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Destruction de documents pour les avocats et les notaires :
trois conseils pour se conformer au GDPR
Les avocats et les notaires travaillent quotidiennement avec des données confidentielles et souvent très personnelles concernant leurs clients. Si ces données tombent entre de mauvaises mains, les conséquences peuvent être désastreuses. Les données sensibles doivent donc être protégées contre tout accès non autorisé par des tiers. Cela implique également de les éliminer en toute sécurité et conformément à la loi dès qu'elles ne sont plus nécessaires.
Dans cet article, vous trouverez trois conseils sur la destruction de documents conformément au GDPR pour les avocats et les notaires.
1. Prendre ses responsabilités : destruction de documents sur place dans les cabinets d'avocats et de notaires
Qu'il s'agisse de dossiers, de documents contractuels ou d'avis d'experts, de notes de réunion ou d'états intermédiaires de documents semi-finis, de nombreux documents sensibles sont conservés sur papier dans les cabinets d'avocats ou les études notariales. Lorsqu'ils ne sont plus nécessaires, par exemple parce que les délais légaux de conservation nt été atteints ou qu'il existe une version corrigée du document, certains cabinets d'avocats et de notaires les font détruire par un prestataire de services externe.
Toutefois, la responsabilité des dossiers confidentiels des clients ne peut pas être simplement transférée : conformément au GDPR, la conformité contractuelle d'un tel prestataire de services doit être régulièrement vérifiée. En cas de violation, le cabinet d'avocats ou l'étude notariale reste responsable, sans exception. Les notaires et les avocats ne peuvent pas se contenter de répercuter les dommages causés à leur réputation et la perte de confiance de leurs clients en cas de fuite de données. Il est donc plus prudent de ne pas remettre les dossiers des clients dont on n'a plus besoin, mais de les détruire en interne.
2. Destruction de documents conformément au GDPR : attention au niveau de sécurité et à l'équipement lors de l'achat de destructeurs pour avocats et notaires
Pour procéder à la destruction des dossiers papier en interne, les cabinets d'avocats ou de notaires doivent être équipés de déchiqueteuses adéquates présentant le niveau de sécurité approprié, conformément aux normes DIN 66399 et ISO/IEC 21964. Les destructeurs de documents destinés aux avocats ou aux notaires doivent au moins être conformes au niveau de sécurité P-5. Ces appareils conviennent également à la destruction conforme au GDPR de documents particulièrement confidentiels et secrets, car ils déchiquettent le papier en morceaux ne dépassant pas 30 mm², ce qui les rend pratiquement irrécupérables.
Lors du choix d'un modèle approprié, les caractéristiques supplémentaires de l'appareil doivent également jouer un rôle, par exemple si les CDS ou les clés USB peuvent également être détruits d'une manière conforme à la loi.
3. Éliminer immédiatement les dossiers dont on n'a plus besoin : équiper le bureau du notaire ou l'étude d'avocats d'un nombre suffisant de déchiqueteuses.
Le nombre de destructeurs de documents à acheter pour les études de notaires ou les cabinets d'avocats dépend de leur taille. Il faut tenir compte du fait que le temps est souvent compté dans la vie professionnelle trépidante, mais les documents jetés ne doivent pas rester trop longtemps sur le carreau. En effet, plus ces données sensibles sont conservées longtemps dans un cabinet d'avocats ou de notaires et plus de personnes y ont accès, plus le risque est grand qu'elles soient consultées par des personnes non autorisées ou jetées dans la corbeille à papier à la suite d'un malentendu ou d'un manque d'attention.
Les notaires et les avocats devraient donc équiper chaque bureau d'au moins un destructeur de documents. De cette manière, les documents dont ils n'ont plus besoin peuvent être éliminés dans le respect de la protection des données. Cela permet d'économiser des efforts de coordination et d'éviter que le cabinet d'avocats ou de notaires ne devienne un entrepôt.
