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Digitalizzazione degli Archivi – Come Garantire la Distruzione Sicura dei Documenti Successivamente
Ricevute, fascicoli del personale, contratti, certificati – negli archivi di aziende, case editrici o enti pubblici si trovano spesso ancora grandi quantità di carta. E queste quantità continuano a crescere ogni giorno. Sempre più spesso si decide di non conservare più tali documenti nei locali, ma di digitalizzarli in modo moderno. Attenzione: i documenti originali che non sono più necessari non devono finire semplicemente nel cestino!
Ecco come smaltire il materiale d’archivio in conformità alle norme sulla protezione dei dati.
1. Digitalizzazione interna del materiale d’archivio – distruzione interna degli originali
2. Dopo la digitalizzazione degli archivi: il distruggidocumenti adatto per grandi volumi
3. Chiavette USB, CD, microfilm: smaltimento conforme alla protezione dei dati di altri supporti
1. Digitalizzazione interna del materiale d’archivio – distruzione interna degli originali
Che si tratti di rispettare i termini di conservazione previsti dalla legge o di esigenze di documentazione interna, gli archivi e la carta in essi contenuta possono occupare molto spazio in azienda. Digitalizzare tali documenti non solo libera spazio, ma rende anche le informazioni più facili e veloci da consultare. Chi non desidera occuparsi personalmente della digitalizzazione del materiale d’archivio può affidarla a fornitori specializzati che spesso offrono pacchetti completi.
Chi digitalizza internamente deve comunque pensare alla successiva distruzione sicura delle grandi quantità di carta – a condizione che tali documenti non debbano più essere conservati. In linea di principio, lo smaltimento interno dei documenti è la soluzione più sicura. Se regolarmente si accumulano grandi volumi da distruggere, vale la pena investire in un distruggidocumenti con capacità adeguata.
2. Dopo la digitalizzazione degli archivi: il distruggidocumenti adatto per grandi volumi
Quando si acquista un distruggidocumenti, occorre sempre prestare attenzione al livello di sicurezza. La norma ISO/IEC 21964 (DIN 66399) definisce sette livelli di sicurezza per la distruzione della carta: da P-1 a P-7. La regola è: più alto è il numero, più finemente il distruggidocumenti taglia la carta – e più sicura è la distruzione.
Per la distruzione conforme al GDPR di dati riservati, particolarmente sensibili e personali, come contratti di lavoro e bilanci, il distruggidocumenti deve rispettare almeno il livello di sicurezza P-4. Per documenti di progettazione e brevetti sono adatti solo dispositivi con livello di sicurezza P-5.
Esistono distruggidocumenti con il livello di sicurezza adeguato anche per grandi volumi. Dopo la digitalizzazione degli archivi, i dispositivi corretti possono distruggere pile di diverse centinaia di fogli, comprese graffette e punti metallici, e persino interi raccoglitori in conformità alle norme sulla protezione dei dati.
3. Chiavette USB, CD, microfilm: smaltimento conforme alla protezione dei dati di altri supporti
In molte aziende o enti pubblici, i dati da digitalizzare nell’archivio non sono conservati solo su carta, ma anche, ad esempio, su chiavette USB, CD, dischetti o microfilm. Anche questi supporti devono essere smaltiti in conformità al GDPR se contengono dati sensibili.
Analogamente ai livelli di sicurezza per la distruzione della carta, la norma ISO/IEC 21964 e la DIN 66399 definiscono livelli di sicurezza specifici per la distruzione di questi materiali. Per i microfilm e supporti simili, ad esempio, si tratta dei livelli da F-1 a F-7. Tuttavia, non è necessariamente obbligatorio acquistare un dispositivo separato per la distruzione di questi supporti nell’ambito della digitalizzazione degli archivi. I distruggidocumenti moderni, a seconda della dotazione, sono in grado di distruggere in modo sicuro diversi materiali, anche in gran numero.
