- HSM
- Schreddern
- Sonstiges
- Wissen rund um Datenvernichtung
- Berufsgruppen
- Aktenvernichtung für Anwälte
Aktenvernichtung für Anwälte und Notare:
drei DSGVO-konforme Ratschläge
Anwälte und Notare arbeiten täglich mit vertraulichen und oft auch sehr persönlichen Mandantendaten. Gelangen diese in die falschen Hände kann das verheerende Folgen haben. Sensible Daten müssen deshalb vor dem unbefugten Zugriff Dritter geschützt werden. Dazu gehört auch, sie sicher und gesetzeskonform zu entsorgen, sobald sie nicht mehr benötigt werden.
In diesem Artikel finden Sie drei Ratschläge zur Aktenvernichtung nach DSGVO für Anwälte und Notare.
1. Selbst die Verantwortung übernehmen: Aktenvernichtung vor Ort in Kanzlei und Notariat
1. Selbst die Verantwortung übernehmen: Aktenvernichtung vor Ort in Kanzlei und Notariat
Egal ob Prozessakten, Vertragsdokumente oder Gutachten, Gesprächsnotizen oder Zwischenstände zu halbfertigen Dokumenten – in Anwaltskanzleien oder Notariaten lagern viele sensible Unterlagen in Papierform. Werden diese nicht mehr benötigt, weil beispielsweise die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen erreicht sind oder es eine korrigierte Version des Dokuments gibt, lassen einige Kanzleien und Notariate sie durch einen externen Dienstleister vernichten.
Die Verantwortung für die vertraulichen Mandantenakten lässt sich jedoch nicht einfach abgeben: Ein solcher Dienstleister muss nämlich laut DSGVO regelmäßig auf Vertragseinhaltung geprüft werden. Bei Verstößen haftet zudem ohne Ausnahme weiterhin die Kanzlei oder das Notariat. Und auch die Rufschädigung und den Vertrauensverlust der Mandanten können Notare und Anwälte im Falle eines Datenlecks nicht einfach weiterreichen. Sicherer ist es deshalb, die nicht mehr benötigten Mandantenakten nicht erst aus der Hand zu geben, sondern intern zu vernichten.
2. Aktenvernichtung nach DSGVO: Beim Kauf von Schreddern für Anwälte und Notare auf Sicherheitsstufe und Ausstattung achten
Um die Vernichtung der Papierakten intern durchzuführen, müssen Anwaltskanzlei oder Notariat mit passenden Schreddern in entsprechender Sicherheitsstufe nach DIN-Norm 66399 und ISO/IEC 21964 ausgestattet werden. Aktenvernichter für Anwälte oder Notare sollten dabei mindestens der Sicherheitsstufe P-5 entsprechen. Solche Geräte eignen sich auch für die DSGVO-konforme Vernichtung von besonders vertraulichen und geheimen Dokumenten, da sie Papier in maximal 30 mm² kleine Stücke zerkleinern und eine Wiederherstellung damit quasi unmöglich machen.
Bei der Entscheidung für ein passendes Modell sollte zudem je nach Bedarf auch die zusätzliche Ausstattung des Geräts eine Rolle spielen, also beispielsweise, ob damit auch CDSs oder USB-Sticks rechtskonform vernichtet werden können.
3. Nicht mehr benötigte Akten sofort entsorgen: Notariat oder Kanzlei mit genügend Schreddern ausstatten
Wie viele Aktenvernichter für Notariate oder Anwaltskanzleien angeschafft werden sollten, hängt von ihrer jeweiligen Größe ab. Dabei sollte berücksichtigt werden, dass im hektischen Berufsalltag die Zeit oft knapp ist, aussortierte Unterlagen aber nicht zu lange herumliegen sollten. Denn: Je länger solche sensiblen Daten in Kanzlei oder Notariat lagern und je mehr Personen Zugriff darauf haben, desto größer ist das Risiko, dass sie auch von Unbefugten eingesehen oder durch Missverständnisse oder Unüberlegtheit unsachgemäß im Papierkorb entsorgt werden.
Notare und Anwälte sollten deshalb jedes Büro mit mindestens einem Aktenvernichter ausstatten. So können nicht mehr benötigte Papiere ohne Umwege datenschutzgerecht entsorgt werden. Das spart Abstimmungsaufwand und sorgt zudem dafür, dass Kanzlei oder Notariat nicht zum Lagerhaus werden.
