartermijn te volgen. Dit betreft bijvoorbeeld documenten, die bij een belastingaangifte behoren zoals nota’s en bankafschriften.

Waarom geldt er een bewaarverplichting voor bepaalde documenten?

Ook voor sommigen privédocumenten geldt een bewaarverplichting met vastgelegde bewaarperiodes. Net zoals bij de bewaarverplichting van zakelijke documenten wordt daardoor de aantoonbaarheid ook na jaren nog mogelijk. Dat geldt onder andere vooral voor (ambachtelijke) rekeningen, bonnetjes, bank- evenals belastingdocumenten. De bewaartermijn definieert de tijdsperiode, waarin de documenten gearchiveerd moeten worden.

Wettelijke basis van de bewaarverplichting

In bijvoorbeeld de Duitse wetgeving wordt per Paragraaf 14b lid 1 S.5 nr.1 Wet op de omzetbelasting de bewaarverplichting geregeld voor privédocumenten zoals rekeningen en bonnetjes over belasting verplichte prestaties. Volgens de wetgeving dienen deze gedurende twee jaar bewaard te worden. Kijk voor meer landsspecifieke verplichting op bijvoorbeeld www.mijnoverheid.nl (voor Nederland) of www.belgium.be (voor België).

Welke documenten dienen hoe lang bewaard te worden?

Volgende privédocumenten zouden bijvoorbeeld, respectievelijk dienen tenminste 2 jaar bewaard te worden:

Rekeningen voor ambachtelijke werkverrichtingen
Rekeningen, koopcontracten, kassabonnen en garantiebewijzen – de bewaarperiode van rekeningen bijvoorbeeld dient tenminste twee jaar te zijn, omdat meestal de wettelijke garantieperiode pas na twee jaar afloopt
Kwitanties van voorwerpen met een hogere waarde, die verzekerd zijn via de inboedelverzekering – dienen voor de verzekering als bewijs van waarde

Hoelang belastingdocumenten bewaren?

De bewaartermijn voor belastingdocumenten van privépersonen dient minstens te duren totdat de belastingaanslag is ontvangen, want de belastingdienst kan op elk moment bewijsstukken opvragen. Ook de belastingaanslag moet bewaard worden, want deze dient ook als bewijsstuk voor de hoogte van het inkomen.

Beter gesitueerden met een inkomen van meer dan 500.000 euro per jaar moeten bewijsstukken voor hun inkomen zelfs 6 jaar bewaren (in Duitsland).

Hoelang bankdocumenten/bankafschriften bewaren?

De bewaartermijn voor bankdocumenten van particulieren is minstens 3 jaar. Daaronder valt ook de bewaartermijn voor rekeningafschriften. Rekeningafschriften en bankdocumenten moet u zeker drie jaar bewaren, want zeker bij een grotere aanschaf kunt u ze nodig hebben als bewijsstuk. Maar niet alleen bij een grote aanschaf, maar ook bij regelmatige betalingen zoals de huur kunnen de bankafschriften dienen als bewijs van betaling. Daarom is een bewaartermijn van minstens drie jaar aan te bevelen voor bankdocumenten en rekeningafschriften.

Hoelang facturen bewaren?

Voor facturen aan privépersonen bestaat een bewaarplicht voor facturen van bijvoorbeeld dienstverleners en zzp'ers. Deze bewaarplicht van een privéfactuur geldt voor iedereen en bedraagt 2 jaar. Deze bewaarplicht is er, om er voor te zorgen dat in geval van twijfel aangetoond kan worden dat alles correct verlopen is. Het is aan te bevelen ook andere particuliere facturen 2 jaar te bewaren, omdat de wettelijk garantie pas na twee jaar afgelopen is. Dat geldt ook voor koopovereenkomsten, kassabonnen en garantiebewijzen.

Levenslange bewaartermijn voor de volgende documenten

Volgende privédocumenten zouden bijvoorbeeld, respectievelijk dienen voor het leven bewaard te worden:

Documenten van de burgerlijke stand zoals geboorte- en trouwaktes
Pensioens- en uitkeringsgegevens
Diploma’s
Documenten omtrent ziektekostenverzekeringen
Documenten over aankopen van onroerend goed en uittreksels van het kadaster

In principe geldt de aanbeveling, om documenten net zo lang te bewaren, als dat er een vrijwarings- of garantieperiode van toepassing is.

Houdt u er alstublieft rekening mee, dat de hier vermelde bewaarperiodes voor Duitsland van toepassing zijn. Afhankelijk van het land, kunnen er afwijkende wettelijke bepalingen gehanteerd worden. Daarom nogmaals; kijk voor meer landsspecifieke verplichting op bijvoorbeeld www.mijnoverheid.nl (voor Nederland) of www.belgium.be (voor België).

De volgende tabel geeft een overzicht van de bewaartermijnen van enkele privédocumenten.

Documenten over vastgoed aankopen en uittreksels uit het kadaster: levenslang

Facturen van vaklieden: 2 jaar

Garantie documenten: 2 jaar

Geboorteakte: levenslang

Loonstroken (als bewijs voor pensioenrechten): levenslang

Kassabonnen: 2 jaar

Koopcontracten: 2 jaar

Bankafschriften: minimaal 3 jaar

Ziektekostenverzekeringsdocumenten: levenslang

Huurcontract: minimaal 3 jaar na afloop

Kwitanties: 2 jaar

Facturen: 2 jaar

Pensioen- en sociale zekerheidsdocumenten: levenslang

Burgerlijke stand documenten (bijv. huwelijksakte): levenslang

Belastingrelevante documenten (bijv. loonstroken, kwitanties): 10 jaar

Overlijdensakte: levenslang

Belastingdocumenten voor grootverdieners (inkomen > €500.000): 6 jaar

Verzekeringscontract: minimaal 3 jaar na afloop

Contracten (afhankelijk van belangrijkheid): levenslang

Getuigschriften: levenslang

Wanneer begint de bewaringsperiode?

De bewaarperiode voor privédocumenten begint pas aan het eind van het kalenderjaar, waarin het document ontvangen werd. Voorbeeld: Is er een ambachtelijke rekening met datum 15.05.2019, dan begint de bewaarverplichting op 01.01.2020 en eindigt in dit voorbeeld op 31.12.2021.

Hoe particuliere documenten vernietigen?

Is de bewaarplicht van privédocumenten voorbij en zijn ze niet meer nodig, dan kunnen ze vernietigd worden. Het is belangrijk om er rekening mee te houden dat deze documenten AVG-proof vernietigd moeten worden, als de documenten gevoelige, persoonlijke gegevens bevatten. Als de bewaartermijn voor privédocumenten afgelopen is en ze niet meer nodig zijn, dan is een AVG-conforme archiefvernietiger voor de vernietiging van de privédocumenten aan te raden.

De Juiste Vernietiger Vinden

Attentie: Dit is een redactionele tekst van het redactieteam. Het is geen advies over bewaarplicht en bewaartermijnen. Alle informatie is niet-bindend.