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Protección de datos - Destrucción de documentos conforme con el RGPD
La ley regula también la correcta destrucción de los datos susceptibles de protección. La documentación no existente en formato digital debe destruirse de acuerdo con estas consignas legales, como actas y documentos en soportes de datos.
A pesar de estas consignas legales, el empleo de destructoras de documentos con un nivel de seguridad incorrecto o la renuncia completa al empleo de una destructora de documentos continúa siendo una de las lagunas más frecuentes en la protección de datos. La documentación con datos personales no debe acabar en la papelera, sino en una destructora de documentos conforme con el RGPD.
¿Qué datos hay que destruir según el RGPD?
Aunque la normativa de protección de datos establece en general que los papeles y documentos en papel también deben destruirse, esto no es necesariamente cierto para todos los documentos. Depende de los datos que contengan. En realidad, no hay que pasar todos los documentos por una destructora de documentos, sino sólo aquellos que contienen datos que requieren protección. El RGPD habla de documentos con datos personales. Según el RGPD son los datos personales los que, sobre todo, deben ser destruidos.
¿Qué son los datos personales?
Según el RGPD, es especialmente importante proteger los datos que se refieren a una persona. Se trata, sobre todo, de datos que pueden asignarse a una persona física o que se refieren a una persona concreta. Aquí encontrará una lista específica de los datos que se consideran datos personales. Estos son exactamente los datos que deben ser destruidos en cumplimiento del RGPD.
¿Qué hay que tener en cuenta para la destrucción de documentos conforme el RGPD?
Hay varios puntos que deben observarse para garantizar una destrucción de datos personales conforme con el RGPD. El más importante es, por supuesto, el uso de una destructora de documentos que cumpla los requisitos de protección de datos. Si utiliza una destructora de documentos que no cumple los requisitos de protección de datos, estará cometiendo una infracción en materia de protección de datos. Esto significa que los datos no se destruirán de acuerdo con el RGPD. Por lo tanto, es fundamental utilizar una destructora que cumpla con el RGPD.
Protección de datos - ¿qué destructoras de documentos son conformes con la protección de datos?
Si las actas y documentos contienen datos personales, es necesario destruir dicha documentación de conformidad con la ley de protección de datos. Para ello se recomienda usar una destructora de documentos conforme con el RGPD.
¿Pero cuándo una destructora de documentos cumple con el RGPD?
Hay varios niveles de seguridad que las destructoras de documentos cumplen -o no-. Cuanto más sensibles sean los datos, mayor debe ser el nivel de seguridad de la destructora de documentos para garantizar la protección de los datos. En nuestra página web encontrará una descripción de las diferentes categorías de protección y niveles de seguridad. Una destructora de documentos cumple con el RGPD cuando tiene un nivel de seguridad de al menos P-4 (recomendado por los expertos de HSM).
HSM recomienda por ello usar una destructora de documentos conforme con el RGPD, con un nivel de seguridad P-4 como mínimo. También debe tenerse en cuenta la cantidad de datos a destruir, así como otros criterios, a la hora de adquirir una destructora de documentos adecuada para la protección de datos.
Para datos de una mayor sensibilidad se recomienda adquirir una destructora de documentos con un nivel de seguridad superior. Éstas se basan en ISO/IEC 21964 (DIN 66399).
Con nuestro configurador de productos, usted puede encontrar fácilmente la destructora adecuada para garantizar la protección de datos.
Cumplimiento de la protección de datos – con destructoras de documentos HSM conformes con el RGPD
HSM recomienda las destructoras de documentos Top 3 para una destrucción de datos conforme con el RGPD con el nivel de seguridad P-4 o superior, según las necesidades de protección de los datos*.
A la hora de elegir el nivel de seguridad adecuado de la destructora, tenga en cuenta la naturaleza de los datos a destruir.
Por ejemplo, un médico debería elegir una destructora de documentos con un nivel de seguridad mínimo P-5, para proteger datos sensibles de pacientes, como recetas.
Para un departamento de recursos humanos se recomienda sin embargo una destructora de documentos con un nivel de seguridad P-6, ya que en él se tratan, por ejemplo, bajas por enfermedad de los trabajadores.
*Recomendado por expertos de HSM
20 l
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