1. HSM
  2. Niszenie
  3. Inne
  4. Informacje dotyczące ochrony danych osobowych
  5. Prawo
  6. Ochrony danych praca mobilna

Praca mobilna: wyzwanie w zakresie ochrony danych

Już od dłuższego czasu praca z domu staje się coraz popularniejsza. Z powodu trwającej pandemii koronawirusa wiele przedsiębiorstw musiało nagle wprowadzić zmiany, a pracownicy zostali zmuszeni do przekształcenia swojego sposobu pracy. Praca w domowym biurze nagle stała się standardem w wielu firmach.

Domowe biuro, praca mobilna, praca zdalna, mobilna praca zdalna – terminologia w tym kontekście jest coraz bardziej zróżnicowana i może powodować zamieszanie. Pojawiają się także wyzwania dotyczące ochrony danych: praca mobilna i podobne sposoby pracy nie są wykonywane jedynie w dość bezpiecznym środowisku firmowym.

Poniżej poznasz najważniejsze różnice pomiędzy wspomnianymi terminami oraz dowiesz się, jaki wpływ na ochronę danych mają nowe metody pracy.

Mobiles Arbeiten

Praca mobilna i domowe biuro, praca mobilna i praca zdalna: jakie są między nimi różnice?

Terminy „praca mobilna”, „domowe biuro” i „praca zdalna” są często używane synonimicznie. Nie oznaczają jednak tego samego. Istnieją pewne różnice, na które trzeba zwrócić uwagę.

Domowe biuro

Domowe biuro oznacza okresową pracę z domu. Ten rodzaj pracy z domu został wprowadzony przez wiele przedsiębiorstw na skutek pandemii koronawirusa. W razie potrzeby pracownicy mogą pracować z domu. Mają jednak stanowisko pracy w firmie, z którego mogą wykonywać swoje zadania. Tutaj można otrzymać informacje o przestrzeganiu ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) oraz o ochronie danych w domowym biurze.

Praca zdalna

Termin „praca zdalna” jest czasami używany jako synonim pracy w domowym biurze. Są to jednak dwa różne pojęcia. Praca zdalna oznacza model pracy, w którym praca wykonywana jest wyłącznie z domu. Pracownik nie ma stałego miejsca pracy w firmie.

Praca mobilna

Ten rodzaj pracy ma wiele zalet, szczególnie w firmach, które często współpracują z partnerami zagranicznymi. Pracę mobilną można wykonywać z dowolnego miejsca, pracownik może dokonać w tym zakresie swobodnego wyboru. Może pracować w biurze, w domu, nawet za granicą. Warunkiem pracy według tego modelu jest udostępnienie przez pracodawcę urządzeń mobilnych takich jak laptopy, tablety i smartfony.

Homeoffice Arbeitsplatz

Wady i zalety pracy mobilnej

Jak już wspomniano, różne modele pracy różnią się od siebie. Zarówno praca w domowym biurze, jak i praca mobilna mogą być wykonywane z domu. Jednak domowego biura nie można skonfigurować tak swobodnie jak pracy mobilnej. Domowe biuro, jak wskazuje nazwa, znajduje się w domu. W pracy mobilnej pracownik jest bardziej niezależny. Może pracować za granicą, podczas podróży krajowych, z domu i – klasycznie – w biurze. Dzięki temu modelowi pracownik jest więc bardzo elastyczny.

Zalety dla pracodawcy i pracownika

Praca mobilna jest nie tylko praktyczna dla pracowników, którzy muszą podróżować służbowo. Wszyscy pracownicy, a także pracownik, korzystają ze swobody pracy mobilnej. 

Oto najważniejsze zalety:

  • oszczędność na dojazdach do biura i związane z tym ograniczenie stresu,
  • większa motywacja i produktywność pracowników ze względu na większą swobodę, np. możliwość pracy podczas podróży,
  • lepsza praca zespołowa dzięki częstszej komunikacji i zrelaksowanej atmosferze,
  • lepsza równowaga między życiem zawodowym a prywatnym dzięki skróceniu czasu dojazdu i możliwości pracy z dowolnego miejsca.

Wyzwania i wady

Zachowanie bezpieczeństwa danych w domowym biurze może okazać się dość trudne. W przypadku pracy mobilnej istnieje jeszcze większe ryzyko w zakresie ochrony danych. Dla tego modelu pracy nie utworzono jeszcze podstaw prawnych ani jasnych wytycznych i regulacji.

O ile praca zdalna lub praca w domowym biurze stwarza ryzyko uzyskania dostępu do danych przez nieupoważnione osoby z gospodarstwa domowego pracownika, o tyle ryzyko to wzrasta w przypadku pracy mobilnej. W pociągu, na lotnisku czy w kawiarni niemal nie da się kontrolować osób, które mogą przypadkowo zyskać wgląd we wrażliwe dane lub podsłuchać poufne rozmowy.

Przy podejmowaniu decyzji dotyczącej zadań, które można wykonywać w pracy mobilnej, pracodawca musi zatem dokładnie rozważyć wszystkie aspekty. A to dlatego, że w przypadku utraty danych lub nieuprawnionego wykorzystania danych pracodawca ponosi ogólną odpowiedzialność. 

Mobiles Arbeiten

Niezbędny element: ochrona danych w domowym biurze, w firmie i w podróży

Ochrona danych to skomplikowane zadanie dla każdej firmy. Nieustanne zmiany i aktualizacje mogą szybko wprowadzić zamieszanie. Przejrzyste podsumowanie obowiązujących wytycznych zawiera RODO (ogólne rozporządzenie o ochronie danych). Ale przed czym właściwie należy chronić dane?

  • Podczas przetwarzania danych osobowych nie może wystąpić ryzyko naruszenia praw osobistych osoby, której dane są przetwarzane.
  • Należy zminimalizować ryzyko niewłaściwego wykorzystania danych lub nieuprawnionego wpływu osób trzecich.
  • Poza tym obowiązują specjalne przepisy w zakresie danych podlegających szczególnej ochronie. Należą do nich dane pracowników i dane społeczne, na przykład dotyczące pochodzenia etnicznego i wyznania, ale także dane dotyczące zdrowia itp.

Bezpieczne zarządzanie danymi w pracy mobilnej

Aby uniknąć utraty danych, można skorzystać z kilku możliwości. Po pierwsze pracownicy powinni mieć dostęp wyłącznie do danych, które są im absolutnie niezbędne do pracy. Ponadto należy ich informować o ryzyku utraty danych i niezbędnych środkach ostrożności w ramach regularnych szkoleń na temat ochrony danych.

Nawet jeśli podczas pracy z domu lub w podróży nie obowiązują żadne konkretne przepisy prawne, istnieją pewne wytyczne dotyczące postępowania z danymi biznesowymi, w zależności od tego, czy przechowywane są one w formie elektronicznej na serwerach lub nośnikach danych, czy też w formie papierowej.

Zasady postępowania z danymi elektronicznymi

Podczas pracy z danymi, które występują wyłącznie w formie elektronicznej, poza biurem należy przestrzegać następujących zasad:

  • Transmisja danych musi odbywać się za pośrednictwem urządzeń informatycznych oraz szyfrowanych kanałów komunikacji elektronicznej.
  • W przypadku korzystania z publicznego dostępu do Internetu (zwłaszcza WLAN) należy stosować sieć VPN (Virtual Private Network).
  • Nie należy pracować z urządzeń prywatnych.
  • Laptopy i telefony komórkowe muszą być wyposażone w filtry prywatyzujące. Rozmowy telefoniczne muszą być wykonywane tak bezpiecznie, jak to możliwe i najlepiej prowadzone przy użyciu słuchawek.

Praca w domowym biurze lub praca mobilna: przechowywanie i utylizacja nośników danych i dokumentów

Jeśli podczas pracy mobilnej pracodawca wymaga postępowania z danymi w formie papierowej lub na nośnikach danych, należy również zachować specjalne środki ostrożności.

  • Ogólnie należy unikać transportowania dokumentów.
  • Jeśli jest to niemożliwe, nośniki danych i dokumenty należy przewozić w zamkniętych teczkach i pojemnikach.
  • Nie można pozostawiać niezabezpieczonych dokumentów i nośników danych.
  • W przypadku utylizacji należy koniecznie zniszczyć te media. W tym zadaniu pomogą niszczarki dokumentów i nośników danych marki HSM.

Ochrona danych z produktami HSM

Pracodawcy mają obowiązek zapewnić odpowiednie środki organizacyjne i techniczne do przetwarzania danych. Nośniki danych i dokumenty, które stosowane są w przedsiębiorstwie, nigdy nie mogą wylądować w zbiornikach na odpady domowe lub w pojemnikach na makulaturę. Należy je starannie zniszczyć, a następnie zutylizować w celu ochrony zawartych na nich danych.

Wysokiej jakości niszczarki nośników danych HSM zostały wyprodukowane w Niemczech i zapobiegają dostaniu się wyrzuconych dysków twardych, cyfrowych nośników danych i innych nośników danych w nieodpowiednie ręce.

Nasze niszczarki dokładnie niszczą nawet teczki papierowe, które można następnie odpowiednio zutylizować. Tylko w ten sposób można zapobiec kradzieży danych i nieautoryzowanemu dostępowi osób trzecich do tajemnic handlowych.