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Étape par Étape vers une Destruction Sécurisée des Documents pour les Conseillers Fiscaux
Les conseillers fiscaux dépendent de la confiance de leurs clients. Dans le cadre de leur activité, ils traitent des données qui donnent un aperçu détaillé de la situation économique et personnelle de ces derniers. Lorsque ces documents ne sont plus nécessaires, ils doivent impérativement être éliminés de manière à ce qu’aucun tiers non autorisé ne puisse y accéder. Mais comment détruire les documents dans un cabinet fiscal en conformité avec la réglementation sur la protection des données ?
Voici comment procéder étape par étape.
Étape 3 : Détruisez directement dans le bureau fiscal les documents qui ne sont plus nécessaires !
Étape 1 : En tant que conseiller fiscal, assumez vous-même la responsabilité de la destruction des documents !
Certains cabinets fiscaux font détruire leurs dossiers à l’extérieur. Ils remettent donc les dossiers sensibles des clients, après l’expiration des délais légaux de conservation, à un prestataire chargé de l’élimination. Du point de vue du conseiller fiscal, cela semble être une solution pratique et économique. Cependant, on oublie souvent qu’en cas de violation, le cabinet fiscal reste responsable conformément au RGPD. Cela vaut même lorsque la responsabilité incombe clairement au prestataire.
Les coûts et les efforts liés à l’élimination externe sont également souvent sous-estimés par rapport à la réalité. Par exemple, conformément au RGPD, le prestataire doit être régulièrement contrôlé pour le respect du contrat, et des coûts récurrents s’ajoutent pour la location des conteneurs appropriés et pour la destruction des documents elle-même.
Étape 2 : Procurez-vous des destructeurs de documents avec le niveau de sécurité approprié pour le cabinet fiscal !
Pour la destruction du papier, il existe au total 7 niveaux de sécurité selon la norme DIN 66399 et ISO/IEC 21964 : de P-1 à P-7. Plus le chiffre est élevé, plus le papier est finement découpé et plus il est difficile de reconstituer ces documents.
Les données fiscales ayant un besoin de protection très élevé (classe de protection 3), leur divulgation serait une menace existentielle. Les destructeurs de documents pour les conseillers fiscaux doivent donc respecter au moins le niveau de sécurité P-5. Selon les besoins, il peut également être judicieux d’acquérir un destructeur capable de détruire en toute sécurité d’autres supports, tels que des clés USB ou des CD.
Étape 3 : Détruisez directement dans le bureau fiscal les documents qui ne sont plus nécessaires !
Du point de vue de la protection des données, les dossiers clients qui ne sont plus nécessaires ne doivent pas rester inutilement dans le cabinet fiscal avant leur destruction. Moins il y a de personnes ayant accès à ces documents en interne, mieux c’est. De plus, il existe un risque que des dossiers mis de côté soient éliminés de manière incorrecte en raison de malentendus.
Il est donc recommandé aux conseillers fiscaux d’acquérir au moins un destructeur de documents par bureau. Ainsi, les documents contenant des informations sensibles peuvent être détruits immédiatement sur place, conformément aux exigences de protection des données. Cela réduit les efforts de coordination et permet également de gagner de la place dans le cabinet fiscal.
