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Distruzione di documenti per avvocati e notai:]
tre consigli per essere conformi al GDPR
Avvocati e notai lavorano quotidianamente con dati riservati e spesso molto personali dei clienti. Se questi dati cadono nelle mani sbagliate, le conseguenze possono essere devastanti. I dati sensibili devono quindi essere protetti dall'accesso non autorizzato da parte di terzi. Ciò include anche lo smaltimento sicuro e conforme alla legge non appena non è più necessaria la conservazione.
In questo articolo troverai tre consigli sulla distruzione dei documenti in conformità con il GDPR per avvocati e notai.
1. Assumiti tu stesso la responsabilità: distruzione di documenti in loco negli studi legali e notarili
Che si tratti di fascicoli, documenti contrattuali o perizie, appunti di riunioni o stati provvisori per documenti semilavorati, molti documenti sensibili sono conservati in forma cartacea negli studi legali e negli studi notarili. Se questi non sono più necessari, ad esempio, perché sono stati raggiunti i periodi di conservazione previsti dalla legge o esiste una versione corretta del documento, alcuni studi legali e notarili li fanno distruggere da un fornitore die servizi esterno.
Tuttavia, la responsabilità dei file riservati dei clienti non può essere semplicemente trasferita: secondo il GDPR, tale fornitore di servizi deve essere regolarmente controllato per verificarne la conformità contrattuale. In caso di violazioni, lo studio legale o lo studio notarile rimangono responsabili senza eccezioni. E i notai e gli avvocati non possono semplicemente trasferire il danno alla loro reputazione e la perdita di fiducia dei clienti in caso di fuga di dati. È quindi più sicuro non consegnare i file dei clienti che non sono più necessari ad un operatore esterno ma distruggerli internamente.
2. Distruzione di documenti secondo GDPR: prestare attenzione al livello di sicurezza e alle prestazioni quando si acquistano distruggidocumenti per avvocati e notai
Per poter effettuare internamente la distruzione dei fascicoli cartacei, gli studi legali o notarili devono essere dotati di distruggidocumenti idonei con un livello di sicurezza adeguato secondo la norma DIN 66399 e la norma ISO/IEC 21964. I distruggidocumenti per avvocati o notai devono essere conformi almeno al livello di sicurezza P-5. Tali dispositivi sono adatti anche per la distruzione conforme al GDPR di documenti particolarmente riservati e segreti, in quanto distruggono la carta in particelle di dimensioni non superiori a 30 mm², rendendone praticamente impossibile il recupero.
Nella scelta del modello adatto, anche le caratteristiche aggiuntive del dispositivo dovrebbero essere considerate, ad esempio: se i CD e le chiavette USB possono essere distrutti in modo conforme alla legge.
3. Smaltire immediatamente i file che non sono più necessari: dotare lo studio notarile o lo studio legale di un numero sufficiente di distruggidocumenti
Il numero di distruggidocumenti da acquistare per gli studi notarili o gli studi legali dipende dalle loro dimensioni. Va tenuto presente che il tempo è spesso poco nella frenetica vita lavorativa di tutti i giorni, ma i documenti scartati non dovrebbero essere lasciati in giro troppo a lungo. Questo perché più a lungo tali dati sensibili vengono conservati in uno studio legale o notarile e più persone vi hanno accesso, quindi maggiore è il rischio che vengano visualizzati da persone non autorizzate o smaltiti in modo improprio nel cestino della carta per disguidi o disattenzioni.
I notai e gli avvocati dovrebbero quindi dotare ogni ufficio di almeno un distruggidocumenti. In questo modo, i documenti non più necessari possono essere smaltiti in modo conforme alla protezione dei dati.Così si risparmia lo sforzo di coordinamento e si garantisce che lo studio legale o notarile non diventi un magazzino.
