- HSM
- Измельчение
- Другое
- Информация о защите данных
- Профессиональные группы
- Цифровизация Архивов
Цифровизация Архивов – Как Обеспечить Безопасное Уничтожение Документов После
Квитанции, личные дела сотрудников, контракты, свидетельства – в архивах компаний, издательств или государственных учреждений до сих пор хранятся большие объемы бумаги. И эти объемы продолжают расти каждый день. Все чаще принимается решение не хранить такие документы на месте, а оцифровывать их современным способом. Внимание: оригинальные документы, которые больше не нужны, нельзя просто выбросить в корзину для бумаги!
Вот как утилизировать архивные материалы в соответствии с требованиями по защите данных.
1. Внутренняя цифровизация архивных материалов – внутреннее уничтожение оригиналов
2. После цифровизации архивов: подходящий уничтожитель документов для больших объемов
1. Внутренняя цифровизация архивных материалов – внутреннее уничтожение оригиналов
Независимо от того, связано ли это с соблюдением установленных законом сроков хранения или с внутренними целями документирования – архивы и хранящаяся в них бумага могут занимать много места в компании. Оцифровка таких документов не только освобождает пространство, но и делает информацию более доступной и быстрой. Те, кто не хочет заниматься цифровизацией архивных материалов самостоятельно, могут передать эту задачу специализированным подрядчикам, которые часто предлагают комплексные пакеты услуг.
Те, кто выполняет цифровизацию самостоятельно, должны также подумать о последующем безопасном уничтожении больших объемов бумаги – при условии, что эти документы больше не нужно хранить. В принципе, внутренняя утилизация документов является самым безопасным решением. Если регулярно требуется уничтожать большие объемы документов, стоит инвестировать в собственный уничтожитель документов с соответствующей мощностью.
2. После цифровизации архивов: подходящий уничтожитель документов для больших объемов
При покупке уничтожителя документов всегда следует обращать внимание на уровень безопасности. ISO/IEC 21964 (стандарт DIN 66399) определяет семь уровней безопасности для уничтожения бумаги: от P-1 до P-7. Правило такое: чем выше число, тем мельче уничтожитель измельчает бумагу – и тем надежнее она уничтожена.
Для уничтожения в соответствии с GDPR конфиденциальных, особо чувствительных и персональных данных, таких как трудовые договоры и бухгалтерские балансы, шредер должен соответствовать как минимум уровню безопасности P-4. Для конструкторской документации и патентов подходят только устройства с уровнем безопасности P-5.
Существуют уничтожители документов с подходящим уровнем безопасности и для больших объемов. После цифровизации архивов с помощью правильных устройств можно уничтожать стопки из нескольких сотен листов, включая скрепки и скобы, а также целые папки в соответствии с требованиями защиты данных.
3. USB-накопители, CD, микрофильмы: уничтожение других носителей данных в соответствии с требованиями защиты данных
Во многих компаниях или государственных учреждениях данные, подлежащие цифровизации, хранятся в архиве не только на бумаге, но и, например, на USB-накопителях, CD-дисках, дискете или микрофильмах. Такие носители также должны уничтожаться в соответствии с требованиями GDPR, если они содержат конфиденциальные данные.
Аналогично уровням безопасности для уничтожения бумаги, в стандарте ISO/IEC 21964 и DIN 66399 определены собственные уровни безопасности для уничтожения этих материалов. Для микрофильмов и аналогичных носителей это, например, уровни F-1 до F-7. Однако нет необходимости приобретать отдельное устройство для уничтожения таких носителей в рамках цифровизации архивов. Современные уничтожители документов, в зависимости от комплектации, способны безопасно уничтожать различные материалы, даже в большом количестве.
