- HSM
- Измельчение
- Другое
- Информация о защите данных
- Профессиональные группы
- уничтожение документов для ассистентов
Безопасное Уничтожение Документов для Секретарей и Ассистентов –
Три ответа на важные вопросы
Организация, координация, документация – секретари и помощники руководства ежедневно работают с множеством конфиденциальных бизнес-документов, многие из которых всё ещё находятся на бумаге или других аналоговых носителях. Когда они больше не нужны, их необходимо тщательно уничтожить. Но на что следует обратить внимание при безопасном уничтожении документов?
Здесь вы найдете ответы на три часто задаваемых вопроса.
1. Jakie: dokumenty firmowe należy bezpiecznie zniszczyć i dlaczego?
2. Kto: jest odpowiedzialny za niszczenie dokumentów?
3. Jak: należy niszczyć dokumenty zgodnie z przepisami o ochronie danych?
1. Какие бизнес-документы необходимо уничтожать безопасно и почему?
С точки зрения Общего регламента по защите данных (GDPR) персональные данные являются особенно чувствительными. К ним относятся, например, имя, адрес, адрес электронной почты, номера счетов или сведения о членстве в профсоюзе.
Когда помощники и секретари работают с отделом кадров или бухгалтерией, документы с такой информацией неизбежно оказываются на их столах. Важно обеспечить, чтобы посторонние лица не имели доступа к этим данным и не могли их просматривать. Это касается также уже отсортированных документов. В противном случае согласно GDPR грозят крупные штрафы.
С точки зрения компании многие другие деловые документы также могут быть конфиденциальными, например, если они содержат внутреннюю информацию. Помощники и секретари, благодаря своей роли посредника и особому доверию со стороны руководства, часто работают с особо чувствительными документами. Когда они больше не нужны или истекли установленные законом сроки хранения, их следует уничтожить безопасным способом, чтобы предотвратить несанкционированный доступ.
2. Кто несёт ответственность за уничтожение документов?
Ответственность всегда лежит на компании, в которой были созданы данные. Некоторые фирмы передают уничтожение документов специализированным подрядчикам, поскольку хотят избежать затрат на утилизацию и считают, что таким образом также передают ответственность за конфиденциальные данные. Однако это заблуждение: в случае нарушения правил защиты данных исходная компания всё равно несёт ответственность в соответствии с GDPR. Это верно даже тогда, когда ошибка явно на стороне подрядчика. Если конфиденциальные бизнес-документы проходят через множество этапов до уничтожения, риск того, что кто-то в цепочке получит к ним доступ, значительно возрастает. Последствия придётся нести исключительно исходной компании.
3. Как уничтожать документы в соответствии с требованиями по защите данных?
Конфиденциальные данные, которые больше не нужны, следует уничтожать непосредственно на месте. Чем меньше людей, даже внутри компании, имеют к ним доступ, тем ниже риск нарушения правил защиты данных. Поэтому рекомендуется оснастить каждый офис уничтожителем документов, соответствующим требованиям GDPR. Секретари или помощники, так же как и руководство, должны иметь собственное устройство на рабочем месте. Все шредеры должны соответствовать как минимум уровню безопасности P-4, то есть подходить для особо чувствительных, конфиденциальных и персональных документов. Такие устройства измельчают бумагу на такое количество частей, что восстановить её было бы практически невозможно. В зависимости от комплектации они также могут безопасно уничтожать другие носители, такие как CD, плёнки или USB-накопители.
