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Numérisation des Archives – Comment Assurer l’Élimination Sécurisée des Documents par la Suite
Reçus, dossiers du personnel, contrats, certificats – les archives des entreprises, des maisons d’édition ou des administrations contiennent souvent encore de grandes quantités de papier. Et ces archives continuent de croître chaque jour. De plus en plus souvent, la décision est prise de ne plus conserver ces documents sur place, mais de les numériser de manière moderne. Attention : les documents originaux qui ne sont plus nécessaires ne doivent en aucun cas finir simplement à la corbeille !
Voici comment éliminer les archives en conformité avec la protection des données.
1. Numérisation interne des archives – destruction interne des originaux
2. Après la numérisation des archives : le destructeur de documents adapté aux grands volumes
3. Clés USB, CD, microfilms : élimination conforme à la protection des données des autres supports
1. Numérisation interne des archives – destruction interne des originaux
Que ce soit pour respecter les délais légaux de conservation ou pour des besoins de documentation interne, les archives et les papiers qui y sont stockés peuvent occuper beaucoup d’espace dans l’entreprise. Numériser ces documents permet non seulement de libérer de la place, mais aussi de rendre les informations plus accessibles et plus rapides à consulter. Ceux qui ne souhaitent pas effectuer eux-mêmes la numérisation des archives peuvent la confier à des prestataires spécialisés qui proposent souvent des offres complètes.
Toute personne qui numérise en interne doit également réfléchir à la destruction sécurisée des grandes quantités de papier par la suite – à condition que ces documents ne doivent plus être conservés. En principe, l’élimination interne des documents est la solution la plus sûre. Si des volumes importants doivent régulièrement être détruits, il est donc judicieux d’investir dans un destructeur de documents avec une capacité adaptée.
2. Après la numérisation des archives : le destructeur de documents adapté aux grands volumes
Lors de l’achat d’un destructeur de documents, il faut toujours vérifier le niveau de sécurité. La norme ISO/IEC 21964 (DIN 66399) définit sept niveaux de sécurité pour l’élimination du papier : de P-1 à P-7. La règle est la suivante : plus le chiffre est élevé, plus le papier est finement découpé – et plus la destruction est sécurisée.
Pour la destruction conforme au RGPD de données confidentielles, particulièrement sensibles et personnelles, telles que les contrats de travail et les bilans, le destructeur doit respecter au moins le niveau de sécurité P-4. Pour les documents de conception et les brevets, seuls les appareils avec un niveau de sécurité P-5 conviennent.
Il existe également des destructeurs avec le niveau de sécurité approprié pour les grands volumes. Après la numérisation des archives, les appareils adaptés permettent d’éliminer en toute sécurité des piles de plusieurs centaines de feuilles, y compris les trombones et agrafes, voire des classeurs entiers, conformément à la protection des données.
3. Clés USB, CD, microfilms : élimination conforme à la protection des données des autres supports
Dans de nombreuses entreprises ou administrations, les données à numériser dans les archives ne sont pas seulement stockées sur papier, mais aussi, par exemple, sur des clés USB, des CD, des disquettes ou des microfilms. Ces supports doivent également être éliminés conformément au RGPD s’ils contiennent des données sensibles.
À l’instar des niveaux de sécurité pour l’élimination du papier, la norme ISO/IEC 21964 et la norme DIN 66399 définissent des niveaux de sécurité spécifiques pour la destruction de ces matériaux. Pour les microfilms et supports similaires, il s’agit par exemple des niveaux F-1 à F-7. Il n’est toutefois pas nécessaire d’acquérir un appareil distinct pour la destruction de ces supports dans le cadre de la numérisation des archives. Les destructeurs modernes, selon leur configuration, sont capables de détruire en toute sécurité différents matériaux, même en grand nombre.
