Daten schützen – Datenschutz im Homeoffice

Dass das Arbeiten im Homeoffice nicht nur in der aktuellen Situation mehr und mehr an Bedeutung gewinnt, sondern bereits Teil einer neuen Arbeitskultur ist, belegen Statistiken schon länger. Laut Statista arbeiteten bereits 2019 knapp 40 Prozent der Mitarbeiter ganz oder teilweise von Zuhause aus. Wie die Statistik in diesen besonderen Tagen aussieht können wir uns wahrscheinlich alle vorstellen und viele Mitarbeiter und die Unternehmen selbst sind dankbar, für die Möglichkeit in einer geschützten Arbeitsumgebung weiterhin arbeiten zu können. Dennoch gibt es ein paar Regeln zum Datenschutz im Homeoffice, um das Datenschutzrisiko am Heimarbeitsplatz zu minimieren.

Die Vorteile eines Homeoffices/Heimarbeitsplatzes oder dem mobilen Arbeiten sind eindeutig. Für die Arbeitnehmer entfallen der Weg ins Büro und zurück wodurch Zeit und Kosten gespart werden können. Aber auch die Produktivität steigt, da man nicht von Kollegen oder der allgemeinen Unruhe eines Großraumbüros abgelenkt wird. Das konzentrierte und produktive Arbeiten wird im Homeoffice also gefördert.

Allerdings birgt das Arbeiten von zuhause aus auch einige Risiken. Insbesondere im Hinblick auf den Datenschutz und die Datensicherheit. Denn auch im Homeoffice gelten die Vorschriften und Regelungen der DSGVO wenn es um personenbezogene Daten geht. Hier müssen also geeignete Schutzmaßnahmen ergriffen werden.

Beim Thema Datenverarbeitung und Datenschutz im Homeoffice stellt sich immer wieder die Frage nach der Verantwortlichkeit. Wer trägt wann welche Verantwortung und wer haftet im Schadensfall? Die DSGVO regelt die Verantwortlichkeit im Umgang mit personenbezogenen Daten eigentlich ganz klar. Verantwortlich ist derjenige, der über den Zweck und die Mittel der Datenverarbeitung entscheidet. In einem Arbeitsverhältnis stellt dies der Arbeitgeber dar. Der Arbeitgeber trägt also die Verantwortung. Ebenso verhält es sich mit der Haftung. Da der Arbeitgeber, also das Unternehmen für die Einhaltung des Datenschutzes, der Datensicherheit verantwortlich ist, trägt er auch die Haftung. Der Arbeitnehmer haftet nicht nach außen.

Personenbezogene Daten aber auch andere sensible Daten wie bspw. Betriebsgeheimnisse, dürfen zu keinem Zeitpunkt von unbefugten Dritten eingesehen werden können. Dies gilt es vor allem im Homeoffice zu beachten. Denn auch Familienmitglieder und Angehörige zählen zu unbefugten Dritten. Vor allem wenn man kein separates, im besten Fall abschließbares Arbeitszimmer besitzt, ist die Gefahr groß, dass Ausdrucke mit personenbezogenen Daten eingesehen werden und die Schutzpflicht dieser Daten somit nicht eingehalten wurde. Es empfiehlt sich also, Schutzmaßnahmen zu ergreifen.
 

Aber nicht nur das Herumliegen lassen von Dokumenten mit personenbezogenen Daten widerspricht den Regelungen zum Datenschutz, auch die inkorrekte Entsorgung dieser Dokumente im normalen Hausmüll ist eine große Datenschutzlücke. Die Dokumente können nämlich jederzeit von unbefugten Dritten eingesehen und gelesen werden. Auch das Zerreißen dieser Unterlagen ist nicht datenschutzkonform, da sich das zerrissene Papier mühelos wieder zusammensetzen lässt. Um solchen Datenpannen im Homeoffice zu vermeiden, müssen Schutzmaßnahmen ergriffen werden. Denn auch im Homeoffice müssen personenbezogene Daten DSGVO-konform verarbeitet werden.

Um den Schutz von personenbezogenen Daten und Unterlagen zu gewährleisten und der Schutzpflicht nachzukommen, müssen diese DSGVO-konform vernichtet werden. Hierfür sollte jeder Mitarbeiter der auch im Homeoffice oder dem mobilen Arbeitsplatz mit personenbezogenen Daten arbeitet, einen DSGVO-konformen Aktenvernichter erhalten. Dadurch können die personenbezogenen Daten auch dort vernichtet werden wo sie entstehen und vor der Einsicht unbefugter Dritter geschützt werden.

Für Aktenvernichter die im Homeoffice genutzt werden, gelten natürlich andere Anforderungen als für Aktenvernichter, die bspw. in einem Großraumbüro genutzt werden. Vor allem die Größe des Gerätes aber auch die Lautstärke spielen eine wichtige Rolle. Das Gerät sollte kompakt sein und so wenig Platz wie möglich benötigen. Auch darf ein Aktenvernichter im Homeoffice nicht laut sein. Der wichtigste Punkt den ein Aktenvernichter für den Heimarbeitsplatz erfüllen muss, ist die DSGVO-Konformität. Nur so lässt sich der Datenschutz auch im Homeoffice garantieren.

HSM bietet eine Vielzahl an Homeoffice Aktenvernichtern, welche die speziellen Anforderungen optimal erfüllen.