- HSM
- Schreddern
- Sonstiges
- Informatie over gegevensbescherming
- Beroepsgroepen
- Documentvernietiging voor Belastingadviseurs
Stap voor Stap naar Veilige Documentvernietiging voor Belastingadviseurs
Belastingadviseurs zijn afhankelijk van het vertrouwen van hun cliënten. In het kader van hun werkzaamheden werken zij met gegevens die diepgaande inzichten geven in de financiële en persoonlijke situatie van hun cliënten. Wanneer dergelijke documenten niet meer nodig zijn, moeten ze op een manier worden vernietigd die voorkomt dat onbevoegden er toegang toe krijgen. Maar hoe vernietigt men documenten in een belastingkantoor conform de privacywetgeving?
Zo kunt u stap voor stap te werk gaan.
Stap 1: Neem als belastingadviseur zelf de verantwoordelijkheid voor documentvernietiging!
Stap 2: Schaf documentvernietigers aan met het juiste veiligheidsniveau voor het belastingkantoor!
Stap 3: Vernietig niet meer benodigde documenten direct in het belastingkantoor!
Stap 1: Neem als belastingadviseur zelf de verantwoordelijkheid voor documentvernietiging!
Sommige belastingkantoren laten hun dossiers extern vernietigen. Ze geven de gevoelige cliëntendossiers na afloop van de wettelijke bewaartermijnen aan een dienstverlener die voor de verwijdering moet zorgen. Vanuit het perspectief van de belastingadviseur lijkt dit een gemakkelijke en goedkope oplossing. Vaak wordt echter over het hoofd gezien dat bij overtredingen het belastingkantoor volgens de AVG toch aansprakelijk blijft. Dit geldt zelfs wanneer de verantwoordelijkheid duidelijk bij de dienstverlener ligt.
De kosten en inspanningen die gepaard gaan met externe verwijdering worden bovendien vaak lager ingeschat dan ze in werkelijkheid zijn. Zo moet de dienstverlener volgens de AVG regelmatig worden gecontroleerd op naleving van het contract, en er zijn terugkerende kosten voor het huren van geschikte containers en voor de documentvernietiging zelf.
Stap 2: Schaf documentvernietigers aan met het juiste veiligheidsniveau voor het belastingkantoor!
Voor het vernietigen van papier zijn er volgens DIN-norm 66399 en ISO/IEC 21964 in totaal 7 veiligheidsniveaus: van P-1 tot P-7. Hoe hoger het nummer, hoe fijner het papier wordt versnipperd en hoe groter de inspanning om dergelijke documenten weer samen te voegen.
Omdat belastinggegevens een zeer hoge beschermingsbehoefte hebben (beschermingsklasse 3), wat betekent dat openbaarmaking een existentiële bedreiging zou zijn, moeten documentvernietigers voor belastingadviseurs minimaal voldoen aan veiligheidsniveau P-5. Afhankelijk van de behoefte kan het ook zinvol zijn een shredder aan te schaffen die andere media, zoals USB-sticks of cd’s, veilig kan vernietigen.
Stap 3: Vernietig niet meer benodigde documenten direct in het belastingkantoor!
Vanuit het oogpunt van gegevensbescherming mogen cliëntendossiers die niet meer nodig zijn niet onnodig lang in het belastingkantoor blijven liggen voordat ze worden vernietigd. Hoe minder mensen er intern toegang toe hebben, hoe beter. Bovendien bestaat het risico dat weggegooide dossiers die blijven liggen, door misverstanden verkeerd worden vernietigd.
Voor belastingadviseurs is het daarom verstandig om minimaal één documentvernietiger per kantoor aan te schaffen. Zo kunnen documenten met gevoelige informatie direct ter plaatse AVG-conform worden vernietigd. Dit vermindert de afstemmingsinspanning en bespaart bovendien ruimte in het belastingkantoor.
