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Schritt für Schritt zur sicheren Aktenvernichtung für Steuerberater
Steuerberater sind auf das Vertrauen ihrer Mandanten angewiesen. Im Rahmen ihrer Tätigkeit arbeiten sie mit Daten, die tiefe Einblicke in deren wirtschaftliche und private Situation zulassen. Werden solche Dokumente nicht mehr benötigt, müssen sie zwingend so entsorgt werden, dass unbefugte Dritte sich keinen Zugriff darauf verschaffen können. Aber wie vernichtet man Akten in der Steuerkanzlei datenschutzkonform?
So können Sie Schritt für Schritt vorgehen.
Schritt 1: Übernehmen Sie als Steuerberater selbst die Verantwortung für die Aktenvernichtung!
Schritt 2: Schaffen Sie Aktenvernichter mit der richtigen Sicherheitsstufe für die Steuerkanzlei an!
Schritt 3: Vernichten Sie nicht mehr benötigte Akten im Steuer-Büro direkt!
Schritt 1: Übernehmen Sie als Steuerberater selbst die Verantwortung für die Aktenvernichtung!
Manche Steuerkanzleien lassen ihre Akten extern vernichten. Sie übergeben also die sensiblen Mandantenakten nach dem Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen an einen entsprechenden Dienstleister, der sich um die Entsorgung kümmern soll. Aus Sicht der Steuerberater scheint das eine bequeme und günstige Lösung zu sein. Dabei wird aber oft übersehen, dass bei Verstößen gemäß DSGVO trotzdem das Steuerberatungs-Büro haftet. Das gilt auch dann, wenn klar der Dienstleister dafür verantwortlich ist.
Die Kosten und der Aufwand, die für eine externe Entsorgung entstehen, werden zudem meist niedriger geschätzt, als sie dann tatsächlich sind. So muss beispielsweise gemäß DSGVO der Dienstleister regelmäßig auf Vertragseinhaltung überprüft werden und es fallen wiederkehrende Kosten für die Miete entsprechender Boxen und die Aktenvernichtung selbst an.
Schritt 2: Schaffen Sie Aktenvernichter mit der richtigen Sicherheitsstufe für die Steuerkanzlei an!
Für die Vernichtung von Papier gibt es nach DIN-Norm 66399 beziehungsweise ISO/IEC 21964 insgesamt 7 Sicherheitsstufen: von P-1 bis P-7. Je höher die Zahl, desto feiner wird das Papier zerkleinert und desto höher wäre der Aufwand, um solche Dokumente wieder zusammenzufügen.
Da Steuerdaten einen sehr hohen Schutzbedarf der Schutzklasse 3 haben, ihre Veröffentlichung also existenzbedrohend wäre, sollten Aktenvernichter für Steuerberater mindestens der Sicherheitsstufe P-5 entsprechen. Je nach Bedarf kann es zudem sinnvoll sein, einen Schredder zu erwerben, der auch weitere Medien, wie USB-Sticks oder CDs, sicher vernichten kann.
Schritt 3: Vernichten Sie nicht mehr benötigte Akten direkt im Steuer-Büro!
Aus Datenschutzsicht sollten Mandantenakten, die nicht mehr benötigt werden, vor ihrer Vernichtung nicht noch unnötig lange in der Steuerkanzlei herumliegen. Denn: Je weniger Personen auch intern darauf zugreifen können, desto besser. Zudem besteht die Gefahr, dass aussortierte Akten, die herumliegen, durch Missverständnisse unsachgemäß entsorgt werden.
Für Steuerberater ist es deshalb sinnvoll, pauschal mindestens einen Aktenvernichter pro Büro anzuschaffen. So können nicht mehr benötigte Dokumente mit sensiblen Informationen direkt an Ort und Stelle datenschutzgerecht entsorgt werden. Das führt zu weniger Abstimmungsaufwand und spart zudem Platz in der Steuerberatungskanzlei ein.
