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Protection des données – Protection des données au home office
Les statistiques montrent depuis longtemps que le travail en home office gagne en importance pas seulement dans la situation actuelle, mais qu’il fait déjà partie intégrante d’une nouvelle culture du travail. D’après les statistiques, près de 40 % des salariés travaillaient déjà pleinement ou partiellement à domicile en 2019. Nous pouvons tous probablement imaginer l’évolution des statistiques en cette période particulière et bon nombre de collaborateurs et d’entreprises sont reconnaissants de pouvoir continuer à travailler dans un environnement de travail protégé.
Règles pour la protection des données au home office
En matière de traitement de données sensibles au home office, les mêmes dispositions que pour le travail avec ces données au bureau s’appliquent. Conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD), le responsable doit prendre et mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de s’assurer que le traitement des données à caractère personnel est conforme à la protection des données. Ainsi, l’employeur assume, également pour les collaborateurs en home office, la responsabilité et doit veiller à ce que les mesures réglementant la protection des données y soient également observées et que les données ne puissent être accessibles à des tiers non autorisés.
Ceci est cependant relativement difficile en home office car le contact avec des personnes étrangères à l’entreprise et non autorisées fait partie du quotidien, d’où la complexité de la protection des données sensibles, en particulier lorsque le poste de travail en home office ne se trouve pas dans une pièce séparée et fermée, mais peut-être dans le séjour ou sur la table de la cuisine. C’est pourquoi il est particulièrement important au home office de détruire et d’éliminer les données sensibles dans les règles de l’art et conformément à la protection des données au moyen d’un destructeur de documents. Lors de l’acquisition d’un tel destructeur de documents, il faut prendre en considération le type de données, la forme (format papier, supports de données, supports de stockage, etc...) et la quantité qui doit être détruite au home office.
En fonction de ces critères, des modèles de destructeurs de documents différents sont appropriés pour respecter la protection des données au home office.
Lisez plus d’informations sur les divers modèles de destructeurs de documents pour le home office sur notre site Internet Shred @Home ou trouvez le destructeur de documents adapté à vos besoins dans notre configurateur.
Quels sont les risques et les avantages du bureau à domicile ?
Les avantages d'un bureau/poste de travail à domicile sont évidents. L'employé n'a plus à se déplacer vers et depuis le bureau, économisant ainsi du temps et des coûts. Le niveau de productivité augmente, car il n'y a aucune distraction des autres collègues ou du brouhaha général dans un bureau à aire ouverte. Le bureau à domicile favorise donc un travail concentré et productif.
Cependant, le travail à domicile comporte également certains risques. Notamment en ce qui concerne la protection et la sécurité des données. Les règles et réglementations du RGPD sont toujours valables au bureau à domicile en ce qui concerne les données personnelles.
Qui est responsable? Qui est responsable et quand ?
Lorsque le sujet du traitement et de la protection des données au bureau à domicile se pose, la question de la responsabilité revient sans cesse. Qui est responsable de quoi et qui est responsable en cas de problème ? Le RGPD est très clair sur qui est responsable de la manière dont les données personnelles sont traitées. La responsabilité incombe à la personne qui détermine la finalité du traitement des données et la manière dont les données sont traitées. Dans une relation de travail, c'est l'employeur. L'employeur est donc responsable. Il en va de même pour la responsabilité. Étant donné que l'employeur, c'est-à-dire l'entreprise, est responsable du maintien de la protection et de la sécurité des données, il est également responsable. L'employé n'a aucune responsabilité externe.
En tant qu'employeur, comment me préparer à la protection des données au bureau à domicile ? Quelles mesures/précautions faut-il prendre ?
Le RGPD stipule que la personne/entité responsable doit prendre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir que les données sont traitées conformément aux exigences de protection des données. Cette stipulation est également valable lorsque le salarié exerce son travail dans le bureau à domicile - travail en déplacement . Il est important que l'employé soit également équipé d'un destructeur conforme au RGPD dans le bureau à domicile afin que la protection des données soit assurée.
Que faut-il observer en ce qui concerne la destruction des documents/la protection des données au bureau à domicile ?
Il ne doit pas être possible, à aucun moment, pour des tiers non autorisés de voir les données personnelles. Ceci est particulièrement important dans le bureau à domicile. Les membres de la famille et les proches sont également considérés comme des personnes non autorisées. En particulier, si aucun bureau séparé et de préférence verrouillable n'est disponible à domicile, il existe un risque particulier que les impressions contenant des données personnelles puissent être consultées par d'autres et cela constituerait donc une violation de l'obligation de protection de ces documents.
Comment les données personnelles doivent-elles être traitées au bureau à domicile ?
Laisser traîner des documents n'est pas la seule chose qui contrevient aux réglementations sur la protection des données - une élimination incorrecte des documents en les mettant dans les ordures ménagères normales ouvre une grande lacune en matière de protection des données. Les documents peuvent notamment être vus et lus à tout moment par tout un chacun. Déchirer des documents n'est pas non plus conforme à la protection des données, car c'est un jeu d'enfant de reconstituer le document déchiré.
Qui sont des « tiers » ?
En matière de protection des données au home office, il est essentiel de veiller à ce que des tiers non autorisés n’aient à aucun moment accès à des données sensibles et ne puissent en prendre connaissance. Le risque que des tiers puissent prendre connaissance de données augmente en particulier au home office. Font partie des tiers toutes les personnes qui n’appartiennent pas à l’entreprise et/ou qui ne doivent pas avoir accès aux données sensibles, à savoir également des membres de la famille et l’entourage proche.
L’utilisation d’un destructeur de documents permet d’éviter, également en home office, que des tiers non autorisés ne puissent prendre connaissance des données sensibles et que la sécurité des données soit respectée.
Si vous souhaitez en savoir davantage sur la protection des données et la destruction de documents au home office, visitez notre page web Shred @Home.
Vous obtiendrez également des informations sur des destructeurs de documents conformes au RGPD sur notre page web Destructeurs de documents conformes au RGPD.
Comment puis-je protéger mes employés / comment peuvent-ils protéger les données des tiers ?
Afin de garantir la protection des données et documents personnels et le respect de l'obligation de protection, les données et documents doivent être détruits conformément au RGPD. À cette fin, chaque employé qui travaille avec des données personnelles dans un bureau à domicile ou à titre mobile devrait recevoir un destructeur de documents conforme au RGPD.
Quels destructeurs de documents sont adaptés au bureau à domicile ?
Pour les destructeurs de documents utilisés dans le bureau à domicile, certaines des exigences sont naturellement différentes de celles des destructeurs utilisés dans un grand bureau à aire ouverte, par exemple. C'est avant tout l'exigence de taille du destructeur de documents - mais le niveau de bruit joue également un rôle important dans le bureau à domicile. La machine doit être compacte et nécessiter le moins d'espace possible. Un destructeur de documents doit également être aussi silencieux que possible au bureau à domicile. Le critère le plus important qu'un destructeur de documents au bureau à domicile doit remplir est la conformité au RGPD. Il est essentiel pour garantir la protection des données dans le bureau à domicile.
HSM propose une large gamme de destructeurs de documents qui répondent parfaitement aux exigences particulières du bureau à domicile.
20 l
160 W
