Travail mobile : Défi pour la protection des données

Le travail à domicile gagne du terrain depuis longtemps. Face à la pandémie du coronavirus qui s’éternise, tant d’entreprises ont dû effectuer des changements dans la précipitation et les employeurs ont été contraints de revoir leur modèle de travail. Le travail au bureau à domicile est devenu monnaie courante dans de nombreuses entreprises.

Bureau à domicile, travail mobile, télétravail mobile – les concepts se multiplient dans ce contexte et peuvent semer la confusion. La protection des données pose aussi des défis : Les différentes formes de travail mobile ne s’articulent plus dans les enceintes relativement sécurisées de l’entreprise.

Nous allons apprendre les principales différences entre les concepts et les répercussions que les nouvelles formes de travail ont sur la protection des données.

Le travail mobile n’est pas seulement pratique pour les employés qui doivent se déplacer pour des raisons professionnelles. Tous les collaborateurs, y compris l’employeur, profitent de la liberté du travail mobile. 

Voici quelques avantages :

• Pas de trajets jusqu’au bureau et donc moins de stress
• Employé plus motivé et productif grâce aux nouvelles libertés, par ex. il est même possible de travailler en déplacement
• Amélioration du travail d’équipe grâce à une meilleure communication et à une ambiance de travail plus détendue
• Meilleur équilibre vie privée-professionnelle grâce aux temps de trajets réduits et la possibilité de travailler partout

Défis et inconvénients

La sécurité des données au bureau à domicile est plus difficile à instaurer. Un risque de protection des données est encore plus élevé avec le travail mobile. Il manque encore un cadre juridique, ou des directives et règlementations légales clairement définies pour ce modèle de travail.

Le télétravail ou le bureau à domicile n'exclut pas le risque que des personnes non autorisées du foyer de l’employé aient accès aux données, et ce danger est amplifié avec le travail mobile. Il est difficile à contrôler sur le train, à l’aéroport ou dans un café qui peut regarder par inadvertance des données sensibles ou écouter des conversations confidentielles.

L’employeur doit bien réfléchir quand il s’agit de déterminer quelles activités peuvent être exercées en travail mobile. En principe, l’employeur répond pour la perte de données ou l’utilisation indue des données. 

Pour éviter la perte de données, plusieurs options sont offertes. Tout d’abord, les collaborateurs n’ont accès qu’aux données strictement nécessaires à leur travail. En outre, des formations régulières à la protection des données doivent être suivies pour sensibiliser aux risques de perte de données et aux mesures préventives nécessaires.

Faute de dispositions légales concrètes pour le travail à domicile, ou en déplacement, il y a quand même des directives qui s’appliquent à la manipulation des données professionnelles, en fonction du format électronique sur des serveurs ou des supports de données, ou du format papier.

Règles de manipulation des données électroniques

Pour le travail avec les données exclusivement au format électronique, il faut retenir ce qui suit en dehors du bureau :

• Les données sont transférées à l’aide d’équipements informatiques et de canaux de communication électronique cryptés.
• Si des accès à Internet publics sont utilisés (par ex. Wi-Fi), un VPN (Virtual-Private-Network) s’impose.
• Il ne faut pas travailler sur des appareils personnels.
• Les ordinateurs et téléphones portables doivent être équipés de films anti-regards. Les appels téléphoniques doivent avoir la meilleure protection possible, au mieux avec des écouteurs.

Bureau à domicile ou travail mobile : Conservation et élimination des supports de données et documents

Si l’employeur doit intervenir sur des données au format papier ou sur des supports de données en travail mobile, des mesures préventives particulières doivent être prises.

• En règle générale, le transport des documents doit être évité tant que possible.
• S’il est inévitable, les supports de données et documents doivent être transportés dans différents dossiers et conteneurs.
• Les documents et les supports de données ne doivent jamais rester sans surveillance.
• Ces supports doivent être impérativement déchiquetés avant la mise au rebut. Vous pourrez compter sur les destructeurs de documents et de supports de HSM.

Les employeurs sont tenus de garantir des mesures organisationnelles et techniques adéquates pour la manipulation des données. Les supports de données et les documents utilisés au sein d’une entreprise ne doivent être jamais jetés dans les ordures ménagères ou dans la poubelle papier. Ils doivent être détruits et éliminés sciemment pour protéger les données contenues.

Les destructeurs de supports de qualité supérieure de HSM sont fabriqués en Allemagne et empêchent que des disques durs démantelés, des supports de données numériques et d’autres supports de mémoire se retrouvent dans des mauvaises mains.

Même les documents au format du papier peuvent être en principe déchiquetés avec notre destructeur de documents, puis mis au rebut dans les règles de l’art. C’est le seul moyen d’empêcher l’accès non autorisé de tiers, la prise de connaissance indue de secrets professionnels et l’espionnage de données.