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Digitalización de Archivos – Así se Garantiza la Eliminación Segura de los Documentos Posteriormente
Recibos, expedientes de personal, contratos, certificados: en los archivos de empresas, editoriales o administraciones públicas todavía se almacenan grandes cantidades de papel. Y estas cantidades siguen creciendo cada día. Cada vez con más frecuencia se toma la decisión de no conservar estos documentos en las instalaciones, sino de digitalizarlos de forma moderna. ¡Pero atención! Los documentos originales que ya no se necesitan no deben acabar simplemente en la papelera.
Así puede eliminar el material archivado cumpliendo con la normativa de protección de datos.
1. Digitalización interna del material archivado – destrucción interna de los originales
2. Tras la digitalización de archivos: la destructora adecuada para grandes volúmenes
1. Digitalización interna del material archivado – destrucción interna de los originales
Ya sea para cumplir con los plazos legales de conservación o con fines de documentación interna, los archivos y el papel almacenado en ellos pueden ocupar mucho espacio en la empresa. Digitalizar estos documentos no solo libera espacio, sino que también hace que la información sea más fácil y rápida de acceder. Quienes no deseen encargarse ellos mismos de la digitalización del material archivado pueden externalizarla a proveedores especializados que suelen ofrecer paquetes completos.
Quien digitaliza por su cuenta debe pensar también en la posterior destrucción segura de grandes cantidades de papel, siempre que estos documentos ya no deban conservarse. En principio, la eliminación interna de documentos es la solución más segura. Si con frecuencia se acumulan grandes volúmenes para destruir, merece la pena invertir en una destructora de documentos con la capacidad adecuada.
2. Tras la digitalización de archivos: la destructora adecuada para grandes volúmenes
Al adquirir una destructora de documentos, siempre se debe prestar atención al nivel de seguridad. La norma ISO/IEC 21964 (DIN 66399) define siete niveles de seguridad para la eliminación de papel: de P-1 a P-7. La regla es: cuanto mayor sea el número, más finamente triturará el papel la destructora y más segura será su destrucción.
Para la destrucción conforme al RGPD de datos confidenciales, especialmente sensibles y personales, como contratos laborales y balances, la destructora debe cumplir al menos con el nivel de seguridad P-4. Para documentos de diseño y patentes, solo son adecuados los dispositivos con nivel de seguridad P-5.
Existen destructoras con el nivel de seguridad adecuado también para grandes volúmenes. Tras la digitalización de archivos, los dispositivos correctos pueden eliminar de forma segura pilas de varios cientos de hojas, incluidas grapas y clips, e incluso carpetas completas cumpliendo la normativa de protección de datos.
3. USB, CD, microfilmes: eliminación conforme a la normativa de protección de datos de otros soportes
En muchas empresas o administraciones públicas, los datos que se van a digitalizar en el archivo no solo se almacenan en papel, sino también, por ejemplo, en memorias USB, CD, disquetes o microfilmes. Estos soportes también deben eliminarse conforme al RGPD si contienen datos sensibles.
De forma análoga a los niveles de seguridad para la eliminación de papel, la norma ISO/IEC 21964 y la DIN 66399 definen niveles de seguridad específicos para la destrucción de estos materiales. Para microfilmes y soportes similares, por ejemplo, existen los niveles F-1 a F-7. Sin embargo, no es estrictamente necesario adquirir un dispositivo independiente para destruir estos soportes en el marco de la digitalización de archivos. Las destructoras modernas, según su equipamiento, son capaces de destruir de forma segura diferentes materiales, incluso en gran número.
