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Sichere Aktenvernichtung für Sekretär:innen und die Assistenz –
drei Antworten auf wichtige Fragen
Organisation, Koordination, Dokumentation – Sekretär:innen und Assistent:innen der Geschäftsführung haben während ihrer Arbeit täglich mit vielen sensiblen Geschäftsunterlagen zu tun – viele davon noch auf Papier oder anderen analogen Datenträgern. Werden diese nicht mehr gebraucht, müssen sie gewissenhaft entsorgt werden. Aber was muss man bei der sicheren Aktenvernichtung beachten?
Hier finden Sie die Antworten auf drei häufig gestellte Fragen.
1. Welche: Geschäftsunterlagen müssen sicher entsorgt werden und warum?
2. Wer: ist Verantwortlich für die Aktenvernichtung verantwortlich?
1. Welche Geschäftsunterlagen müssen sicher entsorgt werden und warum?
Aus Sicht der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sind vor allem personenbezogene Daten besonders schützenswert, dazu gehören beispielsweise Name, Anschrift, E-Mail-Adressen, Kontonummern oder auch Angaben zur Gewerkschaftszugehörigkeit.
Spätestens, wenn Assistenten und Sekretärinnen mit den Bereichen Personal oder Buchhaltung zu tun haben, landen Akten mit solchen Informationen auch auf ihren Schreibtischen. Dann gilt es sicherzustellen, dass Unbefugte nicht darauf zugreifen oder sie einsehen können. Das betrifft auch bereits aussortierte Unterlagen. Andernfalls drohen gemäß DSGVO hohe Bußgelder.
Aus Sicht eines Unternehmens können darüber hinaus noch viele weitere Geschäftspapiere schützenswert sein, etwa weil sie Unternehmensinterna beinhalten. Gerade Assistenten und Sekretärinnen haben aufgrund ihrer Schnittstellenfunktion und besonderen Vertrauensposition zum Geschäftsführer oft mit besonders sensiblen Unterlagen zu tun. Werden diese nicht mehr gebraucht oder sind die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vorbei, sollten sie zugriffs-(sicher) vernichtet werden.
2. Wer ist für die Aktenvernichtung verantwortlich?
In der Verantwortung ist immer das Unternehmen, in dem die Daten angefallen sind. Manche Firmen lagern die Aktenvernichtung an spezielle Dienstleister aus, da sie den Aufwand der Entsorgung scheuen und glauben, damit auch die Verantwortung für die sensiblen Daten abzugeben. Das ist aber ein Trugschluss: Bei Verstößen gegen den Datenschutz haftet nämlich nach DSGVO trotzdem das Ursprungsunternehmen. Das gilt sogar dann, wenn der Fehler eindeutig beim Dienstleister liegt. Durchlaufen sensible Geschäftsunterlagen viele Stationen bis zur Vernichtung, erhöht sich zudem das Risiko, dass irgendwo in der Kette jemand darauf zugreift, der es nicht sollte. Mit den Folgen muss dann allein das Ursprungsunternehmen zurechtkommen.
3. Wie entsorgt man Akten datenschutzsicher?
Sensible Daten, die nicht mehr benötigt werden, sollten bestenfalls direkt an Ort und Stelle vernichtet werden. Je weniger Personen, auch intern, Zugriff darauf haben, desto geringer ist das Risiko für Datenschutzverstöße. Es empfiehlt sich deshalb, einen DSGVO-konformen Aktenvernichter für jedes Büro anzuschaffen. Sekretärinnen oder Assistenten sollten, genauso wie die Geschäftsleitung selbst, über ein eigenes Gerät an ihrem Platz verfügen. Alle Schredder müssen mindestens der Sicherheitsstufe P-4 entsprechen, also für besonders sensible, vertrauliche und auch personenbezogene Unterlagen geeignet sein. Solche Geräte zerstören Papier in so viele Teile, dass es nur mit außergewöhnlichem Aufwand möglich wäre, es wieder zusammenzusetzen. Abhängig von der Ausstattung können sie zudem auch weitere Medien sicher vernichten, wie CDs, Folien oder USB-Sticks.
