- HSM
- Niszenie
- Inne
- Informacje dotyczące ochrony danych osobowych
- Grupy Zawodowe
- Niszczenie dokumentów dla prawników
Niszczenie dokumentów dla prawników i notariuszy:
trzy porady zgodne z RODO
Prawnicy i notariusze na co dzień pracują z poufnymi i często bardzo osobistymi danymi klientów. Jeśli dane te dostaną się w niepowołane ręce, konsekwencje mogą być katastrofalne. Dane wrażliwe należy zatem chronić przed nieuprawnionym dostępem osób trzecich. Obejmuje to także ich bezpieczne i zgodne z prawem pozbycie się, gdy tylko nie będą już potrzebne.
W tym artykule znajdziesz trzy porady dotyczące niszczenia dokumentów zgodnie z RODO dla prawników i notariuszy.
1. Weź na siebie odpowiedzialność: niszcz dokumenty na miejscu w kancelariach prawnych i notarialnych
Niezależnie od tego, czy chodzi o akta sprawy, dokumenty kontraktowe czy opinie biegłych, notatki ze spotkań czy tymczasowe statusy dokumentów w połowie gotowych – wiele wrażliwych dokumentów przechowywanych jest w formie papierowej w kancelariach prawnych lub notarialnych. Jeżeli nie są już potrzebne, na przykład ze względu na upłynął ustawowy okres przechowywania ub istnieje poprawiona wersja dokumentu, niektóre kancelarie prawne i kancelarie notarialne zlecają ich zniszczenie przez zewnętrznego usługodawcę.
Nie można jednak po prostu przekazać odpowiedzialności za poufne pliki klientów: zgodnie z RODO taki usługodawca musi być regularnie sprawdzany pod kątem zgodności z umową. W przypadku naruszeń odpowiedzialność bez wyjątku ponosi kancelaria prawna lub kancelaria notarialna. Notariusze i prawnicy nie mogą po prostu przerzucić na klientów szkód wyrządzonych ich reputacji i utraty zaufania w przypadku wycieku danych. Dlatego bezpieczniej jest nie przekazywać plików klienta, które nie są już potrzebne, ale zniszczyć je wewnętrznie.
2. Niszcz dokumenty zgodnie z RODO: przy zakupie niszczarki dla prawnika czy notariusza zwróć uwagę na poziom bezpieczeństwa
Aby móc niszczyć wewnętrznie dokumenty papierowe, kancelarie prawne lub notarialne muszą być wyposażone w odpowiednie niszczarki o odpowiednim poziomie bezpieczeństwa, zgodnym z normą DIN 66399 oraz ISO/IEC 21964. Niszczarki dokumentów dla prawników lub notariuszy powinny spełniać wymogi bezpieczeństwa poziom minimum P-5. Urządzenia tego typu nadają się również do zgodnego z RODO niszczenia szczególnie poufnych i tajnych dokumentów, gdyż niszczą papier na kawałki o wielkości nie większej niż 30 mm², przez co jego odzyskanie jest praktycznie niemożliwe.
Przy wyborze odpowiedniego modelu znaczenie powinny mieć także dodatkowe cechy urządzenia, np. to, czy w sposób zgodny z prawem można również zniszczyć płyty CD lub pendrive’y.
3. Pozbądź się natychmiast niepotrzebnych dokumentów: wyposaż kancelarię notarialną lub kancelarię prawną w odpowiednią niszczarkę
Liczba potrzebnych niszczarek dokumentów do kancelarii notarialnych lub kancelarii prawnych zależy od ich wielkości. Pomimo tego, że w życiu codziennym często brakuje czasu, dokumentów przeznaczonych do utylizacji nie należy pozostawiać zbyt długo. Im dłużej wrażliwe dane są przechowywane w kancelarii prawnej lub notarialnej i im więcej osób ma do nich dostęp, tym większe ryzyko, że zostaną one przejrzane przez osoby nieuprawnione lub niewłaściwie wyrzucone do kosza na skutek nieporozumień lub nieostrożności.
Notariusze i prawnicy powinni zatem wyposażyć każde biuro w przynajmniej jedną niszczarkę dokumentów. W ten sposób wszelkie dokumenty, które nie są już potrzebne, można zutylizować w sposób zgodny z ochroną danych. Oszczędza to wysiłek koordynacyjny, a także gwarantuje, że kancelaria prawna lub kancelaria notarialna nie zamieni się w magazyn.
