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Periodi di conservazione dei documenti
Secondo la legge, le aziende hanno l'obbligo di conservare determinati documenti, registrazioni e conti. Questi sono soggetti a periodi di conservazione, ovvero periodi durante i quali questi documenti, registri contabili e dati bancari devono essere archiviati o conservati. A seconda del tipo di documento, è previsto un periodo di conservazione di 6, 8 o 10 anni. Questi periodi di conservazione obbligatoria devono essere rispettati, altrimenti c'è il rischio di incorrere in sanzioni pecuniarie o addirittura nella reclusione.
Un obiettivo importante di questi requisiti è quello di poter presentare questi documenti alle autorità competenti, soprattutto in caso di verifica fiscale.
1. Perché ci sono dei periodi di conservazione per i documenti aziendali?
L'obbligo di conservare dati, conti, documenti e registrazioni ha lo scopo di garantire che le transazioni commerciali possano essere verificate durante il periodo di conservazione. Il periodo di conservazione definisce il periodo di tempo in cui devono essere archiviati i documenti, i record, ecc. Che sono soggetti a conservazione.
Soprattutto, le autorità fiscali devono poter accedere ai documenti durante una verifica fiscale.
Se questi documenti non vengono correttamente archiviati o conservati per il periodo di conservazione prescritto, le autorità fiscali possono mettere in discussione l'intera contabilità della società, poiché la base imponibile non può essere determinata a causa della documentazione incompleta. Ciò significa che il fatturato della società è stimato dalle autorità fiscali. Questo metodo di stima porta spesso a un maggiore fatturato e quindi a una maggiore responsabilità fiscale per le aziende.
Base giuridica dell'obbligo di conservazione
Sia il diritto commerciale che il diritto tributario determinano l'obbligo di tenere registri, documenti e contabilità. Inoltre, il Ministero federale delle finanze ha emesso degli addenda supplementari per i documenti in formato elettronico, i cosiddetti principi per la corretta tenuta e conservazione di contabilità, registri e documenti in formato elettronico e per l'accesso ai dati (acronimo tedesco GoBD).
- Obbligo di conservare i registri ai sensi del diritto commerciale (HGB): §257 del Codice commerciale tedesco (HGB) regola l'obbligo di conservare i registri ai sensi del diritto commerciale, nonché i periodi di conservazione della documentazione per gli uomini d'affari.
- Obbligo di conservazione fiscale (AO): il codice fiscale tedesco (AO), in particolare §147 AO, regola le norme fiscali per la conservazione della documentazione
- GoBD: poiché l'obbligo di conservare i dati si applica sia ai dati fisici che elettronici e i dati devono essere conservati nella forma in cui sono stati ricevuti, il GoBD regola la conservazione di dati e documenti elettronici. In questo caso, è necessario prestare particolare attenzione all'archiviazione dei dati in formato elettronico conforme alle norme di verifica. Ciò significa che durante il periodo di conservazione deve essere garantita l'immutabilità e la tracciabilità delle modifiche. Questo serve per proteggere dalla falsificazione dei documenti. Inoltre, i dati devono essere disponibili in una forma leggibile per le autorità fiscali.
2. Chi è obbligato a conservare i dati?
In linea di principio, tutte le persone che sono tenute anche a tenere la contabilità o preparare i bilanci del fatturato e dei profitti sono obbligate a conservare i registri. Ciò significa tutti gli uomini d'affari e le società (ad esempio società di capitali e società di persone, società in nome collettivo ecc.) Nonché liberi professionisti e commercianti , agricoltori e silvicoltori che superano un certo limite di fatturato e profitto. Ciò significa:
- Uomini d'affari con un fatturato annuo superiore a € 600.000 o un utile annuo di € 60.000 e
- Gli agricoltori e i silvicoltori con un fatturato annuo superiore a € 600.000 o un profitto annuo superiore a € 60.000 o che possiedono terreni agricoli con un valore economico superiore a € 25.000 sono inoltre tenuti a conservare alcuni documenti, poiché la contabilità è obbligatoria da questi soglia in su (§141 (1) AO).
3. Periodi di conservazione dei documenti aziendali Cosa conservare e per quanto tempo?
Per quanto riguarda il periodo di conservazione, la legge distingue tra 6 anni, 8 anni e 10 anni per documenti, registrazioni e contabilità.
Ai seguenti documenti si applica un periodo di conservazione di 8 anni:
- Documenti bancari
- Buoni contabili e documenti contabili
- Documenti di bilancio
- Documenti di prestito
- Documenti di finanziamento
- Buoni di consegna
- Buoni paga
- Ricevute
- Fatture
- Dichiarazioni e documenti fiscali
- Dichiarazioni IVA
Un periodo di conservazione di 6 anni si applica ai seguenti documenti:
- Lettere commerciali ricevute
- Copie delle lettere commerciali inviate
- Altri documenti rilevanti ai fini fiscali
Ai seguenti documenti si applica un periodo di conservazione di 10 anni:
- Registri e libri
- Inventari
- Bilanci
- Rapporti sulla situazione
- Documenti doganali
Si prega di notare che i periodi di conservazione indicati si applicano in Germania. A seconda del paese, le normative legali possono variare.
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Come devono essere conservati i documenti (cartacei o elettronici)?
In linea di principio, i dati devono essere conservati nella forma in cui sono stati ricevuti. Questo significa che una fattura cartacea ricevuta, per esempio, deve essere conservata in forma cartacea. Se si riceve una fattura elettronica, per esempio in formato EDIFACT, deve anche essere salvata in questo formato.
Archiviazione corretta dei documenti digitali
L'obbligo di conservarzione dei documenti aziendali si applica anche ai documenti che sono in forma digitale, non cartacea.
La legge stabilisce che i documenti devono essere sempre conservati nella forma in cui sono stati ricevuti. Se i documenti come le fatture sono ricevuti in forma digitale o elettronica, devono anche essere conservati in questo formato. Per esempio, se si riceve una fattura in formato EDIFACT (EDI), la fattura deve essere conservata in questo formato.
Quando si archiviano i documenti aziendali, bisogna anche assicurarsi che possano essere recuperati in qualsiasi momento durante il periodo di conservazione, e che siano completi, correttamente leggibili, inalterati, tracciabili e leggibili a macchina. Questo dovrebbe permettere un audit completo e tracciabile. Qui si applicano i principi per la corretta archiviazione e conservazione di libri, registri e documenti in forma elettronica e per l'accesso ai dati (GoBD).
4. Quando inizia l'obbligo di conservazione?
Secondo §257 HGB, il periodo di conservazione "... inizia alla fine dell'anno solare in cui è stata effettuata l'ultima registrazione nei registri contabili, è stato redatto l'inventario, è stato ratificato il bilancio di apertura o il rendiconto finanziario annuale, il bilancio individuale secondo §325 comma 2a o il bilancio consolidato redatto, è stata ricevuta o inviata una lettera commerciale o è stato creato un documento contabile."
5. Come distruggere i documenti aziendali dopo?
Una volta che il periodo di conservazione dei documenti aziendali è finito, i documenti aziendali possono essere distrutti. Naturalmente, solo se poi non sono più necessari. Se questi documenti contengono dati sensibili come informazioni aziendali interne o dati personali, i documenti aziendali devono essere distrutti in conformità con il GDPR.
Quando si tratta della distruzione di documenti aziendali in conformità con le norme sulla protezione dei dati, non importa in quale forma i documenti sono disponibili (ad esempio in formato elettronico o cartaceo). I dati devono essere distrutti in qualsiasi forma in un modo che rispetti la protezione dei dati. Per i dati in forma cartacea, si raccomanda un tritadocumenti con un livello di sicurezza P-4 o superiore. Per i dati elettronici contenuti in supporti dati come i dischi rigidi o le chiavette USB, ci sono anche dispositivi per la distruzione dei dati conformi al GDPR.
6. Sanzioni per violazioni dell'obbligo di conservazione
Se l'obbligo di conservazione delle registrazioni è stato violato, ovvero i documenti e le registrazioni pertinenti non sono stati archiviati correttamente durante il periodo di conservazione, ciò può in determinate circostanze essere interpretato come un rischio fiscale o addirittura un'evasione fiscale. In questo caso, potrebbero essere inflitte ammende considerevoli. In alcuni casi gravi, può persino essere inflitta una pena detentiva.
Nota: Questo è un testo editoriale della redazione. Non viene dato alcun consiglio sui temi degli obblighi di conservazione e dei periodi di conservazione. Tutte le informazioni non sono vincolanti.
