Ochrona danych - ochrona danych w domowym biurze

Praca z domu staje się coraz popularniejsza a jej rola nabiera coraz większego znaczenia. Według statystyk, coraz częściej wpisuje się w nowoczesną kulturę pracy. Dane pokazują, w 2019 r. około 40% pracowników pracowało z domu w niepełnym lub pełnym wymiarze godzin. W obecnej sytuacji można sobie tylko wyobrazić jak te statystyki się zmieniły – dla wielu przedsiębiorstw była to jedyna możliwość kontynuowania pracy w środowisku bezpiecznym dla pracowników.

Zalety pracy zdalnej z domu są oczywiste. Pracownik nie musi już dojeżdżać do biura, oszczędzając w ten sposób czas i koszty. Poziom produktywności wzrasta, ponieważ nie rozpraszają go inni współpracownicy ani ogólny zgiełk w biurze, jeżeli pracuje on w biurze typu open-space. Biuro domowe promuje zatem skoncentrowaną i produktywną pracę.

Jednak praca w domu niesie ze sobą również pewne ryzyko. W szczególności w zakresie ochrony i bezpieczeństwa danych. Zasady i przepisy RODO nadal obowiązują, jeśli chodzi o dane osobowe.

Kiedy pojawia się temat przetwarzania danych i ochrony danych podczas pracy home office, pojawia się pytanie o odpowiedzialność. Kto odpowiada w przypadku roszczenia? RODO jasno określa, kto jest odpowiedzialny za sposób przetwarzania danych osobowych. Odpowiedzialność spoczywa na podmiocie, która określa cel przetwarzania danych oraz sposób ich przetwarzania. W stosunku pracy jest to pracodawca i to on jest zatem odpowiedzialny. To samo dotyczy odpowiedzialności karnej. Ponieważ pracodawca, czyli firma, jest odpowiedzialny za przestrzeganie ochrony i bezpieczeństwa danych, ponosi również odpowiedzialność karną. Pracownik nie ponosi odpowiedzialności zewnętrznej.

Najważniejsze to uniemożliwić osobom nieuprawionym dostępu do danych osobowych. Jest to szczególnie ważne w domowym biurze. Członkowie rodziny i krewni również zaliczają się do osób nieuprawnionych. W szczególności, jeżeli w domu nie ma oddzielnego i najlepiej zamykanego biura, istnieje szczególne niebezpieczeństwo, że wydruki zawierające dane osobowe będą mogły być przeglądane przez inne osoby, a zatem stanowiłoby to naruszenie obowiązku ochrony tych dokumentów.

Nie tylko pozostawianie dokumentów leżących w pobliżu jest sprzeczne z przepisami o ochronie danych – niewłaściwa utylizacja dokumentów poprzez wyrzucanie ich do zwykłych domowych śmieci również otwiera dużą lukę w ochronie danych. Dokumenty mogą być przeglądane i czytane w dowolnym momencie przez kogokolwiek. Ręczne niszczenie poprzez rozdarcie dokumentów na pół również nie jest zgodne z ochroną danych, ponieważ odtworzenie podartego dokumentu jest dziecinnie proste.

Aby zapewnić ochronę danych osobowych i dokumentów oraz dotrzymanie obowiązku ochrony, dane i dokumenty muszą zostać zniszczone zgodnie z RODO. W tym celu każdy pracownik, który pracuje z danymi osobowymi w biurze domowym w trybie pracy zdalnej, powinien otrzymać niszczarkę dokumentów zgodną z RODO.

W przypadku niszczarek dokumentów, które będą używane w domowym biurze, stawiane są nieco inne wymagania niż np. przed urządzeniami typowo biurowymi. Na pierwszy plan stawia się wymóg dotyczący rozmiaru niszczarki dokumentów - natomiast poziom hałasu odgrywa równie ważną rolę! Maszyna powinna być kompaktowa i zajmować jak najmniej miejsca. Niszczarka dokumentów w domowym biurze musi być również jak najcichsza. Jednak najważniejszym kryterium, jakie musi spełnić niszczarka dokumentów w domowym biurze, jest zgodność z RODO. Ma to kluczowe znaczenie dla zagwarantowania ochrony danych w domowym biurze. HSM posiada szeroką gamę niszczarek dokumentów, które doskonale spełniają szczególne wymagania dla domowego biura.