- HSM
- Измельчение
- Другое
- Информация о защите данных
- Хранение
- Сроки деловой документацииделовой
Сроки хранения деловых документов
По закону владельцы бизнеса обязаны хранить определенные документы, записи и книги. К ним применяются сроки хранения, т.е. периоды, в течение которых эти документы, записи и книги должны архивироваться или храниться. В зависимости от типа документа здесь действуют 6-летний, 8-летний или 10-летний сроки хранения. Эти сроки хранения и обязательства должны соблюдаться, в противном случае существует риск значительных неблагоприятных последствий, штрафов или даже тюремного заключения.
Важной целью этих требований является возможность представить эти документы в налоговую инспекцию, особенно в случае налоговой проверки.
1. Почему существует срок хранения деловой документации?
Юридическое обязательство по хранению данных, книг, документов и записей направлено на обеспечение возможности проверки деловых операций в течение срока хранения. Установленный законом срок хранения определяет период, в течение которого документы, записи и т.д., подлежащие хранению, должны быть сданы в архив.
Прежде всего, налоговая служба должна иметь возможность доступа к документам в случае налоговой проверки.
Если эти документы не архивируются должным образом или не хранятся в течение установленного срока хранения, налоговая инспекция может поставить под сомнение весь бухгалтерский учет компании, поскольку из-за неполноты документов невозможно определить базу для налогообложения. Это означает, что оборот компании оценивается налоговой службой. Данный метод оценки часто приводит к увеличению оборота и, следовательно, к увеличению обязательств компаний по уплате налогов.
Правовая основа обязанности сохранять документы
Как коммерческое, так и налоговое право регулируют юридическую обязанность вести учет, документы и книги. Кроме того, существуют дополнительные дополнения от Федерального министерства финансов для документов в электронной форме, так называемые Принципы надлежащего ведения и хранения книг, записей и документов в электронной форме и доступа к данным (GoBD).
- Обязательство по хранению согласно коммерческому праву (HGB): §257 Торгового кодекса Германии (HGB) регулирует обязательство по хранению согласно коммерческому праву, а также сроки хранения документов для коммерсантов.
- Обязанность хранить документы в соответствии с налоговым законодательством (AO): Налоговый кодекс Германии (AO), в частности §147 AO, регулирует налоговые правила хранения документов.
- ЗБД: Поскольку обязательство по хранению распространяется на данные как в физической, так и в электронной форме, и данные должны храниться в той форме, в которой они были получены, ЗБД регулирует хранение электронных данных и документов. Здесь особое внимание следует уделить защищенному от аудита архивированию данных в электронной форме. Это означает, что данные должны гарантировать факторы неизменности и отслеживания изменений в течение периода хранения. Это служит для защиты от подделки документов. Кроме того, данные должны быть доступны в читаемом виде для налоговой службы.
2. Кто обязан вести учет?
В принципе, все лица, которые также обязаны вести бухгалтерский учет или составлять отчет о доходах, подпадают под юридическое обязательство по хранению записей. Это означает всех коммерсантов и торговые компании (например, GmbH, KG, OHG и т.д.), а также фрилансеров и торговцев, фермеров и лесников, которые превышают определенный лимит оборота и прибыли. Это означает,
- коммерсанты с оборотом более 600 000 евро за календарный год или 60 000 евро прибыли за рабочий год и
- фермеры и лесоводы с оборотом более 600 000 евро или прибылью более 60 000 евро за календарный год или владеющие пригодной для использования землей с экономической стоимостью более 25 000 евро, также обязаны хранить определенные документы, так как ведение бухгалтерского учета является обязательным сверх этих пределов (§141 (1) АО).
3. Сроки хранения деловых документов: что и как долго хранить?
Что касается установленного законом срока хранения, законодатель различает 6,8 и 10 лет для документов, записей и книг.
Срок хранения 8 лет распространяется на следующие документы:
- Банковские документы
- Бухгалтерские документы
- Балансовые отчёты
- Кредитная документация
- Документация при оформлении кредита
- Транспортные накладные
- Долговые расписки
- Квитанции
- Счета
- Налоговые декларации и документы
- Декларации на уплату налога с оборота
Срок хранения следующих документов составляет 6 лет:
- Временные листы
- Получение коммерческих или деловых писем
- Другие документы, в той мере, в какой они имеют отношение к целям налогообложени
Срок хранения 10 лет распространяется на следующие документы:
- Документальные материалы и книги
- Инвентаризационная опись
- Годовая финансовая отчетность
- Доклады о финансовом положении фирмы
- Таможенные квитанции
Обратите внимание, что описанные периоды хранения и обязательства по хранению информации относятся к Германии. В зависимости от страны, правовые нормы могут отличаться.
-
Сроки хранения | PDF | 38.9 KB
В какой форме должны храниться документы (в бумажной форме или в электронной)?
В основном данные должны храниться в том виде, в котором они были получены. Это означает, что, например, полученный бумажный счёт должен храниться в бумажной форме. Если вы получаете электронный счёт в, скажем, формате EDIFACT, то его также необходимо хранить именно в этом формате.
Правильное хранение цифровых документов
Обязанность хранить деловые документы также распространяется на документы в цифровой форме, а не только в бумажной.
По закону документы всегда должны храниться в том виде, в котором они были получены. Таким образом, если документы, такие как, например, счета, получены в цифровой или электронной форме, они также должны храниться в этом же формате. Например, если вы получили счёт в формате EDIFACT (EDI), он должен храниться в этом же формате.
При хранении деловых документов необходимо также убедиться, что в любое время в течение срока хранения к ним имеется доступ, они являются полными, хорошо читаемыми, неизменными, воспроизводимыми и пригодными для машинного использования. Это должно позволить провести полную и понятную проверку. Здесь применяются принципы надлежащего управления книгами записями и документами, а также принципы их хранения в электронной форме и принципы доступа к данным (GoBD).
4. Когда начинается период хранения?
Согласно §257 HGB, срок хранения начинается "...в конце календарного года, в котором была сделана последняя запись в бухгалтерской книге, проведена инвентаризация, составлен начальный баланс или годовая финансовая отчетность, составлены индивидуальные финансовые отчеты согласно §325 абз. 2a или консолидированные финансовые отчеты, получено или отправлено коммерческое письмо или создан бухгалтерский ваучер".
5. Как же уничтожать деловые документы принимая во внимание вышесказанное?
Если срок хранения деловых документов истёк, деловые документы могут быть уничтожены. Конечно же только в том случае, если они Вам больше не нужны. Если эти документы содержат конфиденциальные данные, например, внутренние данные компании или персональные данные, эти деловые документы должны быть уничтожены согласно Общего регламента защиты персональных данных (GDPR).
При уничтожении деловых документов в соответствии с требованиями защиты данных также не имеет значения, в какой форме документы доступны (например, в электронном или бумажном виде). Данные в любой форме должны быть уничтожены с соблюдением защиты данных. Для данных в бумажной форме рекомендуется шредер с 4 уровнем секретности (P-4). Для электронных данных, находящихся на таких носителях данных, как жёсткие диски или USB-накопители, также существуют устройства для уничтожения данных в соответствии с постановлениями Общего регламента защиты персональных данных (GDPR).
6. Штрафы за нарушение обязанности хранения деловой документации
Если обязательство по хранению было нарушено, т.е. соответствующие документы и записи не были должным образом заархивированы в течение срока хранения, то при определенных обстоятельствах это может быть истолковано как налоговая угроза или даже уклонение от уплаты налогов. Могут быть наложены чувствительные штрафы. В некоторых серьезных случаях может быть назначено даже наказание в виде лишения свободы.
Примечание: это редакционный текст от редакционной группы. Рекомендации по вопросам требований к хранению и срокам хранения не предоставляются. Вся приведённая информация ни к чему не обязывает.
