- HSM
- Schreddern
- Sonstiges
- Informatie over gegevensbescherming
- Bewaring
- Termijn zakelijke documenten
Bewaartermijn administratie en bedrijfsdocumenten
Ondernemingen hebben volgens de wetgeving een bewaarplicht van bepaalde documenten, stukken en boekhoudkundige informaties. Voor deze gelden bewaartermijnen, dat betekent tijdsperiodes, waarin deze documenten, stukken en boeken gearchiveerd resp. bewaard moeten worden. Afhankelijk van de soorten documenten gelden hier 6 jaar, 8 jaar of 10 jaar bewaarverplichting. Deze bewaartermijnen en -verplichtingen moeten aangehouden worden, anders dreigen aanzienlijke nadelen, geld- of zelfs vrijheidsstraffen.
Een belangrijk doel van deze richtlijnen is het, om deze documenten aan de belastingdienst voor te leggen, in het bijzonder bij een fiscale bedrijfscontrole.
1. Waarom zijn er bewaartermijnen voor bedrijfsdocumenten?
De wettelijke bewaarverplichting van gegevens, boekhoudkundige stukken, documenten en aktes dient zeker te stellen, dat de controleerbaarheid van transacties binnen de bewaartermijn mogelijk is. De wettelijke bewaartermijn definieert daarbij de tijdsperiode, waarin de verplichting van een bewaarperiode van documenten, aktes etc. gearchiveerd moeten worden.
Vooral de belastingdienst moet bij een bedrijfscontrole toegang krijgen tot deze gegevens.
Zijn de stukken binnen de voorgeschreven bewaartermijnen niet ordentelijk gearchiveerd, resp. bewaard, kan de belastingdienst de complete boekhouding van de onderneming in twijfel trekken, omdat de basis voor de belastingheffingen op grond van onvolledige documenten niet vastgesteld kan worden. Dat betekent, dat de omzetten van de onderneming door de belastingdienst worden geschat. De methode van zo‘n schatting leidt vaak tot hogere omzetten en zodoende tot een hogere belastingverplichting voor het bedrijf.
Gerechtelijke basis van de bewaarverplichting
Zowel het handelsrecht alsook het fiscaal recht regelen de wetteling bewaarverplichting van documenten, aktes en boekhoudkundige stukken. Daarnaast zijn er door het Ministerie van Financiën nog aanvullende aanhangsels voor documenten in elektronische vorm, de zogenaamde grondbeginselen voor het systematisch beheren en bewaren van boekhoudkundige stukken, aantekeningen en documenten in elektronische vorm evenals de toegang tot dit soort data (in Duitsland apart vastgelegd per GoBD.
- Handelsjuridische bewaarverplichtingen (HWB oftewel Wetboek van Koophandel) regelt onder andere de handel juridische bewaartermijnen van documenten voor kooplieden.
- Fiscaalrechtelijk bewaarverlichtingen van de belastingverordening regelt o.a. de fiscale voorschriften voor het bewaren van documenten.
- GoBD: Ook in Nederland volgen bedrijven de richtlijnen van het Duitse GoBD (Grundsätze Ordnungsgemässe Buchführung). Omdat de bewaarverplichting zowel voor data in fysieke alsook in elektronische vorm geldt en de gegevens in de vorm bewaard dient te worden, waarin men ze verkregen heeft, regelt het GoBD de archivering van elektronische data en andere bescheiden. Hier dient men er speciaal op te letten dat de data audit-proef zijn. Dat betekent dat men de gegevens gedurende de bewaartermijn voor factoren van onveranderlijkheid en traceerbaarheid dient te garanderen. Dat dient de bescherming van vervalsing van documenten. Bovendien moeten de gegevens in een leesbare vorm voor de belastingdienst ter beschikking staan.
2. Wie is er verplicht tot de bewaarverplichting?
De wettelijke bewaarverplichting geldt in principe voor alle personen, die ook verplicht zijn tot het voeren van een boekhouding of een inkomsten- en overschotrekening creëren. Dat betekent, alle kooplieden evenals handelsmaatschappijen (bijv. BV., CV., NV., VOF., enz.) alsook freelancers evenals commerciële exploitanten en land- en tuinbouwlieden , die een bepaalde omzet- en winstgrens overschrijden. Dat geldt voor:
- Handelspersonen met meer dan 600.000 € omzet per kalenderjaar of 60.000 € winst per boekjaar en
- Land- en tuinbouwlieden met meer dan 600.000 € omzet of die meer dan 60.000 € winst per boekjaar hebben gegenereerd of een bruikbaar gebied met een handelswaarde van meer dan 25.000 € bezitten, zijn eveneens tot het bewaren van bepaalde stukken verplicht, omdat vanaf deze grenzen een boekhouding verplicht is (§141 (1) BTW-code).
3. Bewaartermijnen zakelijke documenten: wat hoelang bewaren?
Bij de wettelijke bewaartermijnen maakt de wetgever onderscheid tussen 7 (art. 52 vierde lid AWR) en 10 jaren voor documenten, aktes en boekhoudkundige stukken.
Voor de volgende documenten geldt een bewaartermijn van 8 jaar:
- Bankdocumenten
- Boekingsbonnen en boekhoudkundige documenten
- Balansdocumenten
- Leningdocumenten
- Kredietdocumenten
- Leveringsbonnen
- Loonbonnen
- Ontvangsten
- Facturen
- Belastingaangiften en fiscale documenten
- BTW-aangiften
Voor de volgende documenten geldt een bewaartermijn van 6 jaar:
- Time sheets
- Ontvangen commerciële of zakelijke brieven
- Overige documenten, voor zover fiscaal relevant.
Voor de volgende documenten geldt een bewaartermijn van 10 jaar:
- Boeken en bescheiden
- Inventarissen
- Jaarrekeningen
- Managementrapportages
- Douanedocumenten
Houdt u er rekening mee, dat de aangegeven bewaartermijnen een momentopname zijn en op dit moment in Nederland van toepassing zijn. Afhankelijk van het land, kunnen daar geldende wettelijke regelingen afwijkend zijn.
-
Bewaartermijnen | PDF | 38.9 KB
Hoe moeten documenten bewaard worden (op papier of elektronisch)?
In principe moeten gegevens bewaard worden in dezelfde vorm als waarin ze ontvangen zijn. Dat betekent, dat een ontvangen papieren factuur bijvoorbeeld in papiervorm bewaard moet worden. Krijgt men een factuur in elektronische vorm, bijvoorbeeld in EDIFACT-formaat, dan moet die factuur ook in dit formaat opgeslagen worden.
Juiste bewaring van digitale documenten
De bewaarplicht voor administratie en bedrijfsdocumenten geldt ook voor documenten die niet op papier staan, documenten in digitale vorm dus.
De wet schrijft voor dat documenten altijd bewaard moeten worden in de vorm waarin ze ontvangen werden. Dus krijgt men documenten zoals facturen in digitale of elektronische vorm, dan moeten ze in hetzelfde formaat bewaard worden. Krijgt u bijvoorbeeld een factuur in EDIFACT-formaat (EDI), dan moet de factuur in dit formaat bewaard worden.
Bij het bewaren van bedrijfsdocumenten moet ook gewaarborgd worden, dat deze binnen de bewaartermijn op ieder moment benaderbaar, volledig, goed leesbaar, onveranderd en traceerbaar zijn en machinaal kunnen worden geëvalueerd. Waterdichte en traceerbare controle moet mogelijk zijn. Hier gelden principes voor juist beheer en opslag van boekhouding, registraties en documenten in elektronische vorm en voor gegevenstoegang (zoals vastgelegd in de Duitse GoBD).
4. Wanneer beginnen de bewaartermijnen?
Volgens het Wetboek van Koophandel begint de bewaartermijn pas in op het moment dat de gegevens niet meer actueel zijn en dus niet meer tot de jaaradministratie behoren.
5. Hoe bedrijfsgegevens vernietigen?
Is de periode van de bewaarplicht voorbij, dan kunnen de bedrijfsdocumenten vernietigd worden. Natuurlijk alleen maar, als deze dan niet meer nodig zijn. Bevatten deze documenten gevoelige gegevens, bijvoorbeeld bedrijfsinterne gegevens of persoonsgegevens, dan moeten de documenten AVG-proof vernietigd worden.
Ook bij gegevensbeschermingscomforme vernietiging van bedrijfsdocumenten speel het geen rol, welke vorm de documenten hebben, elektronisch of op papier. In wat voor vorm ook, de gegevens moeten zo vernietigd worden, dat aan de gegevensbescherming voldaan wordt. Voor gegevens op papier is hiervoor een papierversnipperaar met veiligheidsniveau vanaf P4 aan te bevelen. Voor elektronische gegevens die zich bevinden op gegevensdragers zoals een vaste schijf of USB-stick, zijn er ook apparaten voor een AVG-comforme gegevensvernietiging.
6. Sancties bij niet voldoen aan de bewaarplicht voor administratie en bedrijfsdocumenten
Werd er in strijd gehandeld met de bewaarverplichting, wat betekent dat de betreffende documenten en aktes niet volgens de regels binnen de bewaartermijnen gearchiveerd zijn, kan dit uitgelegd worden als belastingontduiking. Hier dreigen gevoelige geldboetes, In sommige zware gevallen kunnen zelfs vrijheidsstraffen opgelegd worden.
Attentie: Dit is een redactionele tekst van het redactieteam. Het is geen advies over bewaarplicht en bewaartermijnen. Alle informatie is niet-bindend.
