Datos en papel

Destrucción segura de datos - Soporte de datos Papel

A pesar de la creciente digitalización de las empresas, a menudo los datos personales siguen recogiéndose en papel, a través de formularios cumplimentados, contratos o correos electrónicos impresos. También las tarjetas de visita representan datos personales en papel.

Con la entrada en vigor del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en 2018, la eliminación y destrucción de estos datos personales está claramente regulada. El reglamento se aplica para la eliminación de antiguas actas una vez transcurridos los plazos de conservación (conservación de datos) o para la reivindicación del derecho de eliminación de los datos.

Destrucción de datos en papel - procedimiento

El RGPD prescribe la destrucción de datos en papel de un modo que no permita reconstruir su contenido.

Esto significa que no basta con tirar los papeles a la papelera o romperlos en pedazos. De este modo, los datos continúan siendo accesibles para personas no autorizadas. Sobre todo, si acaban en la papelera en pedazos grandes o siquiera enteros. Por ello, esta forma de eliminación no es conforme con la protección de datos, ya que estos pueden ser restaurados.

Para eliminar datos en papel de conformidad con el RGPD, éstos deben destruirse de un modo que haga imposible su reconstrucción. Aquí son importantes las categorías de protección y los niveles de seguridad de los datos, es decir, hay que determinar el grado de protección de los datos, para destruirlos con el nivel de seguridad adecuado. Cuanto mayor es la necesidad de protección, mayor es la categoría de protección que debe elegirse. Encontrará una descripción detallada de las categorías de protección y niveles de seguridad en nuestra página Clases de protección y niveles de seguridad.

¿Qué datos se destruyen en papel?

Si los documentos y registros en papel contienen datos confidenciales o personales, deben destruirse. Así lo impone el RGPD. Los hogares también deben destruir los documentos con datos personales confidenciales, porque el uso indebido de datos también se produce a nivel privado. Los documentos o datos en papel con el siguiente contenido deben destruirse:

Documentos con nombres o direcciones
Extractos bancarios
Datos bancarios en general
Contraseñas
Facturas
Direcciones de correo electrónico
Datos médicos
Etc.

Puede encontrar una descripción general de los plazos de conservación de documentos privados y comerciales en nuestro sitio web.

Destrucción de datos en papel - ¿Qué debo tener en cuenta?

A la hora de destruir datos en papel deben tenerse en cuenta algunos aspectos. Éstos todavía pueden resultar accesibles por parte de terceros no autorizados tras la destrucción. El riesgo radica aquí sobre todo en la destrucción no profesional de los datos en papel, por ejemplo, al arrojarlos a una papelera. Otro riesgo radica también en la destrucción externa de datos, es decir, cuando se encarga a una empresa externa la destrucción de datos personales en papel. Ya que la empresa sigue siendo responsable de los datos hasta su destrucción real. Puede consultar una comparación detallada de la destrucción interna/externa en la página Destrucción interna/externa de datos.

Por ello se recomienda destruir los datos en papel directamente en el lugar donde se crean/utilizan los datos, es decir, la trituración del papel (p. ej. en la oficina, en el puesto de trabajo). Solamente de este modo es posible garantizar que los datos no acceden a terceros no autorizados. Para destruir el papel se recomienda adquirir una destructora de documentos conforme con el RGPD para la oficina.

Precisamente durante el teletrabajo, el riesgo de acceso a la información por parte de terceros no autorizados resulta muy elevado. Por ello debería equiparse también la oficina en casa con una destructora de documentos conforme con el RGPD, en cuanto se trabaje con datos personales impresos.

Puede consultar más información sobre la protección de datos en el teletrabajo en la página Protección de datos en el teletrabajo.

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¿Qué trituradora de papel es la más adecuada?

Para destruir documentos y registros con datos personales confidenciales conforme al RGPD, es necesario utilizar una trituradora de papel adecuada. Hay trituradoras de papel con corte en partículas (corte transversal) y trituradoras de papel con corte en tiras. Para una destrucción de datos en papel conforme al RGPD, los expertos de HSM recomiendan una trituradora de papel con corte en partículas (corte transversal). Puede encontrar una descripción detallada de estas dos opciones de corte y qué más debe tener en cuenta al elegir una trituradora de papel adecuada en nuestro asesor de productos para trituradoras.