Kantoororganisatie: tips voor een opgeruimde werkplek

Zoals zo vaak in het leven, is ook op kantoor orde de sleutel tot succes. Het scheppen van orde op de werkplek kan best een grote opgave zijn. U doet er daarom beter aan om überhaupt geen rommel te laten ontstaan. Onze tips en trucs helpen om de dagelijkse kantoorwerkzaamheden vlot te laten verlopen.

Orde op kantoor: deze hindernissen moet u overwinnen

Eén ding is duidelijk en dat geldt zelfs voor op kantoor: orde is een absolute must. Een duidelijke archiveringsstructuur is zelfs uiterst belangrijk, vooral op kantoor. Dit is de enige manier om deadlines te respecteren, belangrijke klantenvergaderingen te organiseren en documenten terug te vinden.

Voor een vlot verloop van de dagelijkse kantoorwerkzaamheden zijn er drie aspecten die bijzondere aandacht verdienen.

Tip #1: orde op kantoor door tijdmanagement

Het gezegde is niet voor niets "tijd is geld"! Voor een soepele gang van zaken in een bedrijf, moeten alle werkprocessen zo effectief en efficiënt mogelijk worden vormgegeven. Dit bespaart tijd én middelen.

Tijdmanagement behoort tot de belangrijkste hulpmiddelen voor orde op kantoor. Veel kantoren beschikken gewoonlijk over een (virtueel) kalendersysteem waarin belangrijke data en deadlines worden opgeslagen. Daarnaast is het belangrijk dat werkgevers hun medewerkers voldoende tijd gunnen om orde op zaken te stellen op kantoor. Dit houdt niet alleen in dat de medewerker het koffiekopje aan het eind van de werkdag in de vaatwasser zet. Ook voor het invoeren van gegevens en het archiveren van documenten moeten de medewerkers voldoende tijd krijgen.

Tip #2: orde op kantoor dankzij doordachte opbergsystemen

Een andere uitdaging voor orde op kantoor: het archiveren van documenten en dossiers. Op dit punt helpt een geschikt opbergsysteem om het overzicht te behouden. Op kantoor zijn er immers niet alleen digitale gegevens, maar ook nog heel wat dossiers in papieren vorm. Voor het sorteren van dossiers en het organiseren van documenten op kantoor zijn de volgende strategieën succesvol gebleken:

mappensystemen met verschillende kleuren mappen en documentenmappen
verschillende archiefbakken of -rekken voor het sorteren van inkomende documenten
zorgvuldige labelling van mappen en archiefbakken en het gebruik van kleurensystemen

Tip #3: het kantoor op orde met behulp van software-oplossingen

Door de voortschrijdende digitalisering zijn veel kantoren steeds minder afhankelijk van analoge bestanden en gegevens. In plaats daarvan loont het om te investeren in intelligente software die de organisatie vergemakkelijkt. Op die manier kunt u het sorteren van dossiers op kantoor grotendeels vermijden en kunt u de werkomgeving zo papierloos mogelijk maken.

Softwareoplossingen zoals Microsoft Outlook, Office 365 of Google Workspace vormen vaak de basis voor orde op de werkplek. Kantoren vertrouwen op deze programma's omdat deze georganiseerd werken mogelijk maken: zowel voor de individuele medewerker als voor teams. Ook vereenvoudigen deze programma's de communicatie met de klanten. Bovendien bestaat er tegenwoordig voor bijna elk bedrijf aanvullende software die de organisatie van werk en kantoor vergemakkelijkt - ongeacht of het gaat om een programma voor het plannen van afspraken in artsenpraktijken of om architectensoftware voor bouwdocumentatie.

Orde op uw thuiskantoor

Ook in het thuiskantoor moet u hoge stapels papier die bij het minste zuchtje wind dreigen in te storten, vermijden. Houd ook uw thuiskantoor netjes. Blijf hiervoor bestaande archiveringssystemen zoveel als mogelijk gebruiken. Bovendien moet u ook absoluut aandacht besteden aan gegevensbescherming wanneer u werkt met gevoelige gegevens, zelfs op uw thuiskantoor! Meer informatie over gegevensbescherming in het thuiskantoor leest u hier.

Kantoororganisatie omvat een correcte verwerkinge en verwijdering van dossiers en gegevensdragers, zowel op kantoor als thuis. Ook hierbij dient u enkele regels in acht te nemen.

Organiseer uw kantoor met de papiervernietigers van HSM

Bij het opruimen van het kantoor mogen afgedankte en gearchiveerde documenten niet zomaar in een opslagruimte worden opgeborgen tot er niet meer voldoende plaats is en er een oplossing moet worden gevonden. Een goed archiveringssysteem maakt onmiddellijk duidelijk welke documenten wanneer vernietigd mogen worden.

Dit is bijzonder belangrijk omdat de Duitse wetgever aan de hand van de algemene verordening gegevensbescherming (EU-AVG) precies voorschrijft hoe lang gegevens bewaard moeten worden. Deze bewaartermijn varieert al naar gelang het soort document. Na het verstrijken van de bewaartermijn dienen de bestanden en gegevensdragers op correcte wijze verwijderd te worden.

Bij papiervernietiging denkt u hoogstwaarschijnlijk onmiddellijk aan papieren documenten die door de shredder gaan. Het vernietigen van gegevens kan tegenwoordig echter een stuk ingewikkelder zijn. Bedrijven vertrouwen al lang niet meer uitsluitend op papieren documenten. Het opruimen van het archief omvat dus ook de professionele verwijdering van optische, magnetische en elektronische gegevensdragers of harde schijven.

Analoge, gearchiveerde documenten vernietigen

Papieren dossiers waarin gegevens zijn opgeslagen, mogen niet zomaar in de prullenmand worden gegooid. In plaats daarvan moeten deze op correcte wijze versnipperd worden. Deze gegevensvernietiging kan intern of extern plaatsvinden. Bij externe gegevensvernietiging worden de te vernietigen bestanden verzameld en overhandigd aan een externe dienstverlener. Het vervoer van de bestanden brengt echter altijd het risico met zich mee dat gegevens in verkeerde handen kunnen vallen. Meer informatie over dit onderwerp vindt u in onze gids over interne en externe gegevensvernietiging.

Daarom raden wij dan ook interne gegevensvernietiging aan. Met een papiervernietiger direct naast uw bureau of in een grote kantoorruimte kunt u papieren dossiers snel en gemakkelijk vernietigen. Op die manier kunt u het allerhoogste niveau van gegevensbescherming bereiken en tegelijkertijd uw archivering op kantoor organiseren.

Afhankelijk van de grootte van het kantoor bieden wij verschillende papiervernietigers aan. Voor een klein kantoor waar één tot drie mensen de papiervernietiger gebruiken, raden wij de energiezuinige HSM SECURIO C16 aan. Ontdek meer slimme papiervernietigers voor kleine en middelgrote kantoren, maar ook voor kantoortuinen en hele afdelingen.

Kantoororganisatie door de verwijdering van digitale gegevensdragers en opslagmedia:

Zelfs afgedankte digitale opslagmedia mogen niet zomaar met het huishoudelijk afval worden gegooid, zeker niet als er gevoelige gegevens op zijn opgeslagen.

De meest gangbare digitale gegevensdragers en opslagmedia zijn onder meer:

• optische gegevensdragers (bijv. cd's)
• magnetische gegevensdragers (bijv. diskettes, magnetische kaarten)
• elektronische gegevensdragers (bijv. USB-sticks, chipkaarten)
• Harde schijven

Zo zorgt u eenvoudig voor een opgeruimd kantoor

De meeste mensen brengen ongeveer veertig uur per week op kantoor of in het thuiskantoor door. Het is daarom des te belangrijker dat er een aangename werksfeer heerst waarin u zich prettig voelt Een georganiseerde en opgeruimde werkplek speelt hierbij een belangrijke rol. Deze orde en netheid maakt het ook mogelijk om efficiënter en economischer te werken.

Aspecten die bijdragen aan een opgeruimd kantoor zijn goed tijdmanagement, een goede archivering van documenten en mappenstructuur en de juiste software. Een andere, uiterst belangrijke factoor van kantoororganisatie is de correcte verwijdering van dossiers en afgedankte gegevensdragers. De kwalitatief hoogwaardige en handige papier- en mediavernietigers van HSM helpen u hierbij een handje.