Organización de la oficina: consejos para un lugar de trabajo ordenado

Como en la vida, mantener el orden es esencial para alcanzar el éxito en la oficina. El reto de ordenar en el lugar de trabajo puede convertirse en una gran tarea. Por lo tanto, es mejor que desde un principio no surja el desorden. Nuestros consejos y trucos le ayudarán a organizar su oficina.

Orden en la oficina: estos son los obstáculos que deberá superar

Una cosa está clara, en la oficina también debe haber orden. De hecho, una estructura de archivado clara es muy importante, sobre todo en la oficina. Esta es la única forma de cumplir con los plazos, organizar y celebrar reuniones importantes con los clientes y recuperar documentos.

Para mantener el orden en la oficina, hay tres ámbitos a los que se debe prestar especial atención.

Consejo n.º 1: ordenar la oficina mediante la gestión del tiempo

¡El refrán dice «el tiempo es oro» por una razón! Para que una empresa funcione sin problemas, todos los procesos de trabajo deben diseñarse de la forma más eficaz y eficiente posible, para ahorrar tiempo y recursos.

La planificación del tiempo es una de las herramientas más importantes para organizar el lugar de trabajo. Las oficinas suelen tener un sistema de calendario (virtual) en el que se almacenan las citas y los plazos importantes. Además, es importante que las empresas den a sus empleados tiempo suficiente para ordenar la oficina. Esto no solo incluye poner la taza de café en el lavavajillas al final de la jornada laboral, sino que tampoco se debe descuidar el mantenimiento de los datos y el archivado de los documentos.

Consejo n.º 2: ordenar el escritorio mediante ingeniosos sistemas de archivado

Otro de los desafíos para mantener el orden en la oficina es archivar los documentos y los archivos. En este punto, un sistema de archivado adecuado contribuye a la organización, porque en su lugar de trabajo no solo hay datos digitales, sino también numerosos documentos en papel. Las siguientes estrategias han demostrado su eficacia a la hora de clasificar archivos y organizar documentos en la oficina:

Sistemas de archivado con carpetas de diferentes colores.
Diferentes compartimentos o cestas de archivado para clasificar los documentos entrantes.
Etiquetado cuidadoso de carpetas y compartimentos de archivado y uso de sistemas de colores.

Consejo n.º 3: organizar la oficina mediante soluciones de software

Gracias al avance de la digitalización, muchas oficinas dependen cada vez menos de los documentos y los datos analógicos. En cambio, vale la pena invertir en un software inteligente que facilite la organización. De este modo, se puede evitar en gran medida la clasificación de documentos en la oficina para lograr utilizar el menor papel posible en el entorno de trabajo.

Las soluciones de software como Microsoft Outlook, Office 365 o Google Workspace suelen ser la base del orden en el lugar de trabajo. Las oficinas apuestan por estos programas porque permiten que cada empleado se organice el trabajo solo o en equipo y simplifican la comunicación con los clientes. Además, hoy en día existe un software adicional para casi todas las empresas que facilita la organización del trabajo y la oficina, ya sea un programa para concertar citas en consultorios médicos o un software de arquitectura para la documentación de las obras.

Orden en la oficina en casa

En la oficina en casa también se deben evitar las grandes pilas de papel, que amenazan con caerse al más mínimo soplo de aire. Mantenga la oficina ordenada también en casa. Allí, los sistemas de archivado existentes deben conservarse tanto como sea posible. ¡También debe prestar atención a la protección de datos cuando trate datos confidenciales en su oficina en casa! Aquí puede obtener más información sobre la protección de datos para su oficina en casa.

La eliminación adecuada de documentos y soportes de datos forma parte de la organización de la oficina, tanto en la oficina como en casa, de modo que también deben observarse algunas reglas al respecto.

Organización del archivado en la oficina con destructoras de documentos de HSM

Al ordenar la oficina, los documentos desechados y archivados no deben simplemente acumularse en un trastero hasta que ya no haya espacio suficiente y se deba encontrar una solución. Un buen sistema de archivado permite ver de inmediato qué documentos se pueden destruir y cuándo.

Esto es muy importante porque la legislación alemana, a través del Reglamento General de protección de Datos (RGPD), especifica exactamente cuánto tiempo deben conservarse los datos. Este plazo de conservación varía según el tipo de documento. Una vez ha expirado el plazo, los documentos y los soportes de datos se pueden eliminar correctamente.

Al destruir documentos, uno piensa inmediatamente en pasar los documentos de papel por la destructora, pero destruir datos puede ser mucho más complicado hoy en día. Desde hace mucho tiempo, las empresas han dejado de depender únicamente de documentos en papel. Por lo tanto, clasificar los archivos también incluye una eliminación adecuada de los soportes de datos ópticos, magnéticos y electrónicos o los discos duros.

Destrucción de documentos analógicos y archivados

Los documentos de papel en los que se almacenan los datos no deben simplemente desecharse en la papelera, sino que deben destruirse correctamente. Esta destrucción de datos puede realizarse a nivel interno o externo. En el caso de la destrucción de datos externa, los documentos a destruir se recopilan y se entregan a un proveedor de servicios externo. Sin embargo, transportar los documentos siempre genera el riesgo de que los datos caigan en las manos equivocadas. Puede encontrar más información sobre este tema en nuestra guía para la destrucción de datos a nivel interno o externo.

De modo que se recomienda la destrucción de datos interna. Una destructora de documentos situada directamente en el escritorio o en una oficina grande le permite triturar documentos de papel de forma rápida y sencilla. De este modo conseguirá el máximo nivel de protección de los datos y, al mismo tiempo, podrá organizar su archivado en la oficina.

En función del tamaño de la oficina, existen diferentes tipos de destructoras de documentos. Para una oficina pequeña en la que entre una y tres personas utilizan la destructora, recomendamos el HSM SECURIO C16 con ahorro de energía. Descubra otras destructoras de documentos inteligentes para oficinas pequeñas y medianas, así como para oficinas grandes y departamentos enteros.

Organización de la oficina mediante la eliminación de soportes de datos y medios de almacenamiento digitales:

Los medios de almacenamiento digitales no deben eliminarse con la basura doméstica, sobre todo si contienen datos confidenciales.

Estos son los soportes de datos y los medios de almacenamiento digitales más comunes:

• Soportes de datos ópticos (por ejemplo, CD)
• Soportes de datos magnéticos (por ejemplo, disquetes y tarjetas magnéticas)
• Soportes de datos electrónicos (por ejemplo, memorias USB y tarjetas con chip)
• Discos duros

Mantener su oficina ordenada es así de fácil

La mayoría de las personas pasan alrededor de cuarenta horas a la semana en la oficina o en la oficina en casa. Por lo tanto, es de suma importancia que exista un ambiente de trabajo agradable en el que uno se sienta cómodo. Un lugar de trabajo ordenado y organizado desempeña un papel importante para conseguirlo, además de permitir un trabajo más eficiente y rentable.

Los factores que garantizan una oficina ordenada son una correcta gestión del tiempo, un buen archivado de documentos y una estructura de carpetas, así como el software adecuado. Una eliminación adecuada de los documentos y los soportes de datos también es de suma importancia en la organización de la oficina. Y las destructoras de documentos y de medios de alta calidad y prácticas de HSM le ayudarán a conseguirlo.