Büroorganisation: Tipps für einen ordentlichen Arbeitsplatz

Wie so oft im Leben ist Ordnung auch im Büro das A und O für Erfolg. Dabei kann das Unterfangen, Ordnung am Arbeitsplatz zu schaffen, zu einer großen Aufgabe werden. Besser ist es deshalb, erst gar keine Unordnung aufkommen zu lassen. Unsere Tipps und Tricks unterstützen Sie bei der Büroorganisation.

Ordnung im Büro: diese Hürden müssen Sie bewältigen

Eines ist klar, auch im Büro: Ordnung muss sein. Tatsächlich ist eine übersichtliche Ablagestruktur besonders im Büro sehr wichtig. Nur so können Deadlines eingehalten, wichtige Kundengespräche organisiert und geführt und Dokumente wiedergefunden werden.

Dabei gibt es bei der Büroordnung drei Bereiche, denen Sie besondere Beachtung schenken sollten.

Tipp #1: Ordnung im Büro durch Zeitmanagement

Das Sprichwort lautet nicht umsonst „Zeit ist Geld“! Damit ein Unternehmen reibungslos funktioniert, sollten alle Arbeitsabläufe so effektiv und effizient wie möglich gestaltet werden. Das spart Zeit und Ressourcen.

Dabei gehört Zeitplanung zu den wichtigsten Werkzeugen bei der Organisation am Arbeitsplatz. Büros verfügen meist über ein (virtuelles) Kalendersystem, in dem wichtige Termine und Deadlines hinterlegt sind. Zusätzlich ist es wichtig, dass Arbeitgeber ihren Angestellten genug Zeit einräumen, um Ordnung im Büro zu schaffen. Dazu gehört nicht nur, die Kaffeetasse am Ende des Arbeitstags in die Spülmaschine zu stellen. Auch das Einpflegen von Daten und die Ablage von Dokumenten darf nicht zu kurz kommen.

Tipp #2: Ordnung am Schreibtisch dank durchdachten Ablagesystemen

Eine weitere Herausforderung für Ordnung im Büro: die Ablage von Dokumenten und Akten. An dieser Stelle hilft ein geeignetes Ablagesystem bei der Organisation. Denn am Arbeitsplatz im Büro fallen nicht nur digitale Daten, sondern immer noch viele Akten in Papierform an. Um im Büro Akten zu sortieren und Unterlagen zu organisieren, haben sich folgende Strategien bewährt:

Ordnersysteme mit verschiedenfarbigen Mappen und Aktenfolien
unterschiedliche Ablagefächer oder -körbe zur Sortierung eingehender Dokumente
sorgfältige Beschriftung von Ordnern und Ablagefächern und der Einsatz von Farbsystemen

Tipp #3: Das Büro organisieren mithilfe von Softwarelösungen

Aufgrund der fortschreitenden Digitalisierung setzen viele Büros immer weniger auf analog vorliegende Akten und Daten. Stattdessen zahlt es sich aus, in intelligente Software zu investieren, die die Organisation erleichtert. So kann Akten-Sortieren im Büro weitgehend vermieden und das Arbeitsumfeld so papierarm wie möglich gestaltet werden.

Softwarelösungen wie Microsoft Outlook, Office 365 oder Google Workspace sind häufig die Grundlage für Ordnung am Arbeitsplatz. Büros setzen auf diese Programme, denn sie erlauben organisiertes Arbeiten für jeden Arbeitnehmer allein oder im Team und vereinfachen die Kommunikation mit Kunden. Zudem gibt es heute für fast jedes Unternehmen zusätzliche Software, die die Arbeit und Büroorganisation erleichtert – sei es ein Programm zur Terminvergabe in Arztpraxen oder Architektensoftware für die Baudokumentation.

Ordnung im Büro zuhause

Hohe Papierstapel, die schon beim kleinsten Windhauch drohen, in sich zusammenzustürzen, sollten auch im Homeoffice vermieden werden. Sorgen Sie auch zuhause für Ordnung im Büro. Bereits bestehende Ablage-Systeme sollten dort so gut wie möglich beibehalten werden. Außerdem müssen Sie im Umgang mit sensiblen Daten auch im Homeoffice auf Datenschutz achten! Hier lernen Sie mehr zum Thema Datenschutz im Homeoffice.

Zur Büroorganisation gehört sowohl im Büro als auch zuhause die fachgerechte Entsorgung von Akten und Datenträgern. Hier gibt es ebenfalls einige Regeln zu beachten.

Büroablage organisieren mit Aktenvernichtern von HSM

Beim Büro aufräumen dürfen auch ausrangierte und abgelegte Dokumente nicht einfach in einer Abstellkammer gehortet werden, bis der Platz nicht mehr ausreicht und gezwungenermaßen eine Lösung gefunden werden muss. Eine gute Aktenablage macht sofort ersichtlich, welche Dokumente wann vernichtet werden dürfen.

Dies ist besonders wichtig, da der deutsche Gesetzgeber durch die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) genau vorgibt, wie lange Daten aufbewahrt werden müssen. Diese Aufbewahrungsfrist variiert je nach Art des Dokuments. Ist die Frist abgelaufen, können Akten und Datenträger fachgerecht entsorgt werden.

Bei der Aktenvernichtung denkt man sofort an Dokumente aus Papier, die durch den Schredder gelassen werden. Dabei kann die Vernichtung von Daten heutzutage um einiges komplizierter sein. Unternehmen setzen schon lange nicht mehr ausschließlich auf Unterlagen in Papierform. Zum Archiv aufräumen gehört deshalb auch die fachgerechte Entsorgung von optischen, magnetischen und elektronischen Datenträgern oder Festplatten.

Analoge, archivierte Dokumente vernichten

Akten aus Papier, auf denen Daten hinterlegt sind, dürfen nicht einfach im Papierkorb entsorgt werden. Stattdessen müssen sie ordnungsgemäß geschreddert werden. Diese Datenvernichtung kann intern oder extern erfolgen. Bei der externen Datenvernichtung werden die zu vernichtenden Akten gesammelt und an einen externen Dienstleiter übergeben. Durch den Transport der Akten entsteht jedoch immer das Risiko, dass Daten in falsche Hände geraten. Mehr Informationen zu diesem Thema erhalten Sie in unserem Ratgeber interne vs. externe Datenvernichtung.

Deshalb empfiehlt sich die interne Datenvernichtung. Ein Aktenvernichter direkt am Schreibtisch oder im Großraumbüro erlaubt Ihnen Akten aus Papier schnell und einfach zu vernichten. So erreichen Sie den höchsten Grad an Datenschutz und können gleichzeitig Ihre Ablage im Büro organisieren.

Je nach Größe des Büros bieten sich unterschiedliche Aktenvernichter an. Für ein kleines Büro, in dem eine bis drei Personen den Schredder nutzen, empfehlen wir den energiesparenden HSM SECURIO C16. Entdecken Sie weitere smarte Aktenvernichter für kleine und mittelgroße Büros , sowie für Großraumbüros und ganze Abteilungen.

Büroorganisation durch die Entsorgung von digitalen Datenträgern und Speichermedien:

Auch ausrangierte digitale Speichermedien dürfen nicht einfach im Hausmüll entsorgt werden, besonders wenn darauf sensible Daten gespeichert sind.

Zu den gängigsten digitalen Datenträgern und Speichermedien gehören:

• optische Datenträger (z. B. CDs)
• magnetische Datenträger (z. B. Disketten, Magnetkarten)
• elektronische Datenträger (z. B. USB-Sticks, Chipkarten)
• Festplatten

So einfach sorgen Sie für Ordnung im Büro

Die meisten Menschen verbringen etwa vierzig Stunden pro Woche im Büro oder Homeoffice. Umso wichtiger ist es deshalb, dass dort ein angenehmes Arbeitsklima herrscht, in dem man sich wohlfühlt. Ein organisierter und ordentlicher Arbeitsplatz spielt hier eine große Rolle und ermöglicht zudem effizienteres und wirtschaftlicheres Arbeiten.

Faktoren, die für ein aufgeräumtes Büro sorgen, sind richtiges Zeitmanagement, eine gute Dokumentenablage und Ordnerstruktur sowie die passende Software. Extrem wichtig bei der Büroorganisation ist außerdem die fachgerechte Entsorgung von Akten und ausrangierten Datenträgern. Hier unterstützen Sie qualitativ hochwertige und praktische Akten- und Medienvernichter von HSM.