- HSM
- Niszenie
- Inne
- Informacje dotyczące ochrony danych osobowych
- Grupy Zawodowe
- Cyfryzacja archiwów
Digitalizacja Archiwów – Jak Zapewnić Bezpieczne Niszczenie Dokumentów Później
Paragony, akta osobowe, umowy, świadectwa – w archiwach firm, wydawnictw czy urzędów wciąż przechowywane są duże ilości papieru. A ilość ta rośnie z każdym dniem. Coraz częściej zapada decyzja, aby takich dokumentów nie przechowywać już na miejscu, lecz nowocześnie je digitalizować. Uwaga: oryginalne dokumenty, które nie są już potrzebne, nie mogą po prostu trafić do kosza na papier!
Oto jak zgodnie z przepisami o ochronie danych zniszczyć materiały archiwalne.
1. Wewnętrzna digitalizacja materiałów archiwalnych – wewnętrzne niszczenie oryginałów
2. Po digitalizacji archiwów: odpowiednia niszczarka dokumentów do dużych ilości
3. Pamięci USB, płyty CD, mikrofilmy: utylizacja zgodna z RODO innych nośników danych
1. Wewnętrzna digitalizacja materiałów archiwalnych – wewnętrzne niszczenie oryginałów
Niezależnie od tego, czy chodzi o przestrzeganie ustawowych okresów przechowywania, czy o cele dokumentacji wewnętrznej – archiwa i przechowywany w nich papier mogą zajmować dużo miejsca w firmie. Digitalizacja takich dokumentów nie tylko zwalnia miejsce, ale także sprawia, że informacje są łatwiejsze i szybsze do uzyskania. Osoby, które nie chcą samodzielnie zajmować się digitalizacją materiałów archiwalnych, mogą zlecić to wyspecjalizowanym usługodawcom, którzy często oferują kompleksowe pakiety.
Kto digitalizuje samodzielnie, musi również pomyśleć o późniejszym bezpiecznym zniszczeniu dużych ilości papieru – pod warunkiem, że dokumenty te nie muszą być już przechowywane. Zasadniczo wewnętrzna utylizacja dokumentów jest najbezpieczniejszym rozwiązaniem. Jeśli regularnie pojawiają się duże ilości dokumentów do zniszczenia, warto zainwestować we własną niszczarkę o odpowiedniej wydajności.
2. Po digitalizacji archiwów: odpowiednia niszczarka dokumentów do dużych ilości
Przy zakupie niszczarki dokumentów należy zawsze zwracać uwagę na poziom bezpieczeństwa. Norma ISO/IEC 21964 (DIN 66399) definiuje siedem poziomów bezpieczeństwa dla niszczenia papieru: od P-1 do P-7. Zasada jest taka: im wyższy numer, tym drobniej niszczarka rozdrabnia papier – i tym bezpieczniej jest on zniszczony.
Do niszczenia zgodnego z RODO poufnych, szczególnie wrażliwych i danych osobowych, takich jak umowy o pracę i bilanse, niszczarka musi spełniać co najmniej poziom bezpieczeństwa P-4. W przypadku dokumentów konstrukcyjnych i patentów w grę wchodzą tylko urządzenia o poziomie bezpieczeństwa P-5.
Niszczarki o odpowiednim poziomie bezpieczeństwa są dostępne również do dużych ilości. Po digitalizacji archiwów odpowiednie urządzenia mogą zgodnie z przepisami zniszczyć stosy liczące kilkaset arkuszy, w tym spinacze i zszywki, a nawet całe segregatory.
3. Pamięci USB, płyty CD, mikrofilmy: utylizacja zgodna z RODO innych nośników danych
W wielu firmach lub urzędach dane przeznaczone do digitalizacji w archiwum są przechowywane nie tylko na papierze, ale także na przykład na pamięciach USB, płytach CD, dyskietkach czy mikrofilmach. Takie nośniki również muszą być utylizowane zgodnie z RODO, jeśli zawierają dane wrażliwe.
Podobnie jak w przypadku poziomów bezpieczeństwa dla niszczenia papieru, w normie ISO/IEC 21964 oraz DIN 66399 zdefiniowano odrębne poziomy bezpieczeństwa dla niszczenia tych materiałów. Dla mikrofilmów i podobnych nośników są to na przykład poziomy od F-1 do F-7. Nie jest jednak konieczne kupowanie oddzielnego urządzenia do niszczenia takich nośników w ramach digitalizacji archiwów. Nowoczesne niszczarki dokumentów, w zależności od wyposażenia, są w stanie bezpiecznie niszczyć różne materiały, nawet w dużej liczbie.
