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Digitalisierung von Archiven – so werden Dokumente anschließend sicher entsorgt
Belege, Personalakten, Verträge, Urkunden – in Archiven von Unternehmen, Verlagen oder Behörden lagern oft immer noch große Mengen an Papier. Und sie wachsen täglich weiter an. Immer öfter fällt deshalb die Entscheidung, solche Dokumente nicht mehr in den Räumlichkeiten vor Ort zu lagern, sondern zeitgemäß zu digitalisieren. Aber Achtung: Nicht mehr benötigte Originaldokumente dürfen anschließend nicht einfach im Papierkorb landen!
So entsorgen Sie das Archivgut datenschutzgerecht.
1. Interne Digitalisierung von Archivgut – interne Vernichtung der Originale
2. Nach der Digitalisierung von Archiven: der passende Aktenvernichter für Großmengen
3. USB-Sticks, CDs, Mikrofilme: datenschutzgerechte Entsorgung weiterer Datenträger
1. Interne Digitalisierung von Archivgut – interne Vernichtung der Originale
Egal ob zur Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen oder zu internen Dokumentationszwecken – Archive und die darin gelagerten Papiere können viel Raum im Unternehmen einnehmen. Solche Dokumente zu digitalisieren, schafft nicht nur Platz, sondern macht die Informationen auch einfacher und schneller zugänglich. Wer die Digitalisierung von Archivgut nicht selbst übernehmen möchte, kann das an spezielle Dienstleister auslagern, die oft Gesamtpakete anbieten.
Wer selbst digitalisiert, muss sich in jedem Fall auch Gedanken um die anschließende sichere Vernichtung der großen Papierberge machen – sofern diese nicht mehr aufbewahrt werden müssen. Grundsätzlich ist dabei die interne Entsorgung von Dokumenten die sicherste Lösung. Falls regelmäßig größere Mengen an Dokumenten zur Vernichtung anfallen, lohnt es sich deshalb in einen eigenen Aktenvernichter mit entsprechender Kapazität zu investieren.
2. Nach der Digitalisierung von Archiven: der passende Aktenvernichter für Großmengen
Bei der Anschaffung eines Aktenvernichters sollte immer auf die Sicherheitsstufe geachtet werden. ISO/IEC 21964 (DIN-Norm 66399) definiert sieben Sicherheitsstufen für die Entsorgung von Papier: P-1 bis P-7. Dabei gilt: Je größer die Zahl, desto feiner zerkleinert ein Aktenvernichter das Papier – und desto sicherer ist es zerstört.
Für die DSGVO-gemäße Vernichtung vertraulicher, besonders sensibler und personenbezogener Daten wie Arbeitsverträge und Bilanzen muss der Schredder beispielsweise mindestens der Sicherheitsstufe P-4 entsprechen. Für Konstruktionsunterlagen und Patente kommen sogar nur Geräte mit der Sicherheitsstufe P-5 in Frage.
Aktenvernichter mit passender Sicherheitsstufe gibt es auch für Großmengen. Nach der Digitalisierung von Archiven können mit den richtigen Geräten Aktenstapel von mehreren hundert Blättern inklusive Büro- und Heftklammern und sogar ganze Ordner datenschutzgemäß entsorgt werden.
3. USB-Sticks, CDs, Mikrofilme: datenschutzgerechte Entsorgung weiterer Datenträger
In vielen Unternehmen oder Behörden lagern die zu digitalisierenden Daten im Archiv nicht nur auf Papier, sondern beispielsweise auch auf USB-Sticks, CDs, Disketten oder Mikrofilmen. Auch solche Datenträger müssen, wenn sie sensible Daten enthalten, DSGVO-gerecht entsorgt werden.
Analog zu den Sicherheitsstufen für die Entsorgung von Papier sind für die Vernichtung dieser Materialien in der ISO/IEC 21964 beziehungsweise DIN-Norm 66399 eigene Sicherheitsstufen definiert. Für Mikrofilme und ähnliche Materialien sind das beispielsweise die Stufen F-1 bis F- 7. Es ist allerdings nicht zwingend notwendig, für die Vernichtung solcher Datenträger im Rahmen der Digitalisierung von Archiven ein separates Gerät anzuschaffen. Moderne Aktenvernichter sind je nach Ausstattung in der Lage, verschiedene Materialien auch in großer Zahl sicher zu vernichten.
