Организация работы офиса: советы по надлежащему оформлению рабочего места

Как это часто бывает в жизни, порядок является основным условием успеха и в офисе. Однако создание порядка на рабочем месте может стать серьезной задачей. Поэтому в первую очередь лучше избегать беспорядка. Наши советы и рекомендации помогут вам организовать работу вашего офиса.

Порядок в офисе: препятствия, которые вам придется преодолеть

Одно ясно даже в офисе: порядок – обязательное условие. На самом деле четкая структура хранения очень важна, особенно в офисе. Это единственный способ уложиться в сроки, организовать и провести важные встречи с клиентами и снова найти документы.

При этом существуют три области организации работы офиса, на которые следует обратить особое внимание.

Совет #1: порядок в офисе благодаря тайм-менеджменту

Поговорка «время – деньги» не лишена оснований! Чтобы предприятие работало бесперебойно, все рабочие процессы должны быть организованы максимально эффективно и результативно. Это позволяет экономить время и ресурсы.

В этом контексте планирование времени является одним из самых важных инструментов в организации рабочего места. В офисах обычно есть (виртуальный) календарь, в котором сохранены важные встречи и сроки. Кроме того, важно, чтобы работодатели предоставляли своим сотрудникам достаточно времени для создания порядка в офисе. Сюда входит не только помещение кофейной чашки в посудомоечную машину в конце рабочего дня. Не следует также пренебрегать вводом данных и подшивкой документов.

Совет #2: порядок на рабочем столе благодаря продуманной системе хранения документов

Еще одна задача для наведения порядка в офисе: подшивка документов и актов. В этом случае в организации помогает подходящая система хранения. Ведь на рабочем месте в офисе скапливаются не только цифровые данные, но и множество документов в бумажном виде. Для сортировки бумаг и упорядочения документов в офисе хорошо зарекомендовали себя следующие стратегии:

Системы папок с различными цветными папками и файлами
Различные лотки или корзины для сортировки входящих документов
Тщательная маркировка папок и лотков для хранения и использование цветовых систем

Совет #3: организация работы офиса с помощью программных решений

В связи с развитием цифровых технологий многие офисы все меньше полагаются на аналоговые документы и данные. Вместо этого стоит инвестировать в интеллектуальное программное обеспечение, которое облегчает организацию. Таким образом, можно в значительной степени избежать сортировки документов в офисе и сделать рабочую среду максимально безбумажной.

Такие программные решения, как Microsoft Outlook, Office 365 или Google Workspace, часто являются основой порядка на рабочем месте. Офисы полагаются на эти программы, поскольку они позволяют организовать работу каждого сотрудника в отдельности или в команде и упрощают общение с клиентами. Более того, практически для каждой компании сегодня существует дополнительное программное обеспечение, облегчающее работу и организацию офиса – будь то программа для составления расписания приемов во врачебной практике или программное обеспечение архитектора для ведения строительной документации.

Порядок в домашнем офисе

В домашнем офисе также следует избегать высоких стопок бумаги, которые грозят развалиться при малейшем дуновении ветра. Поддерживайте порядок и в домашнем офисе. Существующие системы хранения должны максимально использоваться. Кроме того, при работе с конфиденциальными данными в домашнем офисе необходимо уделять внимание защите данных! Здесь вы можете узнать больше о защите данных в домашнем офисе.

Организация работы офиса включает в себя правильную утилизацию документов и носителей информации как в офисе, так и дома. Здесь также необходимо соблюдать некоторые правила.

Упорядочение хранения документов в офисе с помощью уничтожителей документов от HSM

При наведении порядка в офисе ненужные и оставленные на хранение документы не следует просто складировать в помещении для хранения, пока не закончится свободное место и не придется искать решение. Хорошая система хранения документов позволяет сразу понять, какие документы могут быть уничтожены и когда.

Это особенно важно, поскольку немецкие законодатели точно определяют, как долго должны храниться данные, в Общем регламенте о защите данных (DSGVO). Этот срок хранения зависит от типа документа. По истечении срока документы и носители информации могут быть утилизированы надлежащим образом.

Когда речь заходит об уничтожении документов, сразу вспоминаются бумажные документы, пропущенные через шредер. Однако в наше время уничтожение данных может быть несколько сложнее. Предприятия уже давно перестали полагаться исключительно на бумажные документы. Поэтому приведение архива в порядок включает также надлежащую утилизацию оптических, магнитных и электронных носителей информации или жестких дисков.

Уничтожение аналоговых архивных документов

Бумажные документы, в которых хранятся данные, нельзя просто выбрасывать в корзину для мусора. Вместо этого они должны быть надлежащим образом измельчены. Такое уничтожение данных может быть выполнено как внутри компании, так и за ее пределами. При внешнем уничтожении данных документы, подлежащие уничтожению, собираются и передаются внешнему поставщику услуг. Однако транспортировка документов всегда создает риск попадания данных в чужие руки. Более подробную информацию по этой теме вы можете найти в нашем руководстве «Внутреннее и внешнее уничтожение данных».

Именно поэтому рекомендуется внутреннее уничтожение данных. Уничтожитель документов непосредственно на рабочем столе или в большом офисном помещении позволяет быстро и легко уничтожать бумажные документы. Таким образом, вы достигаете высочайшего уровня защиты данных и одновременно можете организовать делопроизводство в офисе.

В зависимости от размера офиса предлагаются различные уничтожители документов. Для небольшого офиса, где шредером пользуются от одного до трех человек, мы рекомендуем энергосберегающую модель HSM SECURIO C16. Познакомьтесь с другими интеллектуальными уничтожителями документов для малых и средних офисов, а также для больших офисных помещений и целых отделов.

Организация работы офиса путем утилизации цифровых носителей информации и данных:

Даже ненужные цифровые носители информации не следует просто выбрасывать в бытовые отходы, особенно если на них хранятся конфиденциальные данные.

К наиболее распространенным цифровым носителям информации и данных относятся:

• оптические носители информации (например, компакт-диски)
• магнитные носители информации (например, дискеты, магнитные карты)
• электронные носители информации (например, USB-накопители, чип-карты)
• жесткие диски

Так легко поддерживать порядок в офисе

Большинство людей проводят в офисе или домашнем офисе около сорока часов в неделю. Поэтому тем более важно, чтобы там была приятная рабочая атмосфера, в которой люди чувствовали бы себя комфортно. Организованное и упорядоченное рабочее место играет здесь важную роль, а также позволяет работать более эффективно и экономично.

Факторами, обеспечивающими порядок в офисе, являются правильный тайм-менеджмент, хорошая система хранения документов и структура папок, а также подходящее программное обеспечение. Надлежащая утилизация документов и ненужных носителей информации также чрезвычайно важна для организации работы офиса. Именно здесь вам могут помочь высококачественные и практичные уничтожители документов и носителей информации от HSM.