- HSM
- Niszenie
- Inne
- Informacje dotyczące ochrony danych osobowych
- Grupy Zawodowe
- niszczenie dokumentów dla asystentów
Bezpieczne Niszczenie Dokumentów dla Sekretarek i Asystentów –
Trzy odpowiedzi na ważne pytania
Organizacja, koordynacja, dokumentacja – sekretarki i asystenci zarządu codziennie mają do czynienia z wieloma poufnymi dokumentami firmowymi, z których wiele nadal znajduje się na papierze lub innych nośnikach analogowych. Gdy nie są już potrzebne, należy je starannie zniszczyć. Ale na co trzeba zwrócić uwagę przy bezpiecznym niszczeniu dokumentów?
Tutaj znajdziesz odpowiedzi na trzy najczęściej zadawane pytania.
1. Jakie: dokumenty firmowe należy bezpiecznie zniszczyć i dlaczego?
2. Kto: jest odpowiedzialny za niszczenie dokumentów?
3. Jak: należy niszczyć dokumenty zgodnie z przepisami o ochronie danych?
1. Jakie dokumenty firmowe należy bezpiecznie zniszczyć i dlaczego?
Z punktu widzenia ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) dane osobowe są szczególnie chronione. Należą do nich na przykład imię i nazwisko, adres, adresy e-mail, numery kont czy informacje o przynależności do związków zawodowych.
Gdy asystenci i sekretarki mają do czynienia z działem kadr lub księgowością, dokumenty zawierające takie informacje trafiają na ich biurka. Wówczas należy zadbać o to, aby osoby nieuprawnione nie miały do nich dostępu ani możliwości wglądu. Dotyczy to również dokumentów już wycofanych z obiegu. W przeciwnym razie grożą wysokie kary zgodnie z RODO.
Z punktu widzenia firmy wiele innych dokumentów może być również poufnych, na przykład ze względu na zawarte w nich informacje wewnętrzne. Asystenci i sekretarki, ze względu na swoją rolę pośrednika i zaufaną pozycję wobec zarządu, często mają do czynienia ze szczególnie wrażliwymi dokumentami. Gdy nie są już potrzebne lub minęły ustawowe okresy przechowywania, należy je bezpiecznie zniszczyć, aby zapobiec nieuprawnionemu dostępowi.
2. Kto jest odpowiedzialny za niszczenie dokumentów?
Odpowiedzialność zawsze spoczywa na firmie, w której dane zostały wygenerowane. Niektóre przedsiębiorstwa zlecają niszczenie dokumentów wyspecjalizowanym usługodawcom, ponieważ chcą uniknąć wysiłku związanego z utylizacją i sądzą, że w ten sposób przekazują również odpowiedzialność za dane wrażliwe. To jednak błędne przekonanie: w przypadku naruszenia przepisów o ochronie danych pierwotna firma nadal ponosi odpowiedzialność zgodnie z RODO. Dotyczy to nawet sytuacji, gdy błąd leży jednoznacznie po stronie usługodawcy. Jeśli poufne dokumenty przechodzą przez wiele etapów przed zniszczeniem, ryzyko, że ktoś w łańcuchu uzyska do nich dostęp, znacznie wzrasta. Konsekwencje musi ponieść wyłącznie pierwotna firma.
3. Jak należy niszczyć dokumenty zgodnie z przepisami o ochronie danych?
Dane wrażliwe, które nie są już potrzebne, należy najlepiej zniszczyć bezpośrednio na miejscu. Im mniej osób, nawet wewnętrznych, ma do nich dostęp, tym mniejsze ryzyko naruszenia przepisów o ochronie danych. Zaleca się więc wyposażenie każdego biura w niszczarkę dokumentów zgodną z RODO. Sekretarki lub asystenci, podobnie jak kierownictwo, powinni mieć własne urządzenie przy swoim stanowisku pracy. Wszystkie niszczarki muszą spełniać co najmniej poziom bezpieczeństwa P-4, co oznacza, że nadają się do dokumentów szczególnie wrażliwych, poufnych i osobowych. Takie urządzenia tną papier na tak wiele części, że jego ponowne złożenie byłoby praktycznie niemożliwe. W zależności od wyposażenia mogą również bezpiecznie niszczyć inne nośniki, takie jak płyty CD, folie czy pamięci USB.
