1. HSM
  2. Schreddern
  3. Sonstiges
  4. Informatie over gegevensbescherming
  5. Recht
  6. Gegevensbescherming mobiel werken

Mobiel werken: een uitdaging qua gegevensbescherming

Thuiswerken wint al enige tijd aan populariteit. Door de aanhoudende coronapandemie hebben veel bedrijven echter zeer plotseling allerlei veranderingen moeten doorvoeren en zijn werkgevers gedwongen hun werkmodel te heroverwegen. Werken vanuit een thuiskantoor is plotseling de norm geworden bij veel bedrijven.

Thuiskantoor, mobiel werken, telewerken, mobiel telewerken - de terminologie in dit verband wordt steeds diverser en kan tot verwarring leiden. Er zijn echter ook uitdagingen op het gebied van gegevensbescherming: mobiel werken vindt niet langer alleen plaats op de relatief veilige werkplek binnen het bedrijf.

Hierna leest u wat de belangrijkste verschillen zijn tussen de begrippen en welke gevolgen deze nieuwe werkvormen hebben voor de gegevensbescherming.

Mobiles Arbeiten

Mobiel werken en thuiswerken, mobiel werken en telewerken: wat zijn de verschillen?

De termen mobiel werken, thuiskantoor en telewerken worden vaak als synoniemen gebruikt. Dit is echter niet helemaal juist. Er zijn enkele verschillen die in acht genomen moeten worden.

Thuiskantoor

Met een thuiskantoor wordt de plek bedoeld waar medewerkers af en toe thuiswerken. Dergelijke thuiswerkzaamheden zijn door veel bedrijven ingevoerd als gevolg van de coronapandemie. Medewerkers kunnen indien nodig van thuis uit werken. Ze hebben echter ook een werkplek op kantoor van waaruit zij hun werk kunnen doen. Hier vindt u informatie over de naleving van de algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en over gegevensbescherming in het thuiskantoor.

Telewerken

Telewerken wordt soms gebruikt als synoniem voor werken in een thuiskantoor. Hier moet echter een onderscheid gemaakt worden. Telewerken is een werkmodel waarbij uitsluitend vanuit huis wordt gewerkt. De medewerker heeft geen vaste werkplek in het bedrijf.

Mobiel werken

Vooral voor bedrijven die veel met buitenlandse partners werken, biedt deze vorm van werken veel voordelen. Mobiel werken kan vanaf elke locatie, de medewerker kan hier vrij over beslissen. Dit kan op kantoor, thuis of zelfs in het buitenland zijn. Voorwaarde voor dit model is dat de werkgever mobiele apparatuur zoals laptops, tablets en smartphones ter beschikking stelt.

Homeoffice Arbeitsplatz

De voor- en nadelen van mobiel werken

Zoals gezegd zijn er bepaalde verschillen tussen de diverse werkmodellen. Thuiswerken en mobiel werken kunnen beide vanuit thuis plaatsvinden. Een thuiskantoor is echter niet zo vrij configureerbaar als de werkplek bij mobiel werken. Het werken in het thuiskantoor vindt, zoals de naam al zegt, thuis plaats. Bij mobiel werken is de medewerker is autonomer. Werken in het buitenland, tijdens een binnenlandse reis, vanuit thuis en heel traditioneel op kantoor: in dit model is de medewerker uiterst flexibe.

Voordelen voor medewerkers en werkgevers

Mobiel werken is niet alleen handig voor medewerkers die voor hun werk moeten reizen. Alle medewerkers, maar ook de werkgever, profiteren van de vrijheid die mobiel werken biedt.

Enkele voordelen:

Besparing op reiskosten voor de reis naar kantoor en de daaruit voortvloeiende vermindering van stress

  • Grotere motivatie en productiviteit van de medewerkers dankzij de nieuwe vrijheden. Werken is bijvoorbeeld ook mogelijk tijdens het reizen
  • Verbetering van het teamwerk door meer communicatie en een meer ontspannen werksfeer
  • Een beter evenwicht tussen werk en privéleven dankzij kortere reistijden en de mogelijkheid om vanuit nagenoeg overal te kunnen werken

Uitdagingen en nadelen

Gegevensbeveiliging in het thuiskantoor kan al heel moeilijk blijken. Er is een nog groter risico qua gegevensbescherming wanneer de medewerker onderweg werkt. Voor dit werkmodel bestaan nog geen rechtsgrondslagen of duidelijke wettelijke richtsnoeren en voorschriften.

Terwijl er een risico bestaat dat onbevoegden uit het huishouden van de medewerker bij telewerken of werken vanuit een thuiskantoor toegang krijgen tot gegevens, is dit risico vele malen groter bij mobiel werken. In de trein, op het vliegveld of in een café is het bijna onmogelijk om te controleren wie per ongeluk gevoelige gegevens kan bekijken of vertrouwelijke gesprekken kan afluisteren.

De werkgever dient dus zorgvuldig te overwegen welke werkzaamheden de medewerkers al dan niet binnen het kader van mobiel werken kunnen uitvoeren. Bij verlies van gegevens of ongeoorloofd gebruik van gegevens is de werkgever over het algemeen aansprakelijk. 

Mobiles Arbeiten

Onmisbaar: gegevensbescherming op de thuiswerkplek, op kantoor en onderweg

Gegevensbescherming is voor elk bedrijf een complexe taak. Voortdurende veranderingen en updates kunnen al snel tot verwarring leiden. Een duidelijke samenvatting van de toepasselijke richtlijnen is te vinden in de AVG (algemene verordening gegevensbescherming). Maar waartegen moeten gegevens precies beschermd worden?

  • De verwerking van persoonsgegevens mag geen risico's inhouden voor de persoonlijke rechten van de persoon wiens gegevens verwerkt worden.
  • Het risico dat gegevens misbruikt of ongepast beïnvloed worden door derden moet tot een minimum worden beperkt.
  • Voor bijzonder gevoelige gegevens gelden er bovendien speciale regels. Dit omvat medewerkersgegevens en sociale gegevens, bijvoorbeeld over de etnische afkomst en godsdienstige gezindheid, maar ook gezondheidsgegevens en dergelijke.

Gegevens veilig beheren terwijl u onderweg bent

Er zijn een paar manieren om gegevensverlies te voorkomen. Allereerst mogen medewerkers uitstluitend toegang hebben tot gegevens die absoluut noodzakelijk zijn voor hun werkzaamheden. Bovendien moeten zij via regelmatige trainingen op het gebied van gegevensbescherming worden voorgelicht over de risico's van gegevensverlies en over de noodzakelijke voorzorgsmaatregelen.

Hoewel er geen specifieke wettelijke voorschriften zijn voor thuiswerken of onderweg werken, zijn er wel enkele richtlijnen voor de omgang met bedrijfsgegevens. Deze hangen af van de vraag of deze bedrijfsgegevens in elektronische vorm op servers of gegevensdragers staan of op papier worden bewaard.

Voorschriften voor de omgang met elektronische gegevens

Bij het werken met gegevens die uitsluitend in elektronische vorm bestaan, moeten medewerkers buiten het kantoor het volgende in acht nemen:

  • De overdracht van gegevens vindt plaats via IT-faciliteiten en gecodeerde elektronische communicatiekanalen.
  • Een VPN (Virtual Private Network) wordt gebruikt bij gebruik van openbare internettoegang (met name WLAN).
  • Het is niet toegestaan om met privé-apparaten te werken.
  • Laptops en mobiele telefoons zijn voorzien van screenfilters. Telefoongesprekken dienen zo beschermd mogelijk gevoerd te worden, in het beste geval met een koptelefoon.

Thuiskantoor of mobiel werken: de opslag en verwijdering van gegevensdragers en documenten

Als bij mobiele werkzaamheden gegevens in papieren vorm of op gegevensdragers verwerkt worden, dan vereist dit ook speciale voorzorgsmaatregelen.

  • Over het algemeen moet het vervoer van dergelijke documenten en gegevensdragers zoveel mogelijk worden vermeden.
  • Indien dit niet vermeden kan worden, moeten de gegevensdragers en documenten in gesloten mappen en houders worden vervoerd.
  • Documenten en gegevensdragers mogen nooit onbeheerd achtergelaten worden.
  • Het is verplicht deze media te versnipperen wanneer u deze weggooit. De papier- en mediavernietigers van HSM helpen u hierbij een handje.

Gegevensbescherming met producten van HSM

Werkgevers hebben de plicht te zorgen voor passende organisatorische en technische maatregelen bij de omgang met gegevens. Gegevensdragers en documenten die binnen een bedrijf gebruikt worden, mogen nooit bij het huisafval of oud papier terechtkomen. Deze moeten zorgvuldig vernietigd en vervolgens verwijderd worden om de gegevens die zij bevatten te beschermen.

De kwalitatief hoogwaardige mediavernietigers van HSM worden in Duitsland geproduceerd. Met deze machines voorkomt u dat afgedankte harde schijven, digitale gegevensdragers en andere opslagmedia in de verkeerde handen vallen.

Onze papiervernietigers versnipperen ook papieren documenten grondig, zodat u de vernietigde documenten daarna op de juiste manier kunt afvoeren. Dit is de enige manier om ongeoorloofde toegang door derden, ongeoorloofde inzage in bedrijfsgeheimen en gegevensdiefstal te voorkomen.