- HSM
- Schreddern
- Sonstiges
- Informatie over gegevensbescherming
- Beroepsgroepen
- Digitalisering van archieven
Digitalisering van Archieven – Zo Worden Documenten Daarna Veilig Vernietigd
Bonnen, personeelsdossiers, contracten, certificaten – in archieven van bedrijven, uitgeverijen of overheidsinstanties liggen vaak nog grote hoeveelheden papier opgeslagen. En deze hoeveelheden nemen dagelijks toe. Steeds vaker wordt daarom besloten om dergelijke documenten niet meer op locatie te bewaren, maar ze op moderne wijze te digitaliseren. Let op: originele documenten die niet meer nodig zijn, mogen daarna niet zomaar in de prullenbak belanden!
Zo kunt u archiefmateriaal AVG-conform verwijderen.
1. Interne digitalisering van archiefmateriaal – interne vernietiging van originelen
2. Na digitalisering van archieven: de juiste documentvernietiger voor grote hoeveelheden
3. USB-sticks, cd’s, microfilms: AVG-conforme verwijdering van andere gegevensdragers
1. Interne digitalisering van archiefmateriaal – interne vernietiging van originelen
Of het nu gaat om het naleven van wettelijke bewaartermijnen of om interne documentatiedoeleinden – archieven en het daarin opgeslagen papier kunnen veel ruimte innemen in een bedrijf. Het digitaliseren van dergelijke documenten creëert niet alleen ruimte, maar maakt informatie ook eenvoudiger en sneller toegankelijk. Wie de digitalisering van archiefmateriaal niet zelf wil uitvoeren, kan dit uitbesteden aan gespecialiseerde dienstverleners die vaak totaalpakketten aanbieden.
Wie zelf digitaliseert, moet ook nadenken over de veilige vernietiging van grote hoeveelheden papier achteraf – mits deze documenten niet meer hoeven te worden bewaard. In principe is interne verwijdering van documenten de veiligste oplossing. Als er regelmatig grote hoeveelheden documenten moeten worden vernietigd, is het daarom de moeite waard te investeren in een documentvernietiger met de juiste capaciteit.
2. Na digitalisering van archieven: de juiste documentvernietiger voor grote hoeveelheden
Bij de aanschaf van een documentvernietiger moet altijd op het veiligheidsniveau worden gelet. ISO/IEC 21964 (DIN-norm 66399) definieert zeven veiligheidsniveaus voor papiervernietiging: van P-1 tot P-7. De regel is: hoe hoger het nummer, hoe fijner de papiervernietiger het papier versnijdt – en hoe veiliger het wordt vernietigd.
Voor AVG-conforme vernietiging van vertrouwelijke, zeer gevoelige en persoonsgegevens zoals arbeidsovereenkomsten en balansen moet de vernietiger minimaal voldoen aan veiligheidsniveau P-4. Voor ontwerpdocumenten en patenten komen zelfs alleen apparaten met veiligheidsniveau P-5 in aanmerking.
Documentvernietigers met het juiste veiligheidsniveau zijn ook beschikbaar voor grote hoeveelheden. Na digitalisering van archieven kunnen met de juiste apparaten stapels van honderden vellen, inclusief paperclips en nietjes, en zelfs volledige ordners veilig worden vernietigd.
3. USB-sticks, cd’s, microfilms: AVG-conforme verwijdering van andere gegevensdragers
In veel bedrijven of overheidsinstanties worden de te digitaliseren gegevens in het archief niet alleen op papier opgeslagen, maar bijvoorbeeld ook op USB-sticks, cd’s, diskettes of microfilms. Ook deze gegevensdragers moeten, indien ze gevoelige gegevens bevatten, AVG-conform worden verwijderd.
Net als bij de veiligheidsniveaus voor papiervernietiging zijn er in ISO/IEC 21964 en DIN-norm 66399 specifieke veiligheidsniveaus gedefinieerd voor de vernietiging van deze materialen. Voor microfilms en vergelijkbare materialen zijn dat bijvoorbeeld de niveaus F-1 tot F-7. Het is echter niet per se nodig om voor de vernietiging van dergelijke gegevensdragers in het kader van archiefdigitalisering een apart apparaat aan te schaffen. Moderne documentvernietigers kunnen, afhankelijk van hun uitrusting, verschillende materialen ook in grote aantallen veilig vernietigen.
