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Bewaartermijn administratie en bedrijfsdocumenten
La ley prescribe a los empresarios una obligación de conservación para determinados documentos y libros. Para ello se aplican plazos de conservación, es decir, períodos de tiempo en los que deben archivarse o conservarse estos documentos y libros. El plazo de conservación es de 6, 8 o 10 años, según el tipo de documento. Estos plazos y obligaciones de conservación deben cumplirse, de lo contrario podrían producirse importantes inconvenientes o recaer sanciones monetarias o incluso penas de prisión.
Un objetivo importante de estas consignas es poder presentar a hacienda estos documentos, sobre todo en caso de inspección.
1. ¿Por qué hay plazos de conservación para los documentos comerciales?
El plazo legal de conservación de datos, libros y documentos pretende garantizar la posibilidad de seguimiento de incidentes comerciales durante el plazo de conservación. El plazo de conservación legal define el periodo de tiempo durante el cual deben archivarse los documentos, información, etc. sujetos a obligación de conservación.
La información debe estar disponible sobre todo para eventuales consultas de hacienda.
Si toda su documentación no se archiva o conserva correctamente durante el plazo de conservación prescrito, hacienda puede poner en duda toda la contabilidad de la empresa, ya que la base fiscal no puede determinarse debido a la falta de documentación. Esto significa, que hacienda realizará una estimación de la cifra de negocio de la empresa. Por lo general, el método de estimación arroja una cifra de negocio superior, que conlleva una mayor cuantía de impuestos.
Bases legales de la obligación de conservación
Tanto el derecho comercial como el derecho fiscal regulan la obligación legal de conservación de documentos y libros. Además, existen disposiciones adicionales del Ministerio Federal de Finanzas para documentación electrónica, los denominados principios para el correcto registro y conservación de libros, registros y documentación en formato electrónico, así como para el acceso a datos (GoBD).
- Obligación jurídico-mercantil de conservación (HGB): el artículo 257 del Código de Comercio (HGB) regula la obligación jurídico-mercantil de conservación, así como los plazos de conservación de documentación para comerciantes.
- Obligación jurídico-fiscal de conservación (AO): el Reglamento Tributario (AO), en particular el artículo 147 AO, regula las normas fiscales para la conservación de documentación.
- GoBD: como la obligación de conservación es aplicable tanto a datos en formato físico como electrónico, y como los datos deben conservarse en el formato obtenido, las GoBD regulan la conservación de datos y documentos electrónicos. Los datos deben archivarse en formato electrónico a prueba de revisión. Esto significa que se debe garantizar la invariabilidad y trazabilidad de modificaciones durante el plazo de conservación. Con ello se protege la documentación ante posibles falsificaciones. Además, los datos deben facilitarse a hacienda en un formato legible.
2. ¿Quién está obligado a conservar la información?
La obligación legal de conservación atañe fundamentalmente a todas las personas obligadas a llevar un registro de contabilidad o presentar un balance de ingresos y superávit. Esto significa, todos los comerciantes y sociedades mercantiles, (como por ejemplo GmbH (S.L.), KG (S.A.), OHG (Sociedad Colectiva), etc.), así como autónomos, manufactureros y agricultores/silvicultores, que superen un determinado límite de ventas y beneficios. Esto significa,
- manufactureros con una facturación anual superior a 600.000 € en el año natural o 60.000 € de beneficio en el año fiscal y
- agricultores y silvicultores con una facturación anual superior a 600.000 € o 60.000 € de beneficio en el año natural o que posean una superficie útil con un valor económico superior a 25.000 €, también están obligados a conservar determinada información, ya que a partir de dichos límites es obligatorio un registro de la contabilidad (artículo 141 (1) AO).
3. Plazos de conservación de documentos comerciales: ¿Qué se debe conservar durante cuánto tiempo?
En cuanto al plazo legal de conservación, el legislador distingue entre 6, 8 y 10 años para documentos, documentación y libros.
Para los siguientes documentos se aplica un plazo de conservación de 8 años:
- Documentos bancarios
- Registros contables
- Documentos contables
- Registros financieros
- Documentos de créditos
- Albaranes
- Nóminas
- Recibos
- Resguardos de contabilidad y facturas
- Declaraciones de impuestos
- Documentos fiscales
- Declaraciones tributarias y pagos a cuenta del IVA
Para los siguientes documentos se aplica un plazo de conservación de 6 años:
- Correspondencia mercantil o comercial recibida
- Reproducciones de correspondencia mercantil o comercial enviada
- Otros documentos, siempre y cuando sean relevantes para la tributación
Para los siguientes documentos se aplica un plazo de conservación de 10 años:
- Libros y registros
- Inventarios
- Estados financieros
- Informes de situación
- Documentos de aduana
Tenga en cuenta, que los plazos y obligaciones de conservación son válidos para Alemania. Las regulaciones legales pueden variar entre los países.
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¿Cómo se deben conservar los documentos (en papel o en formato electrónico)?
En principio, los datos deben conservarse en el formato en que se hayan recibido. Esto significa que una factura recibida en papel, por ejemplo, debe conservarse en papel. Si recibe una factura electrónica, por ejemplo, en formato EDIFACT, también debe guardarse en este formato.
Correcta conservación de documentos digitales
La obligación de conservar los documentos comerciales también se aplica a los documentos que están en formato digital, no en papel.
La ley estipula que los documentos deben conservarse siempre en el formato en que se hayan recibido. Si documentos como las facturas se reciben en formato digital o electrónico, también deben conservarse en este formato. Por ejemplo, si recibe una factura en formato EDIFACT (EDI), la factura debe conservarse en este formato.
Al conservar documentos comerciales, también debe garantizarse que se pueda acceder a ellos en cualquier momento dentro del plazo de conservación, que estén completos, sean correctamente legibles, estén sin cambios, sean trazables y que puedan ser analizados por una máquina, lo que debería permitir un análisis completo y comprensible. En este caso son de aplicación los principios para la adecuada gestión y conservación de libros, registros y documentos en formato electrónico, así como para el acceso a los datos (GoBD).
4. ¿Cuándo comienza el plazo de conservación?
Según el artículo 257 del Código de Comercio, el plazo de conservación comienza "…con la finalización del año natural, en el que se haya realizado el último registro en el libro de contabilidad, se haya realizado el inventario, se haya realizado el balance de apertura o el balance anual, se haya realizado el balance individual de conformidad con el artículo 325 párrafo 2a o el balance del consorcio, se haya recibido o enviado la carta comercial o se haya creado el resguardo de contabilidad."
5. ¿Cómo se destruyen los documentos comerciales después?
Si ya ha transcurrido el plazo de conservación de los documentos comerciales, ya pueden destruirse. Siempre que no sean necesarios. Si estos documentos contienen datos confidenciales, como datos internos de la empresa o datos personales, los documentos comerciales deben destruirse conforme al RGPD.
Incluso con la destrucción de documentos comerciales conforme a la normativa de la protección de datos, no importa en qué formato estén los documentos (por ejemplo, en formato electrónico o en papel). Los datos deben destruirse en cualquiera de sus formatos, de tal manera que se respete la protección de datos. Para los datos en papel, se recomienda una trituradora de papel con un nivel de seguridad P4. Para los datos electrónicos que se encuentran en soportes de datos como discos duros o memorias USB, también hay dispositivos para la destrucción de datos conforme al RGPD.
6. Sanciones por infracciones de la obligación de conservación
Si se infringe el plazo legal de conservación, es decir, si no se archiva la documentación correspondiente de forma correcta dentro del plazo de conservación, esto podría considerarse bajo determinadas circunstancias una puesta en peligro del impuesto o una evasión fiscal. Las multas pueden ser muy cuantiosas. Algunos casos graves pueden ser sancionados con penas de prisión.
Observaciones: Esto es un texto editorial del equipo de redacción. No incluye ninguna recomendación con respecto a las obligaciones ni los plazos de conservación. La información no es vinculante.
