Mobiles Arbeiten: Herausforderung für den Datenschutz

Das Arbeiten von zu Hause aus wird schon seit längerer Zeit immer beliebter. Aufgrund der  anhaltenden Corona-Pandemie mussten viele Unternehmen jedoch sehr plötzlich Änderungen vornehmen und Arbeitgeber wurden gezwungen, ihr Arbeitsmodell zu überdenken. Arbeiten im Homeoffice ist auf einmal in vielen Unternehmen zum Standard geworden.

Homeoffice, mobiles Arbeiten, Telearbeit, mobile Telearbeit – die Begrifflichkeiten in diesem Kontext werden immer vielfältiger und können für Verwirrung sorgen. Herausforderungen gibt es auch im Hinblick auf den Datenschutz: Mobiles Arbeiten und Co. finden nicht mehr nur am relativ sicheren Arbeitsplatz im Unternehmen statt.

Im Folgenden erfahren Sie die wichtigsten Unterschiede zwischen den Begriffen und welche Auswirkungen die neuen Arbeitsformen auf den Datenschutz haben. 

Mobiles Arbeiten ist nicht nur praktisch für Arbeitnehmer, die berufsbedingt reisen müssen. Alle Mitarbeiter, aber auch der Arbeitgeber, profitieren von der Freiheit des mobilen Arbeitens.

Vorteile können sein:

• Einsparung von Anfahrtswegen zum Büro und damit einhergehende Stressreduzierung
• höhere Motivation und Produktivität der Arbeitnehmer aufgrund neuer Freiheiten, z. B. ist Arbeiten auch auf Reisen möglich
• Verbesserung der Teamarbeit durch mehr Kommunikation und entspanntere Arbeitsatmosphäre
• verbesserte Work-Life-Balance aufgrund von geringeren Anfahrtszeiten und der Möglichkeit, von überall aus zu arbeiten

Herausforderungen und Nachteile

Datensicherheit im Homeoffice kann sich bereits als schwierig herausstellen. Ein noch höheres Datenschutzrisiko besteht beim mobilen Arbeiten. Rechtliche Grundlagen oder klare gesetzliche Richtlinien und Regelungen sind für dieses Arbeitsmodell noch nicht vorhanden.
Während bei der Telearbeit oder im Homeoffice das Risiko besteht, dass unbefugte Personen aus dem Haushalt des Arbeitnehmers Zugang zu Daten erhalten, wird diese Gefahr in der mobilen Arbeit noch gesteigert. In der Bahn, am Flughafen oder im Café kann kaum kontrolliert werden, wer unabsichtlich sensible Daten einsehen oder bei vertraulichen Gesprächen mithören kann.

Bei der Entscheidung, welche Tätigkeiten in mobiler Arbeit ausgeführt werden können, muss der Arbeitgeber deshalb sorgfältig abwägen. Denn sollte es zu Datenverlust oder unbefugter Datennutzung kommen, ist grundsätzlich der Arbeitgeber haftbar.

Um Datenverlust zu vermeiden, gibt es einige Möglichkeiten. Zunächst sollten Mitarbeiter nur auf Daten Zugang haben, die zwingend für ihre Arbeit benötigt werden. Zudem sollten sie durch regelmäßige Datenschutzschulungen über die Risiken von Datenverlust und die nötigen Vorsichtsmaßnahmen aufgeklärt werden.

Auch wenn bei der Arbeit von zu Hause oder unterwegs keine konkreten gesetzlichen Bestimmungen gelten, gibt es doch einige Richtlinien, die im Umgang mit Geschäftsdaten gelten, je nachdem, ob sie in elektronischer Form auf Servern oder Datenträgern oder in Papierform vorliegen.

Regeln im Umgang mit elektronischen Daten

Bei der Arbeit mit Daten, die ausschließlich in elektronischer Form vorliegen, sollte außerhalb des Büros folgendes beachtet werden:

• Die Übermittlung von Daten findet über IT-Einrichtungen und verschlüsselte elektronische Kommunikationswege statt.
• Bei der Nutzung öffentlicher Internetzugänge (v. a. WLAN) wird ein VPN (Virtual-Private-Network) genutzt.
• Es darf nicht von privaten Geräten aus gearbeitet werden.
• Laptops und Handys werden mit Sichtschutzfolien ausgestattet. Telefonate werden so geschützt wie möglich und bestenfalls mit Kopfhörern durchgeführt.

Homeoffice oder mobiles Arbeiten: Aufbewahrung und Entsorgung von Datenträgern und Unterlagen

Wenn ein Arbeitgeber bei der mobilen Arbeit mit Daten in Papierform oder auf Datenträgern zu tun hat, erfordert auch dies besondere Vorsichtsmaßnahmen.

• Generell sollte der Transport von Unterlagen möglichst vermieden werden.
• Wenn es nicht vermieden werden kann, müssen die Datenträger und Unterlagen in verschlossenen Mappen und Behältern transportiert werden.
• Unterlagen und Datenträger dürfen nie unbeaufsichtigt sein.
• Bei der Entsorgung müssen diese Medien zwingend geschreddert werden. Hier unterstützen Sie Aktenvernichter und Medienvernichter von HSM.

Arbeitgeber haben die Pflicht, im Umgang mit Daten die angemessenen organisatorischen und technischen Maßnahmen zu garantieren. Datenträger und Unterlagen, die innerhalb eines Unternehmens genutzt werden, dürfen niemals im Hausmüll oder Altpapier landen. Sie müssen gewissenhaft zerstört und dann entsorgt werden, um die enthaltenen Daten zu schützen.

Die qualitativ hochwertigen Medienvernichter von HSM werden in Deutschland hergestellt und verhindern, dass ausrangierte Festplatten, digitale Datenträger und andere Speichermedien in falsche Hände geraten.

Auch Akten in Papierform werden mit unseren Aktenvernichtern gründlich geschreddert und können anschließend fachgerecht entsorgt werden. Nur so können unbefugte Zugriffe durch Dritte, unerlaubte Einsicht in Betriebsgeheimnisse und Datenklau verhindert werden.