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Délais de conservation des documents commerciaux
Conformément à la loi, les entreprises ont l’obligation de conserver certains documents, dossiers et livres. Des délais de conservation, à savoir des périodes pendant lesquelles ces documents, dossiers et livres doivent être archivés et/ou conservés, font foi. Selon le type de document, le délai de conservation est de 6 ans, 8 ans ou de 10 ans. Ces délais et obligations de conservation doivent être observés sous peine de conséquences préjudiciables, d’amendes, voire de peines privatives de liberté.
Ces directives ont pour but essentiel de pouvoir présenter ces documents à l’administration fiscale, en particulier dans le cas d’un contrôle fiscal.
1. Pourquoi y a-t-il des délais de conservation pour les documents commerciaux ?
L’obligation légale de conservation des données, des livres, des documents et des dossiers est censée assurer la transparence des transactions commerciales réalisées pendant le délai de conservation. Le délai de conservation légal définit ainsi la période pendant laquelle les documents, dossiers, etc... soumis à l’obligation de conservation doivent être archivés.
L’administration fiscale doit notamment pouvoir accéder aux documents dans le cas d’un contrôle fiscal.
Si ces documents ne sont pas dûment archivés et/ou conservés pendant le délai de conservation prescrit, l’administration fiscale peut douter de la tenue des comptes de l’entreprise, la base d’imposition ne pouvant être établie en raison de documents incomplets. Cela signifie que les chiffres d’affaires de la société sont estimés par l’administration fiscale. La méthode d’estimation conduit souvent à des chiffres d’affaires plus élevés et, par conséquent, à une charge fiscale plus élevée pour l’entreprise.
Bases juridiques de l’obligation de conservation
Le droit commercial, aussi bien que le droit fiscal, régit l’obligation de conservation légale de dossiers, documents et livres. En outre, il existe des annexes aux documents sous forme électronique, qui sont à compléter par le ministère allemand des finances, lesdits principes de bonne gestion et conservation de livres, archives et dossiers sous forme électronique et d’accès aux données (GoBD).
- Obligation de conservation relevant du droit commercial (Code du commerce allemand HGB): L’article 257 du Code du commerce allemand (HGB) régit l’obligation de conservation relevant du droit commercial ainsi que les délais de conservation de dossiers pour les négociants.
Obligation de conservation relevant du droit fiscal (Code fiscal allemand, AO): Le Code fiscal allemand (AO), en particulier l’art. 147 de l’AO, régit les mesures réglementaires fiscales pour la conservation de dossiers.
- Principes de bonne gestion et conservation de livres, archives et dossiers sous forme électronique et d’accès aux données (GoBD) : Étant donné que l’obligation de conservation s’applique aux données physiques aussi bien qu’aux données électroniques et que les données doivent être conservées dans la forme dans laquelle elles ont été reçues, les GoBD régissent la conservation des données et des dossiers électroniques. Sur ce point, il faut veiller à un archivage sécurisé des données sous forme électronique. Cela signifie que les données doivent garantir les facteurs d’inaltérabilité et de traçabilité de modifications pendant le délai de conservation. Cela est une mesure de protection contre la falsification des documents. De plus, les données doivent être disponibles sous une forme lisible pour l’administration fiscale.
2. Qui est tenu de conserver les données?
Toutes les personnes qui sont obligées de tenir une comptabilité ou qui établissent une balance recettes/comptes excédentaires sont en principe soumises à l’obligation de conservation légale, à savoir tous les négociants et toutes les sociétés commerciales (par ex. SARL, SNC, SC, etc...) ainsi que les indépendants, les commerçants, les agriculteurs et sylviculteurs qui dépassent une certaine limite de chiffre d’affaires et une certaine marge bénéficiaire. Cela signifie que
- les commerçants réalisant un chiffre d’affaires supérieur à 600 000 € pendant une année civile ou un bénéfice de 60 000 € par exercice et
- les agriculteurs et sylviculteurs réalisant un chiffre d’affaires supérieur à 600 000 € ou un bénéfice supérieur à 60 000 € par année civile ou encore possédant une surface utile avec une valeur économique supérieure à 25 000 €, sont également tenus de conserver certains documents car, au-delà de ces limites, la comptabilité est obligatoire (art. 141 (1) du Code fiscal allemand, AO).
3. Délais de conservation des documents commerciaux : Combien de temps conserver quoi ?
En matière de délai de conservation, la loi prévoit des périodes de 6 ans, 8 ans et 10 ans pour les documents, dossiers et livres.
Un délai de conservation de 8 ans s’applique aux documents suivants:
- Documents bancaires
- Pièces et documents comptables
- Documents de bilan
- Documents de prêt
- Documents de crédit
- Bulletins de livraison
- Pièces de salaire
- Quittances
- Factures
- Déclarations fiscales et documents fiscaux
- Déclarations de TVA
Un délai de conservation de 6 ans s’applique aux documents suivants:
- Lettres commerciales ou d’affaires reçues
- Reproductions des lettres commerciales ou d’affaires envoyées
- Autres documents dans la mesure où ils ont une importance en matière d’imposition
Un délai de conservation de 10 ans s’applique aux documents suivants:
- Registres et comptes
- Inventaires
- Comptes annuels
- Rapports de gestion
- Documents douaniers
Il est à noter que les délais et les obligations de conservation précisées s’appliquent en Allemagne. Les dispositions légales peuvent être différentes selon les pays.
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Comment les documents doivent-ils être conservés (format papier ou électronique) ?
En principe les données doivent être stockées dans le format auquel elles ont été reçues. Cela signifie qu’une facture reçue au format papier doit être conservée au format papier. Si l’on reçoit une facture électronique, par exemple au format EDIFACT, elle doit également être conservée dans ce format.
Stockage approprié des documents numériques
L’obligation de conserver les documents commerciaux s’applique également pour les documents qui ne sont pas au format papier mais au format numérique.
La loi prescrit que les documents doivent toujours être conservés au format dans lequel ils ont été reçus. Si l’on reçoit des documents comme des factures par ex. au format numérique ou électronique, ceux-ci doivent également être conservés dans ce format. Si vous recevez par ex. une facture au format EDIFACT (EDI), cette facture doit être conservée dans ce format.
Lors du stockage de documents commerciaux, il convient également de s’assurer qu’ils sont à tout moment consultables, complets, correctement lisibles, inchangés, compréhensibles et exploitables par une machine pendant toute la durée de conservation. Cela doit permettre une vérification complète et traçable. Les principes de base s’appliquent ici pour la tenue et la conservation régulières des livres, des registres et des documents sous forme électronique ainsi que pour l’accès aux données.
4. Quand commence le délai de conservation?
Conformément à l’article 257 du Code du commerce allemand (HGB), le délai de conservation commence "à la fin de l’année civile pendant laquelle la dernière inscription a été faite dans le portefeuille de négociation, l’inventaire a été établi, le bilan d’ouverture ou les comptes annuels ont été arrêtés, les comptes statutaires conformément à l’article 325 alinéa 2a ou les comptes consolidés ont été arrêtés, la lettre commerciale a été reçue ou envoyée ou la pièce comptable a été produite".
5. Comment détruire ensuite les documents commerciaux ?
Si la période d’obligation de conserver les documents commerciaux a expiré, les documents commerciaux peuvent être détruits. Bien entendu, uniquement lorsque ceux-ci ne sont plus nécessaires. Si ces documents contiennent des données sensibles comme par ex. des données internes à l’entreprise ou également des données à caractère personnel, les documents commerciaux doivent être détruits de façon conforme au RGPD.
Pour la destruction conforme à la protection des données de documents commerciaux, le format dans lequel les documents sont disponibles (ex. électronique ou papier) n’a pas d’importance. Quel que soit le format, les données doivent être détruites de sorte à respecter la protection des données. Pour les données au format papier, il est recommandé d’utiliser ici une déchiqueteuse avec un niveau de sécurité P-4 ou plus. Pour les données électroniques qui se trouvent sur des supports de données comme les disques durs ou les clés USB, il existe également des dispositifs permettant une destruction des données conforme au RGPD.
6. Sanctions en cas de violation de l’obligation de conservation
Un non-respect de l’obligation de conservation, à savoir si les documents et dossiers en question n’ont pas été dûment archivés conformément à l’obligation de conservation, peut être éventuellement interprété comme un préjudice fiscal ou une fraude fiscale. Les sociétés et/ou personnes concernées encourent des amendes. Dans certains cas graves, une peine privative de liberté peut même être infligée.
Remarque : il s’agit d’un texte rédactionnel de l’équipe de rédaction. Il ne constitue pas un conseil sur les sujets des obligations de conservation et des durées de conservation. Toutes les données sont à titre indicatif.
