- HSM
- Измельчение
- Другое
- Информация о защите данных
- Профессиональные группы
- Уничтожение документов для налоговых консультантов
Пошаговое Руководство по Безопасному Уничтожению Документов для Налоговых Консультантов
Налоговые консультанты зависят от доверия своих клиентов. В ходе своей работы они обрабатывают данные, которые дают глубокое представление о финансовом и личном положении клиентов. Когда такие документы больше не нужны, их необходимо уничтожить таким образом, чтобы посторонние лица не могли получить к ним доступ. Но как уничтожить документы в налоговой консультации в соответствии с требованиями по защите данных?
Вот как можно действовать шаг за шагом.
Шаг 1: Как налоговый консультант, возьмите на себя ответственность за уничтожение документов!
Шаг 3: Уничтожайте ненужные документы прямо в налоговом офисе!
Шаг 1: Как налоговый консультант, возьмите на себя ответственность за уничтожение документов!
Некоторые налоговые консультации поручают уничтожение своих документов сторонним организациям. Они передают конфиденциальные клиентские дела после окончания установленных законом сроков хранения соответствующему подрядчику, который должен позаботиться об их утилизации. С точки зрения налогового консультанта это кажется удобным и недорогим решением. Однако часто упускается из виду, что в случае нарушения налоговая консультация всё равно несёт ответственность в соответствии с GDPR. Это касается даже тех случаев, когда ответственность явно лежит на подрядчике.
Затраты и усилия, связанные с внешней утилизацией, также часто недооцениваются по сравнению с реальностью. Например, согласно GDPR, подрядчик должен регулярно проверяться на соблюдение условий договора, а также возникают повторяющиеся расходы на аренду соответствующих контейнеров и на само уничтожение документов.
Шаг 2: Приобретите уничтожители документов с соответствующим уровнем безопасности для налоговой консультации!
Для уничтожения бумаги существует всего 7 уровней безопасности согласно стандарту DIN 66399 и ISO/IEC 21964: от P-1 до P-7. Чем выше число, тем мельче измельчается бумага и тем больше усилий потребуется, чтобы восстановить такие документы.
Так как налоговые данные имеют очень высокий уровень защиты (класс защиты 3), их раскрытие было бы угрозой для существования, уничтожители документов для налоговых консультантов должны соответствовать как минимум уровню безопасности P-5. В зависимости от потребностей также может быть целесообразно приобрести шредер, который способен безопасно уничтожать другие носители, такие как USB-накопители или CD.
Шаг 3: Уничтожайте ненужные документы прямо в налоговом офисе!
С точки зрения защиты данных клиентские дела, которые больше не нужны, не должны долго лежать в налоговой консультации перед уничтожением. Чем меньше людей имеют к ним доступ внутри компании, тем лучше. Кроме того, существует риск, что отложенные документы будут уничтожены неправильно из-за недоразумений.
Поэтому налоговым консультантам рекомендуется приобрести как минимум один уничтожитель документов на каждый офис. Таким образом, документы с конфиденциальной информацией могут быть уничтожены сразу на месте в соответствии с требованиями по защите данных. Это снижает затраты на координацию и экономит место в налоговой консультации.
