Protección de datos – Protección de datos en el teletrabajo

El teletrabajo no solo está cobrando cada vez mayor importancia debido a la situación actual, las estadísticas demuestran además que desde hace ya tiempo viene formando parte de una nueva cultura laboral. Según Statista, ya en 2019 alrededor del 40 por ciento de los trabajadores trabajaban completamente o parcialmente desde casa. Podemos imaginar qué aspecto tendrá la estadística en estos días tan especiales, y muchos trabajadores y las propias empresas agradecen la posibilidad de seguir trabajando en un entorno laboral protegido.

Las ventajas de una oficina o puesto de trabajo en casa son evidentes. El empleado ya no tiene que ir y volver de la oficina, con lo que ahorra tiempo y costes. El nivel de productividad aumenta, ya que no hay distracciones por parte de otros compañeros ni por el bullicio general de una oficina abierta. Por tanto, la oficina en casa favorece en la concentración y productividad del trabajo a realizar.

Sin embargo, trabajar desde casa también conlleva algunos riesgos. En particular, en lo que respecta a la protección y seguridad de los datos. Las normas y regulaciones del RGPD siguen siendo válidas en la oficina en casa cuando se trata de datos personales.

En el ámbito del tratamiento de datos y la protección de datos en el teletrabajo, surge repetidamente la cuestión de la responsabilidad. ¿Quién asume qué responsabilidad y quién tiene la culpa en caso de daños? El RGPD regula en realidad de forma muy clara la responsabilidad en el tratamiento de datos personales. Es responsable quien decide sobre el propósito y los medios del tratamiento de datos. En una relación laboral, esto lo representa el empleador. Por lo tanto, el empleador asume la responsabilidad. Lo mismo ocurre con la responsabilidad legal. Dado que el empleador – es decir, la empresa – es responsable del cumplimiento de la protección de datos y la seguridad de datos, también asume la responsabilidad legal. El empleado no tiene responsabilidad ante terceros.

No debe ser posible, en ningún momento, que terceros no autorizados vean los datos personales. Esto es especialmente importante en la oficina en casa. Los miembros de la familia y los allegados también cuentan como personas no autorizadas. En particular, si no se dispone de una oficina separada y preferiblemente con cerradura en el domicilio, existe un peligro especial de que los documentos impresos que contienen datos personales puedan ser vistos por otras personas, lo que constituiría un incumplimiento de la obligación de protección de estos documentos.

Dejar los documentos por ahí no es lo único que infringe la normativa de protección de datos - la eliminación incorrecta de los documentos tirándolos al contenedor de basura del hogar abre una gran brecha en cuanto a la protección de datos. Los documentos pueden ser vistos y leídos en cualquier momento por cualquier persona. Romper los documentos tampoco es compatible con la protección de datos, ya que es un juego de niños reconstruir el documento roto.

Para garantizar la protección de los datos personales y documentos y cumplir con la obligación de protección, estos deben ser destruidos conforme al RGPD. Para ello, cada empleado que trabaje con datos personales en el teletrabajo o en un puesto móvil debe disponer de una destructora conforme al RGPD. De este modo, los datos personales pueden destruirse allí donde se generan y protegerse contra el acceso no autorizado de terceros.

En el caso de las destructoras de documentos que se utilizan en la oficina en casa, algunos de los requisitos son, lógicamente, diferentes a los de las destructoras que se utilizan, por ejemplo, en una gran oficina abierta. Se trata, sobre todo, de los requisitos de tamaño de la destructora de documentos, pero el nivel de ruido también desempeña un papel importante en la oficina en el hogar. La máquina debe ser compacta y requerir el menor espacio posible. Una destructora de documentos también debe ser lo más silenciosa posible en la oficina en casa. El criterio más importante que debe cumplir una destructora de documentos en la oficina doméstica es el cumplimiento de la normativa RGPD. Es vital para garantizar la protección de datos en la oficina en casa.

HSM dispone de una amplia gama de destructoras de documentos que cumplen perfectamente los requisitos particulares para la oficina en casa.