1. HSM
  2. Schreddern
  3. Sonstiges
  4. Informatie over gegevensbescherming
  5. Recht
  6. Databescherming in het thuiskantoor

Data beschermen – databescherming in het thuiskantoor

Dat werken in het thuiskantoor niet alleen door de actuele situatie meer en meer in belangrijkheid toeneemt, maar inmiddels deel van de nieuwe werkcultuur is geworden, tonen statistieken al langer. Volgens Statista werkten in 2019 bijna 40 procent van de medewerkers volledig of gedeeltelijk vanuit huis. Hoe de statistiek er in de huidige tijd uitziet kunnen wij ons waarschijnlijk allen wel voorstellen en veel medewerkers en de ondernemingen zelf zijn dankbaar, voor de mogelijkheid om in een beschermde arbeidsomgeving verder arbeid te kunnen verrichten.

Homeoffice

Regels voor databescherming in het thuiskantoor

Gaat het om de omgang met beschermwaardige data in het thuiskantoor, gelden daarvoor dezelfde regels als bij het werken met dezelfde data op kantoor. Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft de verantwoordelijke persoon geschikte technische en organisatorische maatregelen te treffen en om te zetten, om zeker te stellen, dat de omgang met persoonsgebonden gegevens databeschermingsconform plaatsvindt. Daarbij draagt de werkgever ook voor de medewerkers in het thuiskantoor de verantwoordelijkheid en dient zeker te stellen, dat de geregelde maatregelen voor databescherming ook daar nageleefd worden en de data niet door onbevoegden ingezien kunnen worden.

Dit gaat echter vooral in het thuiskantoor moeilijk, omdat het contact met onbevoegde, externe personen in het dagelijkse leven erbij hoort, waardoor de bescherming van gevoelige data moeilijk is. Speciaal, wanneer de locatie van het thuiskantoor zich niet in een aparte, afsluitbare ruimte bevindt, maar mogelijk in de woonkamer of aan de keukentafel plaatsvindt. Daarom is het juist in het thuiskantoor belangrijk, de gevoelige gegevens met een datavernietiger professioneel en volgens de richtlijnen voor databescherming te vernietigen en af te voeren. Bij de aanschaf van zulk een datavernietiger moet rekening worden gehouden met welke soorten van data, in welke vorm (papiervorm, datadrager, opslagmedia, etc.) en welke hoeveelheden in het thuiskantoor vernietigd moeten worden.

Afhankelijk daarvan zijn er verschillende modellen datavernietigers, om de databescherming in het thuiskantoor te waarborgen.

Ervaar meer over de verschillende modellen datavernietigers voor het thuiskantoor op onze website Shred @Home of vindt op configurator de passende datavernietiger voor uw wensen.

Wat zijn de risico's en voordelen van het Home Office?

De voordelen van een kantoor/werkplek thuis liggen voor de hand. De werknemer hoeft niet meer naar en van kantoor te reizen, waardoor tijd en kosten worden bespaard. De productiviteit neemt toe, omdat er geen afleiding is van andere collega's of van het algemene rumoer in een open kantoor. Het thuiskantoor bevordert dus geconcentreerd en productief werken.

Thuiswerken brengt echter ook een aantal risico's met zich mee. Met name op het gebied van gegevensbescherming en -beveiliging. De regels en voorschriften van de AVG/GDPR zijn ook in het thuiskantoor nog steeds van toepassing als het om persoonsgegevens gaat.

Wie is verantwoordelijk? Wie is aansprakelijk en wanneer?

Wanneer het onderwerp gegevensverwerking en gegevensbescherming in het thuiskantoor aan de orde is, komt steeds weer de vraag over de verantwoordelijkheid naar voren. Wie is verantwoordelijk voor wat en wie is aansprakelijk in geval van een claim? De AVG/GDPR is echt heel duidelijk over wie verantwoordelijk is voor de manier waarop met persoonsgegevens wordt omgegaan. De verantwoordelijkheid ligt bij de persoon die het doel van de gegevensverwerking bepaalt en hoe de gegevens worden verwerkt. In een arbeidsrelatie is dat de werkgever. De werkgever is dus verantwoordelijk. Hetzelfde geldt voor de aansprakelijkheid. Aangezien de werkgever, d.w.z. het bedrijf, verantwoordelijk is voor de handhaving van de gegevensbescherming en de gegevensbeveiliging, is hij/zij ook aansprakelijk. De werknemer heeft geen externe aansprakelijkheid.

Homeoffice Arbeitsplatz

Hoe bereid ik mij als werkgever voor op gegevensbescherming in het kantoor aan huis? Welke maatregelen/voorzorgsmaatregelen moeten worden genomen?

De GDPR bepaalt dat de verantwoordelijke persoon/entiteit passende technische en organisatorische maatregelen moet nemen om te waarborgen dat de gegevens in overeenstemming met de gegevensbeschermingsvoorschriften worden behandeld. Deze bepaling geldt ook wanneer de werknemer zijn functie in het thuiskantoor uitoefent - mobiel werkt. Het is van belang dat de werknemer ook in het thuiskantoor wordt uitgerust met een AVG/GDPR-compliant datavernietiger, zodat de gegevensbescherming is gewaarborgd.

Wat moet er in acht worden genomen bij het vernietigen van documenten/gegevensbescherming in het thuiskantoor?

Het moet te allen tijde onmogelijk zijn dat onbevoegden toegang hebben tot persoonsgegevens. Dit is met name van belang in het thuiskantoor. Ook gezins- en familieleden gelden als onbevoegden. Met name wanneer thuis geen afzonderlijk en bij voorkeur afsluitbaar kantoor beschikbaar is, bestaat het gevaar dat afdrukken met persoonsgegevens door anderen kunnen worden bekeken, hetgeen dus een inbreuk vormt op de beschermingsverplichting voor deze documenten.

Hoe moeten persoonsgegevens in het thuiskantoor worden verwerkt?

Het laten rondslingeren van documenten is niet het enige dat in strijd is met de voorschriften inzake gegevensbescherming - het op onjuiste wijze weggooien van de documenten door ze bij het normale huisvuil te gooien, creëert een groot gat in de gegevensbescherming. De documenten kunnen namelijk te allen tijde door iedereen worden bekeken en gelezen. Het verscheuren van de documenten is evenmin in overeenstemming met de voorschriften inzake gegevensbescherming, aangezien het kinderlijk eenvoudig is om het verscheurde document te reconstrueren.

Zwei Personen am Arbeitsplatz im Homeoffice

Wat verstaat men onder "derde personen"?

Bij het thema databescherming in het thuiskantoor dient absoluut veilig gesteld te worden, dat onbevoegde derde personen nooit toegang tot en inzage in gevoelige data kunnen verkrijgen. Juist in het thuiskantoor neemt het gevaar toe, dat derde personen gegevens in kunnen zien. Hieronder vallen alle personen die niet tot het bedrijf behoren, resp. die geen toegang tot de gevoelige gegevens mogen hebben, dus ook familieleden en aanverwanten.
Door de inzet van een datavernietiger, kan ook in het thuiskantoor verhinderd worden, dat onbevoegde derde personen inzage in de gevoelige data kunnen nemen en de dataveiligheid gewaarborgd kan worden.

Wanneer u meer over databescherming en datavernietiging in het thuiskantoor wilt weten, bezoek dan onze shred @ home website

Informaties met betrekking tot de AVG / DSGVO-conforme datavernietigers ziet u eveneens op onze website AVG-conforme datavernietigers.

Hoe kan ik mijn werknemers beschermen/hoe kunnen zij de gegevens tegen derden beschermen?

Om ervoor te zorgen dat persoonsgegevens en documenten worden beschermd en de beschermingsverplichting wordt nageleefd, moeten de gegevens en de documenten worden vernietigd in overeenstemming met de AVG/GDPR. Daartoe moet elke werknemer die in een thuiskantoor of mobiel met persoonsgegevens werkt, een AVG/GDPR-compliant datavernietiger krijgen.

Welke papiervernietigers zijn geschikt voor het thuiskantoor?

Voor datavernietigers die in een thuiskantoor worden gebruikt, gelden begrijpelijkerwijs andere eisen dan voor datavernietigers die bijvoorbeeld in een groot open kantoor worden gebruikt. Het gaat hier vooral om de vereiste afmetingen van de datavernietiger - maar ook het geluidsniveau speelt in het thuiskantoor een belangrijke rol. De machine moet compact zijn en zo weinig mogelijk plaats innemen. Een datavernietiger moet ook zo stil mogelijk zijn in het thuiskantoor. Het belangrijkste criterium waaraan een datavernietiger in het thuiskantoor moet voldoen, is ACG/GDPR-compliant. Dit is van vitaal belang om de gegevensbescherming in het thuiskantoor te garanderen. HSM heeft een breed assortiment van datavernietigers die perfect voldoen aan de specifieke eisen voor het thuiskantoor.