- HSM
- Niszenie
- Inne
- Informacje dotyczące ochrony danych osobowych
- Grupy Zawodowe
- Niszczenie dokumentów dla doradców podatkowych
Krok po Kroku do Bezpiecznego Niszczenia Dokumentów dla Doradców Podatkowych
Doradcy podatkowi opierają się na zaufaniu swoich klientów. W ramach swojej działalności pracują z danymi, które dają wgląd w ich sytuację finansową i osobistą. Gdy takie dokumenty nie są już potrzebne, muszą zostać zniszczone w sposób uniemożliwiający dostęp osobom nieuprawnionym. Ale jak niszczyć dokumenty w kancelarii podatkowej zgodnie z przepisami o ochronie danych?
Oto jak można postępować krok po kroku.
Krok 1: Jako doradca podatkowy przejmij odpowiedzialność za niszczenie dokumentów!
Krok 2: Zakup niszczarki dokumentów o odpowiednim poziomie bezpieczeństwa dla kancelarii podatkowej!
Krok 3: Niszcz dokumenty, które nie są już potrzebne, bezpośrednio w biurze podatkowym!
Krok 1: Jako doradca podatkowy przejmij odpowiedzialność za niszczenie dokumentów!
Niektóre kancelarie podatkowe zlecają niszczenie akt na zewnątrz. Przekazują więc wrażliwe akta klientów po upływie ustawowych okresów przechowywania odpowiedniemu usługodawcy, który ma zająć się ich utylizacją. Z punktu widzenia doradcy podatkowego wydaje się to wygodnym i tanim rozwiązaniem. Często jednak pomija się fakt, że w przypadku naruszeń kancelaria podatkowa nadal ponosi odpowiedzialność zgodnie z RODO. Dotyczy to również sytuacji, gdy odpowiedzialność leży wyraźnie po stronie usługodawcy.
Koszty i nakład pracy związane z zewnętrzną utylizacją są ponadto często szacowane jako niższe, niż są w rzeczywistości. Na przykład zgodnie z RODO usługodawca musi być regularnie kontrolowany pod kątem przestrzegania umowy, a dodatkowo występują powtarzające się koszty wynajmu odpowiednich pojemników oraz samego niszczenia dokumentów.
Krok 2: Zakup niszczarki dokumentów o odpowiednim poziomie bezpieczeństwa dla kancelarii podatkowej!
Do niszczenia papieru istnieje zgodnie z normą DIN 66399 oraz ISO/IEC 21964 łącznie 7 poziomów bezpieczeństwa: od P-1 do P-7. Im wyższy numer, tym drobniej papier jest rozdrabniany i tym większy byłby wysiłek, aby takie dokumenty ponownie złożyć.
Ponieważ dane podatkowe mają bardzo wysoki poziom ochrony (klasa ochrony 3), ich ujawnienie byłoby zagrożeniem egzystencjalnym, niszczarki dokumentów dla doradców podatkowych powinny spełniać co najmniej poziom bezpieczeństwa P-5. W zależności od potrzeb może być również wskazane zakupienie niszczarki, która bezpiecznie niszczy inne nośniki, takie jak pamięci USB czy płyty CD.
Krok 3: Niszcz dokumenty, które nie są już potrzebne, bezpośrednio w biurze podatkowym!
Z punktu widzenia ochrony danych akta klientów, które nie są już potrzebne, nie powinny leżeć niepotrzebnie w kancelarii podatkowej przed ich zniszczeniem. Im mniej osób ma do nich dostęp wewnętrzny, tym lepiej. Ponadto istnieje ryzyko, że odłożone akta zostaną niewłaściwie zniszczone z powodu nieporozumień.
Dlatego dla doradców podatkowych wskazane jest zakupienie co najmniej jednej niszczarki dokumentów na każde biuro. Dzięki temu dokumenty zawierające wrażliwe informacje mogą być niszczone natychmiast na miejscu, zgodnie z przepisami o ochronie danych. To zmniejsza nakład pracy związany z koordynacją i oszczędza miejsce w kancelarii podatkowej.
