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Destrucción de documentos para abogados y notarios:
tres consejos para cumplir con el RGPD
Abogados y notarios trabajan a diario con datos confidenciales y a menudo muy personales de sus clientes. Si estos datos caen en manos equivocadas, las consecuencias pueden ser devastadoras. Por ello, los datos confidenciales deben protegerse del acceso no autorizado por parte de terceros. Esto también incluye eliminarlos de forma segura y conforme a la ley tan pronto como ya no se necesiten.
En este artículo, encontrará tres consejos sobre la destrucción de documentos de conformidad con el RGPD para abogados y notarios.
1. Asuma su propia responsabilidad: destrucción de documentos in situ en despachos de abogados y notarías
Ya se trate de expedientes de casos, documentos contractuales o dictámenes periciales, notas de reuniones o estados provisionales de documentos semiacabados, muchos documentos sensibles se almacenan en papel en bufetes de abogados o notarías. Cuando ya no se necesitan, por ejemplo porque se han cumplido los plazos legales de conservación o porque existe una versión corregida del documento, algunos bufetes de abogados y notarías los hacen destruir por un proveedor de servicios externo.
Sin embargo, la responsabilidad de los archivos confidenciales de los clientes no puede traspasarse sin más: según el RGPD, debe comprobarse periódicamente el cumplimiento contractual con dicho proveedor de servicios. En caso de infracción, el bufete de abogados o la notaría siguen siendo responsables sin excepción. Y los notarios y abogados no pueden simplemente repercutir el daño a su reputación y la pérdida de confianza de los clientes en caso de filtración de datos. Por ello, es más seguro no entregar los expedientes de clientes que ya no se necesiten, sino la mejor solución es destruirlos internamente.
2. Destrucción de documentos según el RGPD: preste atención al nivel de seguridad y al equipamiento a la hora de comprar destructoras para abogados y notarios
Para llevar a cabo la destrucción interna de archivos en papel, los bufetes de abogados o notarías deben estar equipados con destructoras adecuadas que cumplan con el nivel de seguridad correspondiente según la norma DIN 66399 y la ISO/IEC 21964. Las destructoras de documentos para abogados o notarios deben cumplir con el nivel de seguridad P-5 como mínimo. Estos dispositivos también son adecuados para la destrucción conforme el RGPD de documentos particularmente confidenciales y secretos, ya que trituran el papel en piezas no mayores de 30 mm², lo que hace prácticamente imposible su recuperación.
A la hora de decidirse por un modelo adecuado, también deben tenerse en cuenta las características adicionales de la maquina, por ejemplo, si los CDS o las memorias USB también pueden destruirse de conformidad con la ley.
3. Eliminar inmediatamente los expedientes que ya no se necesiten: equipar la notaría o el bufete de abogados con suficientes destructoras.
El número de destructoras de documentos que deben adquirir las notarías o bufetes de abogados depende de su tamaño. Hay que tener en cuenta que el tiempo suele escasear en la ajetreada vida laboral diaria, pero los documentos desechados no deben dejarse tirados durante demasiado tiempo. En efecto, cuanto más tiempo permanezcan almacenados estos datos sensibles en un bufete o una notaría y cuantas más personas tengan acceso a ellos, mayor será el riesgo de que sean consultados por personas no autorizadas o tirados indebidamente a la papelera por malentendidos o descuidos.
Por ello, los notarios y abogados deberían equipar cada despacho con al menos una destructora de documentos. De este modo, los papeles que ya no se necesiten podrán eliminarse de acuerdo con las normas de protección de datos. Esto ahorra esfuerzos de coordinación y también garantiza que el bufete de abogados o la notaría no se conviertan en un almacén.
