- HSM
- Niszenie
- Inne
- Informacje dotyczące ochrony danych osobowych
- Przechowywanie
- Okresy dokumenty biznesowe
Okresy przechowywania dokumentów biznesowych
Zgodnie z prawem przedsiębiorcy mają obowiązek przechowywania określonych dokumentów, rejestrów i ksiąg rachunkowych. Podlegają one okresom przechowywania, tzn. okresom, w których te dokumenty, zapisy i rachunki muszą być archiwizowane lub przechowywane. W zależności od rodzaju dokumentu, obowiązuje 6-letni. 8-letni lub 10-letni okres przechowywania. Te okresy przechowywania i obowiązki muszą być przestrzegane, w przeciwnym razie istnieje ryzyko wystąpienia znacznych należności celnych, kar pieniężnych lub nawet pozbawienia wolności.
Ważnym celem tych wymagań jest możliwość przedstawienia tych dokumentów organom podatkowym, zwłaszcza w przypadku kontroli podatkowej.
1. Dlaczego istnieją okresy przechowywania dokumentów biznesowych?
Obowiązek przechowywania danych, rachunków, dokumentów i akt ma na celu zapewnienie możliwości weryfikacji transakcji biznesowych w okresie przechowywania. Okres przechowywania określa czas, w którym dokumenty, akta itp. podlegające przechowywaniu muszą być archiwizowane.
Przede wszystkim organy podatkowe muszą mieć możliwość dostępu do dokumentów podczas kontroli podatkowej.
Jeżeli dokumenty te nie są prawidłowo zarchiwizowane lub przechowywane przez określony okres przechowywania, organy podatkowe mogą zakwestionować całą dokumentację księgową przedsiębiorstwa, ponieważ nie można ustalić podstawy opodatkowania z powodu niepełnej dokumentacji. Oznacza to, że obrót firmy jest szacowany przez organy podatkowe. Ta metoda szacowania często prowadzi do wyższych obrotów, a tym samym do wyższego zobowiązania podatkowego przedsiębiorstw.
Podstawa prawna obowiązku przechowywania
Zarówno prawo handlowe, jak i podatkowe regulują obowiązek prowadzenia dokumentacji, dokumentów i ksiąg rachunkowych. Ponadto Federalne Ministerstwo Finansów wydało dodatkowe aneksy do dokumentów w formie elektronicznej, tzw. zasady prawidłowego prowadzenia i przechowywania rachunków, akt i dokumentów w formie elektronicznej oraz dostępu do danych (niemiecki akronim GoBD).
- Obowiązek prowadzenia dokumentacji zgodnie z prawem handlowym (HGB): §257 niemieckiego kodeksu handlowego (HGB) reguluje obowiązek prowadzenia dokumentacji zgodnie z prawem handlowym, jak również okresy przechowywania dokumentacji dla przedsiębiorców.
- Obowiązek przechowywania dokumentacji fiskalnej (AO): niemiecki kodeks podatkowy (AO), w szczególności § 147 AO, reguluje przepisy podatkowe dotyczące przechowywania dokumentacji.
- GoBD: ponieważ obowiązek przechowywania dokumentacji dotyczy zarówno danych fizycznych, jak i elektronicznych, a dane muszą być przechowywane w formie, w jakiej zostały otrzymane, GoBD reguluje przechowywanie danych i dokumentów elektronicznych. Szczególną uwagę należy tu zwrócić na zgodną z audytem archiwizację danych w formie elektronicznej. Oznacza to, że w okresie przechowywania należy zagwarantować niezmienność i możliwość śledzenia zmian. Służy to ochronie przed fałszowaniem dokumentów. Ponadto dane te muszą być dostępne w formie czytelnej dla organów podatkowych.
2. Kto jest zobowiązany do przechowywania danych?
Zasadniczo wszystkie osoby, które są również zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych lub sporządzania rachunków obrotów i zysków, są zobowiązane do przechowywania dokumentacji. Oznacza to wszystkich przedsiębiorców i firmy (np. spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki jawne itp.), A także freelancerów, handlowców, rolników i leśników, którzy przekraczają określony limit obrotów i zysków. Tym samym
- przedsiębiorcy o rocznych obrotach powyżej 600 000 EUR lub rocznym zysku w wysokości 60 000 EUR oraz
- rolnicy i leśnicy, których roczny obrót przekracza 600 000 EUR lub roczny zysk przekracza 60 000 EUR lub którzy posiadają grunty rolne o wartości gospodarczej przekraczającej 25 000 EUR, są również zobowiązani do przechowywania określonych dokumentów, ponieważ prowadzenie księgowości jest obowiązkowe od tych limitów w górę (§141 (1) AO).
3. Okresy przechowywania dokumentów biznesowych: Jak długo należy przechowywać?
W odniesieniu do okresu przechowywania, prawo rozróżnia pomiędzy 6, 8 a 10 latami dla dokumentów, rejestrów i ksiąg rachunkowych.
W przypadku następujących dokumentów obowiązuje 8-letni okres przechowywania:
- Dokumenty bankowe i wyciągi z rachunków
- Dowody zaksięgowania
- Dokumenty księgowei bilansowe
- Dokumenty pożyczki
- Dokumenty kredytowe
- Dokumenty dostawy
- Wpływy z wynagrodzenia
- Pokwitowania
- Rachunki
- Deklaracje i dokumenty podatkowe
- Deklaracje podatkowe i deklaracje okresowe VAT
W przypadku następujących dokumentów obowiązuje 6-letni okres przechowywania:
- Otrzymane listy handlowe lub biznesowe
- Kopie wysyłanych pism handlowych lub biznesowych
- Inne dokumenty, o ile są istotne dla celów podatkowych
W przypadku następujących dokumentów obowiązuje 10-letni okres przechowywania:
- Ewidencja i księgi
- Inwentarz
- Sprawozdania roczne
- Raporty sytuacyjne
- Dokumenty celne
Należy pamiętać, że podane okresy przechowywania obowiązują w Niemczech. W zależności od kraju, przepisy prawne mogą się różnić.
-
Okresy przechowywania | PDF | 38.9 KB
Jak należy przechowywać dokumenty (papierowe lub elektroniczne)?
Zasadniczo dane muszą być przechowywane w formie, w jakiej zostały otrzymane. Oznacza to, że otrzymana np. faktura papierowa musi być przechowywana w formie papierowej. Jeśli otrzymasz fakturę elektroniczną, na przykład w formacie EDIFACT, należy ją również zapisać w tym formacie.
Prawidłowe przechowywanie dokumentów cyfrowych
Obowiązek przechowywania dokumentów biznesowych dotyczy również dokumentów, które mają postać cyfrową, a nie papierową.
Prawo stanowi, że dokumenty muszą być zawsze przechowywane w takiej formie, w jakiej zostały otrzymane. Jeśli dokumenty, takie jak faktury, są odbierane w formie cyfrowej lub elektronicznej, muszą być również przechowywane w tym formacie. Przykładowo, jeśli otrzymasz fakturę w formacie EDIFACT (EDI), faktura musi być przechowywana w tym samym formacie.
Podczas przechowywania dokumentów biznesowych należy również zapewnić, że można je odzyskać, kompletne, mogą być poprawnie odczytane, niezmienione, możliwe do prześledzenia i poddane ocenie maszynowej w dowolnym momencie okresu przechowywania. Powinno to umożliwić pełną i przejrzystą kontrolę. Obowiązują tu zasady prawidłowego zarządzania i przechowywania ksiąg, ewidencji i dokumentów w formie elektronicznej oraz dostępu do danych (GoBD).
4. Kiedy zaczyna obowiązywać obowiązek przechowywania?
Zgodnie z § 257 kodeksu handlowego okres przechowywania "...rozpoczyna się z końcem roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu do ewidencji księgowej, sporządzono spis inwentarza, bilans otwarcia lub zatwierdzone roczne sprawozdanie finansowe, jednostkowe sprawozdanie finansowe zgodnie z § 325 ust. 2a lub sporządzone skonsolidowane sprawozdanie finansowe, otrzymano lub wysłano pismo handlowe lub utworzono dokument księgowy.
5. W jaki sposób następnie niszczysz dokumenty biznesowe?
Jeśli minął okres przechowywania dokumentów biznesowych, dokumenty biznesowe mogą zostać poddane zniszczeniu. Oczywiście tylko wtedy, gdy nie są już potrzebne. Jeśli dokumenty te zawierają dane wrażliwe, takie jak dane wewnętrzne firmy lub dane osobowe, dokumenty biznesowe muszą zostać zniszczone zgodnie z RODO.
Także przy zgodnym z ochroną danych sposobie niszczeniu dokumentów biznesowych nie ma znaczenia, w jakiej formie dokumenty są dostępne (np. elektroniczna czy papierowa). Dane muszą zostać zniszczone w dowolnej formie w sposób zapewniający przestrzeganie ochrony danych. W przypadku danych w formie papierowej zalecana jest niszczarka dokumentów o poziomie zabezpieczeń P-4. W przypadku danych elektronicznych znajdujących się na nośnikach danych, takich jak dyski twarde lub pendrive’y, istnieją również urządzenia do niszczenia danych zgodne z RODO.
6. Kary za wykroczenia przeciwko obowiązkowi przechowywania
Jeżeli obowiązek przechowywania dokumentacji został naruszony, tzn. odpowiednie dokumenty i zapisy nie zostały prawidłowo zarchiwizowane w okresie przechowywania, może to w pewnych okolicznościach być interpretowane jako ryzyko podatkowe lub nawet uchylanie się od opodatkowania. W tym przypadku mogłyby zostać nałożone znaczne grzywny. W niektórych poważnych przypadkach może nawet zostać orzeczona kara więzienia.
Informacja: To jest tekst redakcyjny od redakcji. Nie nastąpi porada na temat obowiązków przechowywania i okresów przechowywania. Wszystkie informacje są niewiążące.
