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Destruction Sécurisée de Documents pour Secrétaires et Assistants –
Trois réponses à des questions importantes
Organisation, coordination, documentation – les secrétaires et assistants de direction manipulent chaque jour de nombreux documents sensibles, dont beaucoup sont encore sur papier ou autres supports analogiques. Lorsqu’ils ne sont plus nécessaires, ils doivent être éliminés avec soin. Mais que faut-il prendre en compte pour une destruction sécurisée des documents ?
Vous trouverez ici les réponses à trois questions fréquemment posées.
1. Quels: documents d’entreprise doivent être détruits de manière sécurisée et pourquoi?
2. Qui: est responsable de la destruction des documents?
3. Comment: détruire les documents en conformité avec la protection des données?
1. Quels documents d’entreprise doivent être détruits de manière sécurisée et pourquoi ?
Du point de vue du Règlement général sur la protection des données (RGPD), les données personnelles sont particulièrement sensibles. Cela inclut, par exemple, le nom, l’adresse, les adresses e-mail, les numéros de compte ou encore les informations sur l’appartenance syndicale.
Au plus tard lorsque les assistants et secrétaires travaillent avec les services du personnel ou de la comptabilité, des dossiers contenant ces informations se retrouvent sur leurs bureaux. Il est alors essentiel de veiller à ce que des personnes non autorisées ne puissent pas y accéder ni les consulter. Cela concerne également les documents déjà triés. Dans le cas contraire, des amendes élevées sont prévues par le RGPD.
Du point de vue de l’entreprise, de nombreux autres documents commerciaux peuvent également être sensibles, par exemple parce qu’ils contiennent des informations internes. Les assistants et secrétaires, en raison de leur rôle d’interface et de leur position de confiance auprès de la direction, traitent souvent des documents particulièrement sensibles. Lorsqu’ils ne sont plus nécessaires ou que les délais légaux de conservation sont expirés, ils doivent être détruits de manière sécurisée afin d’empêcher tout accès non autorisé.
2. Qui est responsable de la destruction des documents ?
La responsabilité incombe toujours à l’entreprise où les données ont été générées. Certaines sociétés externalisent la destruction des documents à des prestataires spécialisés, car elles veulent éviter la charge de l’élimination et pensent ainsi transférer la responsabilité des données sensibles. C’est pourtant une erreur : en cas de violation de la protection des données, l’entreprise d’origine reste responsable conformément au RGPD. Cela vaut même si la faute incombe clairement au prestataire. Lorsque des documents sensibles passent par de nombreuses étapes avant leur destruction, le risque augmente qu’une personne non autorisée y accède. Les conséquences doivent alors être assumées uniquement par l’entreprise d’origine.
3. Comment détruire les documents en conformité avec la protection des données ?
Les données sensibles qui ne sont plus nécessaires devraient idéalement être détruites directement sur place. Moins il y a de personnes, même en interne, qui y ont accès, plus le risque de violation de la protection des données est faible. Il est donc recommandé d’équiper chaque bureau d’un destructeur de documents conforme au RGPD. Les secrétaires ou assistants, tout comme la direction, devraient disposer de leur propre appareil à leur poste de travail. Tous les destructeurs doivent répondre au minimum au niveau de sécurité P-4, ce qui les rend adaptés aux documents particulièrement sensibles, confidentiels et personnels. Ces appareils découpent le papier en tellement de morceaux qu’il serait pratiquement impossible de le reconstituer. Selon le modèle, ils peuvent également détruire en toute sécurité d’autres supports, tels que des CD, des films ou des clés USB.
