Organisation du bureau : Conseils pour un lieu de travail ordonné

Comme dans la vie de tous les jours, l’ordre est aussi la clé du succès au bureau. Mais prendre l’initiative de faire régner l’ordre sur le lieu de travail peut demander beaucoup d’efforts. Mieux vaut ne pas laisser la place au désordre. Nos trucs et astuces vous guident dans l’organisation du bureau.

Ordre au bureau : vous devez déjouer ces obstacles

Une chose est sûre, même au bureau : Il faut faire régner l’ordre. Une structure de rangement transparente prend toute son importance au bureau. C’est le seul moyen de respecter les délais, d’organiser et de mener des entretiens avec les clients, et enfin de retrouver des documents.

Pour maintenir l’ordre dans le bureau, il faut prêter une attention particulière à trois domaines.

Conseil n°1 : L’ordre au bureau grâce à la gestion du temps

Le proverbe « le temps, c’est de l’argent » n’est pas le fruit du hasard. Pour un bon fonctionnement de l’entreprise, toutes les opérations doivent être aménagées de la manière la plus concrète et efficace possible. Cela fait gagner du temps et des ressources.

La gestion du planning compte parmi les principaux outils d’organisation du poste de travail. La plupart des bureaux dispose d’un système de calendrier (virtuel) où les rendez-vous et délais importants sont inscrits. En outre, il est important que les employeurs laissent suffisamment de temps à leurs salariés pour ranger le bureau. Il ne faut pas se contenter de mettre sa tasse de café au lave-vaisselle en fin de journée de travail. Même le transfert de données et le rangement des documents ne doit pas être pris à la légère.

Conseil n°2 : L’ordre sur le bureau grâce aux systèmes de rangement ingénieux

Le rangement des différents documents pose un autre défi pour l’ordre au bureau. À ce titre, un système de rangement approprié est utile dans l’organisation. Il y a au poste de travail au bureau non seulement des données numériques, mais aussi de nombreux documents au format papier. Pour trier des documents au bureau et organiser des supports, les stratégies suivantes ont été éprouvées :

Systèmes de classement avec films de dossiers et de documents de différentes couleurs
Différents bacs ou bannettes de rangement pour trier les documents entrants
Marquage soigné des dossiers et bacs de rangement et recours à des systèmes de couleurs

Conseil n°3 : Organiser le bureau à l’aide de solutions logicielles

Avec la numérisation qui prend de l’ampleur, les bureaux font de plus en plus l’impasse sur les documents et données analogiques. Au contraire, il est judicieux d'investir dans des logiciels intéressants qui allègent l’organisation. Le tri des documents au bureau est encore plus évité et le milieu de travail doit être si possible aménagé avec le moins de papier possible.

Les solutions logicielles telles que Microsoft Outlook, Office 365 ou Google Workspace sont souvent à la base de l’ordre qui règne sur le lieu de travail. Les bureaux ont adopté ces programmes, car ils permettent d’organiser le travail pour chaque employeur seul ou en équipe, et de faciliter la communication avec les clients. Par ailleurs, presque toutes les entreprises se procurent de nos jours d’autres logiciels qui allègent le travail et l’organisation du bureau, que ce soit un programme de prise de rendez-vous dans les cabinets médicaux, ou des logiciels d’architecture pour la documentation des constructions.

L’ordre au bureau à domicile

Il faut éviter même au bureau à domicile les hauts tas de papier, qui sous la menace du moindre petit vent, peuvent s'effondrer. Faites régner l’ordre à domicile comme au bureau. Les systèmes de rangement déjà existants doivent être conservés le mieux possible. De plus, vous devez tenir compte de la protection des données si vous manipulez des données sensibles même au bureau à domicile ! Vous en saurez plus ici au sujet de la protection des données au bureau à domicile.

Tant au bureau qu’à domicile, l’organisation du bureau est indissociable d’une élimination des documents et des supports de données dans les règles de l’art. Il faut respecter dans ce cas quelques règles.

Organiser le rangement du bureau avec les destructeurs de documents de HSM

Pour ranger le bureau, il ne faut pas vous contenter d’amasser des documents démantelés et stockés dans un débarras, jusqu’à ce que vous manquiez de place et soyez contraint de trouver une solution. Un bon rangement des documents soulève immédiatement quels documents peuvent être détruits et quand.

Il est primordial que le législateur allemand stipule clairement par Règlement général sur la protection des données (RGPD) la durée de conservation des données. Le délai de conservation varie en fonction du type de document. Si le délai est expiré, les documents et supports de données peuvent être éliminés dans les règles de l’art.

La destruction de documents fait immédiatement penser aux documents en papier qui finissent dans la déchiqueteuse. De nos jours, la destruction de données s’avère un peu plus compliquée. Cela fait longtemps que les entreprises n’ont plus exclusivement recours aux supports au format papier. Pour mettre de l’ordre dans les archives, une élimination dans les règles de l’art des supports de données optiques, magnétiques et électroniques, ou des disques durs, s'impose.

Détruire des documents analogues archivés

Les documents en papier qui comportent des données ne doivent pas être simplement jetés dans la corbeille à papier. Il faut plutôt les déchiqueter convenablement. Cette destruction de données peut être effectuée en interne comme en externe. Pour la destruction de données externe, les documents à détruire sont regroupés et remis à un prestataire externe. Le transport des documents expose toujours au risque que les données se retrouvent dans de mauvaises mains. Vous obtiendrez plus d’informations à ce sujet dans notre guide sur la destruction de données en interne vs en externe.

C’est pour cela que la destruction de données en interne est recommandée. Un destructeur de documents directement sur le bureau ou dans le grand bureau vous permet de détruire rapidement et facilement vos documents en papier. Vous atteignez ainsi le plus haut degré de protection des données tout en organisation votre rangement au bureau.

Différents destructeurs de documents sont proposés en fonction de la dimension du bureau. Pour un petit bureau, où une à trois personnes utilisent la déchiqueteuse, nous recommandons la HSM SECURIO C16 économe en énergie. Découvrez d’autres destructeurs de documents intelligents pour les bureaux petits et moyens, mais aussi pour les grands bureaux et les services entiers.

Organisation du bureau par l'élimination des supports de données et de mémoire numériques :

Même les supports de mémoire numériques démantelés ne doivent pas être jetés aux ordures ménagères, car des données sensibles y sont enregistrées.

On compte parmi les supports de données et de mémoire les plus courants :

• Supports de données optiques (par ex. CD)
• Supports de données magnétiques (par ex. disquettes, cartes magnétiques)
• Supports de données électroniques (par ex. clés USB, cartes à puces)
• Disques durs

Faire régner l’ordre au bureau est élémentaire

La plupart des personnes passe environ quarante heures par semaine au bureau de l’entreprise ou du domicile. Il convient d’autant plus d’y instaurer une atmosphère de travail agréable et propice au bien-être. Un lieu de travail organisé et ordonné joue donc un rôle majeur et permet d’accomplir un travail plus rentable et efficace.

Les facteurs en faveur d’un bureau bien rangé sont la bonne gestion du temps, un bon rangement des documents et une bonne structure de dossiers, ainsi qu’un logiciel approprié. L’élimination dans les règles de l’art des documents et supports de données démantelés est également un pilier de l’organisation du bureau. Vous pouvez compter sur les destructeurs de documents et de supports de qualité supérieure de HSM.