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Paso a Paso hacia una Destrucción Segura de Documentos para Asesores Fiscales
Los asesores fiscales dependen de la confianza de sus clientes. En el ejercicio de su actividad, trabajan con datos que ofrecen una visión profunda de la situación económica y personal de estos. Cuando dichos documentos ya no son necesarios, deben eliminarse de forma que terceros no autorizados no puedan acceder a ellos. Pero, ¿cómo destruir documentos en una asesoría fiscal cumpliendo con la normativa de protección de datos?
Así puede proceder paso a paso.
Paso 1: ¡Asuma usted mismo la responsabilidad de la destrucción de documentos como asesor fiscal!
Paso 3: ¡Destruya directamente en la oficina fiscal los documentos que ya no se necesitan!
Paso 1: ¡Asuma usted mismo la responsabilidad de la destrucción de documentos como asesor fiscal!
Algunas asesorías fiscales optan por destruir sus archivos externamente. Entregan los expedientes sensibles de los clientes, una vez cumplidos los plazos legales de conservación, a un proveedor de servicios que se encargará de la eliminación. Desde el punto de vista del asesor fiscal, esto parece una solución cómoda y económica. Sin embargo, a menudo se pasa por alto que, en caso de incumplimiento, la oficina fiscal sigue siendo responsable según el RGPD. Esto se aplica incluso cuando la responsabilidad recae claramente en el proveedor.
Los costes y el esfuerzo que implica la eliminación externa también suelen estimarse más bajos de lo que realmente son. Por ejemplo, según el RGPD, el proveedor debe ser revisado periódicamente para comprobar el cumplimiento del contrato, y se generan costes recurrentes por el alquiler de contenedores y por la propia destrucción de documentos.
Paso 2: ¡Adquiera destructoras de documentos con el nivel de seguridad adecuado para la asesoría fiscal!
Para la destrucción de papel existen, según la norma DIN 66399 y la ISO/IEC 21964, un total de 7 niveles de seguridad: de P-1 a P-7. Cuanto mayor sea el número, más finamente se tritura el papel y mayor será el esfuerzo necesario para reconstruir dichos documentos.
Dado que los datos fiscales tienen una necesidad de protección muy alta (clase de protección 3), lo que significa que su divulgación sería una amenaza existencial, las destructoras de documentos para asesores fiscales deben cumplir al menos con el nivel de seguridad P-5. Según las necesidades, también puede ser recomendable adquirir una destructora que destruya de forma segura otros soportes, como memorias USB o CD.
Paso 3: ¡Destruya directamente en la oficina fiscal los documentos que ya no se necesitan!
Desde el punto de vista de la protección de datos, los expedientes de clientes que ya no son necesarios no deben permanecer innecesariamente en la asesoría fiscal antes de su destrucción. Cuantas menos personas tengan acceso interno a ellos, mejor. Además, existe el riesgo de que los archivos descartados que quedan por ahí se eliminen de forma incorrecta debido a malentendidos.
Por ello, para los asesores fiscales es recomendable adquirir al menos una destructora de documentos por oficina. Así, los documentos con información sensible pueden destruirse de inmediato y de forma conforme a la normativa de protección de datos. Esto reduce el esfuerzo de coordinación y también ahorra espacio en la asesoría fiscal.
