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Passo dopo Passo verso una Distruzione Sicura dei Documenti per i Consulenti Fiscali
I consulenti fiscali si basano sulla fiducia dei loro clienti. Nell’ambito della loro attività trattano dati che consentono di avere una visione approfondita della situazione economica e personale dei clienti. Quando tali documenti non sono più necessari, devono essere smaltiti in modo che terzi non autorizzati non possano accedervi. Ma come distruggere i documenti in uno studio fiscale in conformità alle norme sulla protezione dei dati?
Ecco come procedere passo dopo passo.
Passo 2: Acquisti distruggidocumenti con il livello di sicurezza corretto per lo studio fiscale!
Passo 3: Distrugga direttamente nello studio fiscale i documenti che non sono più necessari!
Passo 1: Come consulente fiscale, assuma personalmente la responsabilità della distruzione dei documenti!
Alcuni studi fiscali fanno distruggere i propri archivi esternamente. Consegnano quindi i fascicoli sensibili dei clienti, dopo la scadenza dei termini di conservazione previsti dalla legge, a un fornitore di servizi incaricato dello smaltimento. Dal punto di vista del consulente fiscale, questa sembra una soluzione comoda ed economica. Tuttavia, spesso si trascura che, in caso di violazione, lo studio fiscale rimane comunque responsabile ai sensi del GDPR. Ciò vale anche quando la responsabilità è chiaramente del fornitore.
I costi e l’impegno necessari per lo smaltimento esterno sono inoltre spesso sottovalutati rispetto alla realtà. Ad esempio, secondo il GDPR, il fornitore deve essere controllato regolarmente per il rispetto del contratto, e vi sono costi ricorrenti per il noleggio dei contenitori appropriati e per la distruzione stessa dei documenti.
Passo 2: Acquisti distruggidocumenti con il livello di sicurezza corretto per lo studio fiscale!
Per la distruzione della carta esistono, secondo la norma DIN 66399 e ISO/IEC 21964, in totale 7 livelli di sicurezza: da P-1 a P-7. Più alto è il numero, più finemente viene triturata la carta e maggiore sarà lo sforzo necessario per ricostruire tali documenti.
Poiché i dati fiscali hanno un fabbisogno di protezione molto elevato (classe di protezione 3), la loro divulgazione sarebbe una minaccia esistenziale. I distruggidocumenti per i consulenti fiscali devono quindi rispettare almeno il livello di sicurezza P-5. A seconda delle esigenze, può essere utile acquistare un distruggidocumenti che possa distruggere in modo sicuro anche altri supporti, come chiavette USB o CD.
Passo 3: Distrugga direttamente nello studio fiscale i documenti che non sono più necessari!
Dal punto di vista della protezione dei dati, i fascicoli dei clienti che non sono più necessari non dovrebbero rimanere inutilmente nello studio fiscale prima della loro distruzione. Meno persone hanno accesso interno a tali dati, meglio è. Inoltre, esiste il rischio che i fascicoli scartati vengano eliminati in modo errato a causa di malintesi.
Per i consulenti fiscali è quindi consigliabile acquistare almeno un distruggidocumenti per ogni ufficio. In questo modo, i documenti contenenti informazioni sensibili possono essere distrutti immediatamente sul posto in conformità alle norme sulla protezione dei dati. Ciò riduce il lavoro di coordinamento e consente anche di risparmiare spazio nello studio fiscale.
